Project Manager là gì? Project Manager làm gì? 5 Chứng chỉ phù hợp với Project Manager
Project Manager (PM) là gì?
PM là viết tắt của Project Manager, tức là người chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi và triển khai dự án từ giai đoạn ý tưởng đến khi hoàn thành. PM không chỉ quản lý dự án mà còn cả đội ngũ thực hiện, đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch.
Vậy, quản lý dự án là gì? Đây là quá trình áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật để tạo ra sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả theo yêu cầu ban đầu. PM đóng vai trò trung gian, kết nối giữa các nhóm trong công ty và lãnh đạo để giải quyết các vấn đề khi phát sinh và báo cáo tiến độ dự án. Dù có phần mềm quản lý dự án, sự hiện diện của một PM chuyên trách vẫn giúp tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ.
Công việc của Project Manager trong một dự án
PM là vị trí quan trọng trong hầu hết các lĩnh vực, từ xây dựng đến phát triển phần mềm. Dù vai trò có thể thay đổi tùy thuộc vào ngành nghề, nhưng trách nhiệm chung vẫn xoay quanh lập kế hoạch, giám sát, phân công công việc, đánh giá và đo lường kết quả. Mục tiêu cuối cùng của PM là đảm bảo dự án hoàn thành hiệu quả, từ đầu đến cuối.
Một số nhiệm vụ chính của PM:
- Lập kế hoạch dự án: PM phải xác định phạm vi, mục tiêu, và kỳ vọng của dự án, liên kết chặt chẽ với mục tiêu của doanh nghiệp. Kế hoạch này bao gồm việc quản lý 3 yếu tố quan trọng: chi phí, phạm vi và thời gian. PM cần lập ra bản kế hoạch chi tiết với các câu hỏi về phạm vi, tiến độ, giải pháp, phân bổ nguồn lực, rủi ro để đảm bảo dự án diễn ra thuận lợi.
- Quản lý và phân bổ tài nguyên: Sau khi có kế hoạch, PM phải tìm và quản lý các nguồn lực cần thiết như nhân sự, ngân sách, công nghệ, thiết bị và thông tin. Đây là bước then chốt, vì nguồn lực thường bị giới hạn, đòi hỏi PM phải khéo léo phân bổ và sử dụng hiệu quả.
- Quản lý rủi ro: Dù lập kế hoạch kỹ lưỡng, dự án vẫn có thể gặp rủi ro. PM cần liệt kê các rủi ro, đánh giá mức độ ảnh hưởng và đưa ra phương án đối phó. Các rủi ro có thể bao gồm việc nhân sự nghỉ việc, thay đổi phạm vi dự án, hoặc thiếu hụt ngân sách.
- Quản lý nhân sự: PM cần đảm bảo đội ngũ thực hiện dự án luôn làm tốt công việc của họ. Trí tuệ cảm xúc (EQ) giúp PM hiểu động lực của từng thành viên, giải quyết xung đột và tạo ra môi trường làm việc tích cực.
- Giao dự án đúng thời hạn và ngân sách: PM chịu trách nhiệm đảm bảo tất cả các yếu tố trong dự án đều dẫn đến kết quả cuối cùng theo kế hoạch và trong giới hạn ngân sách.
- Báo cáo và phân tích sau dự án: Sau khi dự án hoàn thành, PM cần tổ chức buổi tổng kết để rút ra bài học, tối ưu quy trình cho các dự án sau. Đồng thời, họ cũng cần theo dõi hiệu quả dự án, phản hồi từ khách hàng và khả năng phát triển trong tương lai.
Những kỹ năng cần thiết để trở thành PM là gì?
Để trở thành một Project Manager (PM) xuất sắc, bạn cần phát triển một loạt các kỹ năng cần thiết. Những kỹ năng này không chỉ giúp bạn quản lý dự án hiệu quả mà còn đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng. Dưới đây là những kỹ năng quan trọng mà mỗi PM cần có:
1. Kỹ năng lãnh đạo
PM là người dẫn dắt dự án, đồng thời là người chịu trách nhiệm cuối cùng về sự thành công hay thất bại của dự án. Kỹ năng lãnh đạo bao gồm việc hướng dẫn, động viên và phân công công việc cho các thành viên trong nhóm một cách hiệu quả. Một PM giỏi cần biết cách tạo ra môi trường làm việc tích cực, khơi dậy động lực và giúp các thành viên trong nhóm phát huy hết khả năng của mình. PM không chỉ là người chỉ đạo mà còn là người truyền cảm hứng, dẫn dắt nhóm vượt qua khó khăn để đạt được mục tiêu chung.
2. Kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp là chìa khóa trong bất kỳ dự án nào. PM cần đảm bảo rằng thông tin luôn được truyền tải rõ ràng và chính xác giữa các thành viên trong nhóm và các bên liên quan. Kỹ năng giao tiếp tốt không chỉ giúp tránh hiểu lầm, mà còn giúp các bên liên quan nắm bắt được tiến độ dự án và giải quyết vấn đề nhanh chóng. PM cần biết lắng nghe, phản hồi kịp thời và xử lý thông tin một cách tinh tế để đảm bảo sự hài lòng của tất cả các bên liên quan.
3. Quản trị rủi ro
Dự án nào cũng tiềm ẩn rủi ro, từ việc thay đổi yêu cầu đến các vấn đề kỹ thuật. PM phải có khả năng dự đoán các rủi ro tiềm ẩn và lập kế hoạch ứng phó trước khi chúng trở thành vấn đề lớn. Kỹ năng quản trị rủi ro giúp PM nhận diện, đánh giá và tìm cách giảm thiểu tác động của các rủi ro đối với dự án. Điều này yêu cầu sự nhạy bén và khả năng lập kế hoạch tốt để dự án có thể tiếp tục diễn ra mà không gặp trở ngại lớn.
4. Kỹ năng tổ chức
Một PM có kỹ năng tổ chức tốt sẽ biết cách sắp xếp các nhiệm vụ và nguồn lực sao cho hợp lý, đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra theo kế hoạch và không lãng phí thời gian, công sức. Tổ chức công việc một cách khoa học giúp PM dễ dàng theo dõi tiến độ, phân công công việc hợp lý và xử lý các tình huống phát sinh một cách nhanh chóng và hiệu quả.
5. Kỹ năng sử dụng công cụ quản lý dự án
Trong thời đại công nghệ, việc thành thạo các công cụ quản lý dự án là yếu tố bắt buộc đối với PM. Các công cụ như Asana, Jira, Monday.com giúp PM theo dõi tiến độ công việc, phân chia nhiệm vụ và quản lý thời gian một cách hiệu quả. Việc sử dụng thành thạo các công cụ này không chỉ giúp công việc dễ dàng hơn mà còn nâng cao năng suất làm việc của cả nhóm.
6. Kỹ năng lập ngân sách
Ngân sách dự án là một yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của dự án. PM cần có khả năng lập kế hoạch ngân sách chi tiết và theo dõi chi phí phát sinh trong suốt quá trình thực hiện dự án. Kỹ năng quản lý tài chính giúp PM tránh vượt quá ngân sách và đảm bảo rằng dự án vẫn tiếp tục hoạt động mà không gặp trở ngại về tài chính.
7. Kỹ năng quản lý thời gian
Thời gian là một yếu tố quan trọng trong quản lý dự án. PM phải biết cách phân bổ thời gian hợp lý cho từng công việc và đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ đều được hoàn thành đúng hạn. Kỹ năng quản lý thời gian tốt giúp dự án tránh bị trì hoãn và tăng hiệu quả làm việc của cả nhóm.
8. Kỹ năng lập lịch trình dự án
PM cần phải biết cách lập lịch trình cụ thể cho dự án, từ việc xác định thời gian bắt đầu, kết thúc cho từng nhiệm vụ đến việc điều chỉnh lại lịch trình nếu có thay đổi. Lịch trình rõ ràng giúp nhóm hiểu rõ nhiệm vụ của mình và biết khi nào cần hoàn thành, từ đó giảm thiểu sự chậm trễ và đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ.
9. Kỹ năng theo dõi tiến độ
PM cần liên tục giám sát tiến độ của dự án để đảm bảo rằng mọi thứ đang diễn ra đúng kế hoạch. Kỹ năng theo dõi tiến độ giúp PM nhận ra các vấn đề kịp thời và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết. Nếu có bất kỳ sự chậm trễ nào, PM phải biết cách giải quyết ngay để tránh ảnh hưởng đến toàn bộ dự án.
10. Kỹ năng báo cáo
Báo cáo là một phần quan trọng trong quản lý dự án, giúp các bên liên quan nắm bắt được tình hình dự án. PM cần biết cách tổng hợp thông tin, trình bày tiến độ và đề xuất các giải pháp nếu cần thiết. Báo cáo thường xuyên và chính xác giúp đảm bảo tính minh bạch và tạo niềm tin với các bên liên quan.
Công việc của PM là gì trong một dự án?
Hầu như trong mọi lĩnh vực, vị trí quản lý dự án luôn là một vị trí quan trọng. Tùy vào đặc điểm của từng nhóm ngành, sẽ có những điểm khác biệt trong vai trò của các Project Manager, nhưng nhìn chung, trách nhiệm và công việc của họ vẫn khá nhất quán.
Ví dụ, cho dù bạn là một Project Manager mảng xây dựng hoặc là một Project Manager trong phát triển phần mềm, bạn vẫn có những trách nhiệm tương tự nhau: lập kế hoạch, giám sát, giao công việc cho các thành viên, đánh giá mức độ thành công và đo lường kết quả của dự án. Bất kể sản phẩm cuối cùng của dự án là gì – cho dù đó là một tòa nhà mới hay một tính năng mới được phát hành – bạn vẫn muốn dự án đó được hoàn thành thành công và hiệu quả, từ đầu đến cuối.
Sau đây là một số công việc của PM trong một dự án:
Lập kế hoạch dự án (phù hợp với mục tiêu của công ty)
Project Manager sẽ chịu trách nhiệm định rõ phạm vi của dự án và điều chỉnh với các bên liên quan để thiết lập kỳ vọng. Khi lập kế hoạch dự án, Project Manager cần xác định rõ mục tiêu dự án, được gắn với mục tiêu của công ty/doanh nghiệp, những vấn đề mà dự án sẽ giải quyết và bối cảnh thực hiện dự án.
Sau khi đã xây dựng được mục tiêu của dự án, các PM cũng cần lập kế hoạch dự án chi tiết nhất có thể. Trong lập kế hoạch dự án, có 3 ràng buộc cực kỳ quan trọng cần phải được lưu tâm hàng đầu:
- Chi phí: Những ràng buộc về tài chính cho dự án, còn được gọi là ngân sách dự án
- Phạm vi: Các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành mục tiêu của dự án
- Thời gian: Tiến độ hoàn thành dự án
Dựa trên 3 ràng buộc kể trên, Project Manager sẽ phác thảo bản kế hoạch cho dự án để trả lời các câu hỏi về xác định phạm vi (scope), thời gian (timeline), giải pháp, phân bổ nguồn lực (nhân lực, ngân sách, công nghệ…), rủi ro của dự án,… Tất cả những kế hoạch này sẽ rất quan trọng để đảm bảo dự án diễn ra một cách trơn tru và đạt được mục tiêu đề ra.
Xác định, phân phối và quản lý tài nguyên dự án
Khi Project Manager đã có kế hoạch, họ cần phải tìm các nguồn lực để thực hiện dự án đó. Đây là bước quyết định thành công của dự án, liên quan đến phân phối và quản lý nguồn lực.
Nguồn lực ở đây có thể bao gồm:
- Human Resources – Nhân lực, bao gồm các thành viên của nhóm dự án như Project Manager, và bất kỳ chuyên gia nào có liên quan trong quá trình vận hành dự án.
- Financial Resources – Nguồn lực tài chính/ ngân sách, bao gồm tiền và/ hoặc các nguồn lực tài chính cần thiết khác để mua các nguồn lực khác và thực hiện dự án.
- Material Resources – Nguồn lực vật chất, bao gồm tất cả các vật chất cần thiết cho quá trình diễn ra dự án như máy móc, thiết bị, văn phòng,…
- Information – Thông tin, bao gồm mọi dữ liệu, thông tin và kiến thức cần thiết để vận hành dự án.
- Technology – Công nghệ, và Tool – Công cụ, thể hiện các công nghệ và công cụ đóng vai trò quan trọng trong quá trình diễn ra dự án. Nguồn lực này có thể bao gồm phần mềm, phần cứng, và các công nghệ khác.
Bước này sẽ thường đặc biệt khó khăn vì nguồn lực luôn luôn sẽ bị hạn chế – ở cương vị là một PM, bạn sẽ không bao giờ có đủ nhiều tài nguyên như bạn muốn.
Quản lý rủi ro dự án
Dù dự án của bạn được lập kế hoạch một cách tài tình và quản lý đẹp đẽ như thế nào đi chăng nữa, rủi ro vẫn luôn tồn tại và sự cố vẫn luôn xảy ra. Những Project Manager giỏi cần biết cách đối mặt với những điều không ngờ đến qua việc đánh giá các rủi ro.
Project Manager cần lập kế hoạch về những rủi ro có thể xảy ra theo gợi ý như sau:
- Liệt kê các rủi ro có thể ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu dự án như đã đề ra;
- Mô tả cụ thể ảnh hưởng của rủi ro đó đối với mục tiêu dự án;
- Phân loại mức độ nghiêm trọng từ thấp đến cao;
- Vạch ra những phương án đối phó với rủi ro để hạn chế thiệt hại có thể gây ra.
Một số rủi ro có thể xảy ra khi thực hiện dự án có thể kể đến như: nhân sự nghỉ và không có người thay thế, phạm vi dự án thay đổi, ngân sách bị giảm bớt hoặc hết ngân sách giữa dự án, giải pháp sai…
Quản trị nhân sự
Trách nhiệm của một Project Manager không chỉ xoay quanh tiến độ, ngân sách và tài nguyên. Họ còn cần phải đảm bảo những người đồng hành – những người trực tiếp thực hiện hoặc có ảnh hưởng với dự án luôn làm tốt công việc của họ.
Vì vậy, trí tuệ cảm xúc (EQ – Emotional intelligence) vô cùng quan trọng với PM. Trí tuệ cảm xúc giúp PM hiểu được điều gì là động lực của từng thành viên trong nhóm, giúp họ điều hướng xung đột, và giúp họ giữ cho mọi người trong nhóm dự án cảm thấy hạnh phúc
Giao dự án đúng thời hạn và đúng ngân sách
Tất nhiên đây là một trong những trách nhiệm tối quan trọng: bàn giao dự án. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng như chúng ta đã thấy ở trên, việc giao một dự án thành công phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau.
Vì vậy, trách nhiệm của Project Manager là đảm bảo rằng tất cả những điều trên – kế hoạch, tài nguyên, quản lý, động viên 0 đều dẫn đến kết quả mong đợi vào thời gian và ngân sách phù hợp.
Báo cáo và phân tích sau dự án
Các Project Manager giỏi biết rằng dự án không kết thúc khi nó hoàn thành. Để tối đa cơ hội thành công của bạn, bạn cần tính đến thời gian cho một cuộc họp tổng kết dự án, nhằm tổng kết những kinh nghiệm, rút ra những bài học và giúp tối ưu hóa quy trình làm việc trong những dự án tiếp theo, đồng thời cũng là cơ hội để bạn nhìn lại và xem xét các phương pháp quản lý dự án của mình.
Ngoài ra, sau dự án, các Project Manager cũng cần theo dõi các thông tin liên quan đến hiệu quả của dự án, feedback của khách hàng, khả năng mở rộng và phát triển của dự án đó trong tương lai…
Project Manager thì nên học chứng chỉ gì?
1. PMP (Project Management Professional)
- Điều kiện thi:
- Để có đủ điều kiện dự thi PMP, bạn cần có(1 trong 2 dưới đây):
- hoặc –
- Chi phí:
- Thành viên PMI: $284 USD.
- Không là thành viên PMI: $575 USD.
- Độ khó:
- Khó, yêu cầu bạn có kiến thức sâu về 5 quy trình chính của quản lý dự án (Initiation, Planning, Executing, Monitoring & Controlling, Closing) và 10 lĩnh vực kiến thức quản lý dự án. Đề thi kéo dài 4 tiếng với 180 câu hỏi trắc nghiệm.
- Lợi ích: PMP được công nhận trên toàn cầu, giúp bạn tăng lương và mở rộng cơ hội nghề nghiệp.
2. CAPM (Certified Associate in Project Management)
- Điều kiện thi:
- Tốt nghiệp trung học hoặc có chứng chỉ tương đương (Diploma).
- Hoàn thành ít nhất 23 giờ đào tạo quản lý dự án.
- Chi phí:
- Thành viên PMI: $158 USD.
- Không là thành viên PMI: Khoảng $210 USD.
- Độ khó:
- Trung bình, phù hợp cho người mới bắt đầu sự nghiệp quản lý dự án. Đề thi kéo dài 3 giờ với 150 câu hỏi trắc nghiệm, nội dung xoay quanh PMBOK (Project Management Body of Knowledge) của PMI.
- Lợi ích: CAPM giúp bạn nắm vững các kiến thức cơ bản về quản lý dự án và mở đường cho các chứng chỉ cao hơn như PMP.
3. PSM (Professional Scrum Master)
- Điều kiện thi:
- Không yêu cầu tham gia khóa học chính thức. Bạn có thể tự học hoặc tham gia các khóa học từ Scrum.org, nhưng không bắt buộc phải tham gia khóa học mới được phép thi.
- Chi phí:
- PSM I: $200 USD.
- PSM II: $250 USD.
- PSM III: $500 USD.
- Cấp độ:
- PSM I: Dành cho người mới, kiểm tra kiến thức cơ bản về Scrum và vai trò của Scrum Master.
- PSM II: Dành cho người đã có kinh nghiệm, kiểm tra kỹ năng và kiến thức nâng cao về Scrum, cách xử lý các tình huống phức tạp.
- PSM III: Cấp độ cao nhất, đòi hỏi hiểu biết sâu sắc và khả năng áp dụng Scrum trong những tình huống khó khăn.
- Độ khó:
- PSM I: Trung bình. Đề thi gồm 80 câu hỏi trắc nghiệm, kéo dài 60 phút. Để đậu, bạn cần đạt ít nhất 85%.
- PSM II: Khá khó. Đề thi gồm 30 câu hỏi kết hợp giữa trắc nghiệm và tự luận, kéo dài 90 phút, yêu cầu phân tích và xử lý tình huống.
- PSM III: Rất khó. Đề thi kéo dài 120 phút với nhiều câu hỏi tự luận, đòi hỏi kỹ năng giải quyết vấn đề sâu rộng và hiểu biết toàn diện về Scrum.
- Lợi ích:
- PSM được chứng nhận bởi Scrum.org, một trong những tổ chức uy tín hàng đầu về Scrum. Chứng chỉ này không yêu cầu tham gia khóa học chính thức và có tính toàn cầu, được các nhà tuyển dụng trong lĩnh vực phần mềm, công nghệ và các ngành yêu cầu phương pháp Agile đánh giá cao.
4. PMI-ACP (Agile Certified Practitioner)
Xem thêm: https://scrumpass.com/kinh-nghiem-thi-chung-chi-pmi-acp-online
- Điều kiện thi:
- Học vấn: Bằng tốt nghiệp trung học (tương đương 12 năm học) hoặc cao hơn.
- Ít nhất 2,000 giờ kinh nghiệm làm việc trong các nhóm dự án chung (tương đương khoảng 12 tháng), trong vòng 5 năm gần nhất.
- Lưu ý: Nếu ứng viên đã có chứng chỉ PMP® (Project Management Professional) hoặc PgMP® (Program Management Professional), yêu cầu này sẽ tự động được đáp ứng.
- Ít nhất 1,500 giờ kinh nghiệm làm việc trong các nhóm dự án Agile hoặc với các phương pháp Agile (tương đương khoảng 8 tháng), trong vòng 3 năm gần nhất.
- Lưu ý: Kinh nghiệm này phải khác biệt và bổ sung cho 2,000 giờ kinh nghiệm quản lý dự án chung đã nêu ở trên.
- Ít nhất 21 giờ đào tạo chính thức về các thực hành Agile.
- Chi phí:
- Thành viên PMI: $305 USD.
- Không là thành viên PMI: Khoảng $347 USD.
- Độ khó:
- Khó. Đề thi kéo dài 3 giờ với 120 câu hỏi trắc nghiệm, đòi hỏi kiến thức sâu về các phương pháp Agile như Scrum, Kanban, Lean.
- Lợi ích: PMI-ACP được coi là chứng chỉ cao cấp cho những ai muốn chứng tỏ năng lực trong môi trường Agile.
5. Six Sigma (Green Belt và Black Belt)
- Điều kiện thi:
- Green Belt: Không yêu cầu kinh nghiệm trước, nhưng một số tổ chức có thể yêu cầu hoàn thành một dự án cải tiến quy trình.
- Black Belt: Thường yêu cầu có chứng chỉ Green Belt và kinh nghiệm thực hiện dự án Six Sigma.
- Chi phí:
- Green Belt: Khoảng $400 – $600 USD.
- Black Belt: Khoảng $1000 – $1500 USD.
- Độ khó:
- Green Belt: Trung bình, tập trung vào các phương pháp và công cụ cơ bản của Six Sigma.
- Black Belt: Khó, yêu cầu kiến thức sâu hơn về các phương pháp thống kê và kỹ thuật tối ưu hóa quy trình.
- Lợi ích: Six Sigma phù hợp cho những ai muốn tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao chất lượng sản phẩm, đặc biệt trong các ngành sản xuất.
Ôn thi chứng chỉ IIBA tại Scrumpass
Tại Scrumpass, chúng tôi cung cấp nền tảng ôn thi Scrum Master như PSM I, PSM II, PMI-ACP & các chứng chỉ khác (PSPO, PMP, ISTQB) vô cùng đa dạng. Link đăng ký: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSf_jxb2omL6A7ndZtanWg_Yzh697Vsec1F_YEEHRbqYdUjEQw/viewform
Tiện ích:
- Chế độ thi thử như thi thật
- Bài kiểm tra exam trên Scrumpass có độ chính xác và giống thi thật cao, có thể chỉ thay đổi câu chữ
- Có dashboard theo dõi hành trình ôn thi
- Có phân loại biểu đồ kiến thức để nắm bắt kiến thức nào chưa vững
- Hệ thống ôn thi trên cả web & mobile, giúp bạn ôn thi tiện lợi
- Theo dõi ôn thi, đánh dấu câu để dễ dàng tra cứu mỗi khi cần làm lại hoặc tìm hiểu
- Có mentor theo sát, hướng dẫn kĩ càng, giải thích sát sao hỗ trợ kịp thời
ScrumPass là nơi bạn có thể ôn thi các chứng chỉ hiệu quả nhất. ScrumPass Exam Tool là hệ thống luyện thi chứng chỉ quốc tế hàng đầu tại Việt Nam. Nếu quan tâm đến PMP hoặc các chứng chỉ quản lý dự án khác như PSM, PMP, PSPO,… bạn có thể tham khảo tại:
Fanpage: https://www.facebook.com/scrumpassvn
Group cộng đồng học tập: https://www.facebook.com/groups/270691597973187
Trang chủ Scrumpass: https://scrumpass.com/
