Mô hình Plan-Do-Check-Act (PDCA) là một trong những phương pháp cải tiến hiệu quả nhất, được phát triển bởi W. Edwards Deming, giúp các tổ chức và cá nhân nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc. PDCA thường được sử dụng trong quản lý chất lượng, dự án và sản xuất, nhưng tính ứng dụng của nó rất linh hoạt và có thể áp dụng vào nhiều lĩnh vực khác nhau. Bài viết này sẽ giải thích chi tiết về mô hình PDCA, các giai đoạn trong chu trình, lợi ích và cách áp dụng vào thực tế thông qua một ví dụ cụ thể về dự án xây dựng.

1. Plan-Do-Check-Act là gì?

Plan-Do-Check-Act (PDCA) là một chu trình cải tiến liên tục, giúp giải quyết các vấn đề một cách có hệ thống và hiệu quả. Chu trình này bao gồm bốn bước:

• Plan (Lập kế hoạch): Xác định vấn đề, đặt ra mục tiêu cải thiện và lập kế hoạch hành động.
• Do (Thực hiện): Triển khai các hành động theo kế hoạch.
• Check (Kiểm tra): Đánh giá kết quả sau khi thực hiện và so sánh với các mục tiêu đã đề ra.
• Act (Hành động cải tiến): Dựa trên kết quả kiểm tra, thực hiện các biện pháp cải tiến để tối ưu hóa quy trình và lặp lại chu trình PDCA.

PDCA thường được sử dụng như một vòng lặp không ngừng, nghĩa là sau khi hoàn thành một chu trình, quy trình này sẽ được lặp lại với những cải tiến mới, nhằm giúp tổ chức không ngừng phát triển và nâng cao hiệu quả.

2. Plan-Do-Check-Act hoạt động như thế nào?

PDCA hoạt động theo một vòng tròn khép kín, mỗi giai đoạn đều tương tác chặt chẽ với các giai đoạn còn lại. Chu trình bắt đầu bằng việc lập kế hoạch, sau đó thực hiện các hành động, kiểm tra kết quả và cuối cùng là cải tiến. Sau khi hoàn thành một vòng, chu trình lại bắt đầu từ đầu với những thông tin, kinh nghiệm mới từ chu kỳ trước đó. Điều này tạo ra sự cải tiến liên tục và linh hoạt trong quản lý và xử lý công việc.

3. Các giai đoạn của quy trình Plan-Do-Check-Act

3.1 Plan (Lập kế hoạch)

Giai đoạn lập kế hoạch là bước quan trọng nhất trong chu trình PDCA. Ở bước này, cần phải xác định rõ vấn đề cần giải quyết, phân tích nguyên nhân gốc rễ và đề ra mục tiêu cải thiện. Sau khi phân tích xong, cần thiết lập một kế hoạch hành động cụ thể. Kế hoạch này sẽ bao gồm:

• Các bước thực hiện chi tiết.
• Nguồn lực cần thiết (nhân sự, vật liệu, tài chính).
• Thời gian thực hiện.
• Các tiêu chí để đánh giá hiệu quả.

Lập kế hoạch chính xác và cụ thể giúp đảm bảo rằng mọi người trong nhóm đều hiểu rõ những gì cần làm và làm thế nào để đạt được mục tiêu.

3.2 Do (Thực hiện)

Sau khi có kế hoạch, giai đoạn thực hiện sẽ tiến hành triển khai các hoạt động theo kế hoạch đã đề ra. Trong giai đoạn này, cần tuân thủ nghiêm ngặt các chỉ dẫn đã lập để đảm bảo quy trình diễn ra một cách trơn tru. Đồng thời, cần ghi nhận thông tin, dữ liệu từ quá trình thực hiện để sử dụng trong giai đoạn kiểm tra sau này. Điều này bao gồm việc giám sát tiến độ, chất lượng công việc và các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai.

3.3 Check (Kiểm tra)

Giai đoạn kiểm tra là bước để đánh giá hiệu quả của kế hoạch và hành động đã thực hiện. Trong bước này, cần:

• Thu thập và phân tích dữ liệu thu được từ quá trình thực hiện.
• So sánh kết quả thực tế với các mục tiêu đã đề ra trong giai đoạn lập kế hoạch.
• Phát hiện những sai lệch, điểm chưa đạt hoặc các vấn đề bất ngờ phát sinh.

Kiểm tra kỹ lưỡng giúp xác định nguyên nhân của các sai lệch, từ đó có cơ sở để điều chỉnh và cải thiện trong giai đoạn sau.

3.4 Act (Hành động cải tiến)

Dựa trên kết quả của giai đoạn kiểm tra, giai đoạn hành động cải tiến sẽ tập trung vào việc khắc phục các sai sót và tối ưu hóa quy trình. Cần:

• Phân tích nguyên nhân của những vấn đề phát sinh.
• Đề xuất và thực hiện các biện pháp cải thiện.
• Điều chỉnh kế hoạch hoặc quy trình để tránh các lỗi tương tự trong tương lai.

Sau khi hoàn thành bước hành động, chu trình PDCA sẽ được lặp lại từ đầu, sử dụng các kinh nghiệm và dữ liệu mới để cải thiện liên tục.

4. Lợi ích của mô hình PDCA

Mô hình PDCA mang lại nhiều lợi ích trong việc quản lý quy trình và cải tiến công việc:

• Cải tiến liên tục: Chu trình PDCA giúp tổ chức và cá nhân liên tục cải thiện quy trình làm việc, từ đó nâng cao hiệu quả và chất lượng.
• Quản lý chất lượng: PDCA đảm bảo mọi quy trình đều đạt được mục tiêu chất lượng và liên tục được nâng cấp.
• Giảm thiểu rủi ro: Kiểm tra và đánh giá từng giai đoạn giúp giảm thiểu sai sót và rủi ro trong công việc.
• Học hỏi và cải tiến: Mỗi lần lặp lại chu trình PDCA cung cấp kiến thức mới và kinh nghiệm để tiếp tục cải thiện quy trình.

5. Cách áp dụng mô hình PDCA vào thực tế

Mô hình PDCA có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau từ quản lý dự án, sản xuất, giáo dục cho đến quản lý công việc cá nhân. Dưới đây là một ví dụ cụ thể về việc áp dụng PDCA trong một dự án xây dựng.

Ví dụ: Dự án xây dựng tòa nhà văn phòng mới

Lập kế hoạch (Plan):

Trong dự án xây dựng tòa nhà văn phòng mới, bước lập kế hoạch bao gồm các hoạt động sau:

• Mục tiêu: Hoàn thành việc xây dựng tòa nhà văn phòng với chất lượng cao, đảm bảo an toàn và tuân thủ các quy định xây dựng.
• Kế hoạch chi tiết: Xác định các giai đoạn từ thiết kế, mua sắm vật liệu đến xây dựng và hoàn thiện. Phân công nhân sự và nguồn lực cụ thể cho từng công đoạn.
• Tiêu chí đo lường: Đặt ra các tiêu chí để theo dõi và đánh giá tiến độ, chất lượng công trình, ngân sách và tuân thủ các quy định.

Thực hiện (Do):

• Tiến hành các công việc xây dựng theo kế hoạch đã đề ra, bao gồm thuê nhà thầu, quản lý tài chính, và giám sát tiến độ.
• Đảm bảo tuân thủ các quy định về an toàn lao động, bảo vệ môi trường và quy định xây dựng địa phương.
• Ghi nhận các dữ liệu về tiến độ, vấn đề phát sinh và chi phí thực tế.

Kiểm tra (Check):

• Thu thập dữ liệu về tiến độ, chất lượng và chi phí thực tế của dự án.
• So sánh kết quả này với kế hoạch ban đầu để xác định sự khác biệt và các vấn đề.
• Đánh giá nguyên nhân của các sai lệch so với mục tiêu.

Hành động cải tiến (Act):

• Phân tích nguyên nhân của các vấn đề như chậm tiến độ, vượt ngân sách, hoặc sai sót trong xây dựng.
• Đề xuất và thực hiện các biện pháp cải tiến như thay đổi nhà thầu, điều chỉnh kế hoạch, hoặc bổ sung nguồn lực.
• Sau khi thực hiện các biện pháp cải tiến, tiếp tục theo dõi và lặp lại chu trình PDCA để kiểm soát và cải thiện liên tục cho đến khi hoàn thành dự án.

Trong Agile và PMI-ACP, ngoài mô hình Plan-Do-Check-Act (PDCA), còn có nhiều khái niệm và mô hình tương đương hoặc có sự liên quan, giúp thúc đẩy quá trình cải tiến liên tục và phản hồi nhanh chóng. Dưới đây là một số khái niệm tương đương hoặc tương tự với PDCA:

Kaizen

Kaizen là một khái niệm từ Nhật Bản, có nghĩa là “cải tiến liên tục”. Trong Agile, Kaizen được tích hợp vào các quy trình nhằm đảm bảo rằng đội ngũ làm việc luôn tìm kiếm những cách cải tiến nhỏ nhưng liên tục trong quy trình và sản phẩm. Khái niệm này rất tương đồng với PDCA, đặc biệt ở chỗ nó tập trung vào việc tối ưu hóa và cải thiện qua các bước nhỏ.

• Liên hệ với PDCA: Kaizen nhấn mạnh chu kỳ cải tiến liên tục giống với cách mà PDCA lặp lại sau mỗi vòng kiểm tra và hành động.

Build-Measure-Learn (Xây dựng – Đo lường – Học hỏi) trong Lean Startup

Khái niệm Build-Measure-Learn được sử dụng trong Lean Startup để nhanh chóng phát triển và thử nghiệm các sản phẩm hoặc tính năng mới dựa trên phản hồi của khách hàng. Nó bao gồm ba bước:

• Build (Xây dựng): Phát triển sản phẩm hoặc tính năng tối thiểu khả thi (MVP).
• Measure (Đo lường): Thu thập dữ liệu và phản hồi từ người dùng về MVP.
• Learn (Học hỏi): Phân tích kết quả để hiểu điều gì hoạt động và điều gì không, sau đó điều chỉnh sản phẩm hoặc quy trình.
• Liên hệ với PDCA: Cả hai đều có quy trình lặp lại để cải tiến. “Build” giống với “Do” trong PDCA, “Measure” tương ứng với “Check”, và “Learn” liên quan đến “Act”.

Sprint Retrospective trong Scrum

Trong Scrum (một trong những framework phổ biến nhất của Agile), Sprint Retrospective là một buổi họp diễn ra sau mỗi sprint để đánh giá những gì đã diễn ra tốt, những gì cần cải thiện và những thay đổi cần thiết cho sprint tiếp theo. Đây là một công cụ mạnh mẽ để thúc đẩy cải tiến liên tục.

• Liên hệ với PDCA: Retrospective chính là giai đoạn “Check” và “Act” của PDCA, nơi nhóm đánh giá kết quả và điều chỉnh kế hoạch cho các sprint tiếp theo.

Inspect and Adapt trong Agile

Agile luôn nhấn mạnh quy trình Inspect and Adapt (Kiểm tra và Điều chỉnh), đây là một chu kỳ liên tục của việc giám sát, đánh giá và điều chỉnh để cải thiện quy trình và kết quả công việc.

• Inspect: Liên quan đến “Check” trong PDCA, tức là đánh giá những gì đã xảy ra.
• Adapt: Liên quan đến “Act”, là hành động điều chỉnh quy trình hoặc sản phẩm để đạt được kết quả tốt hơn trong tương lai.

Deming Cycle trong Quản lý Chất lượng

Deming Cycle, hay còn gọi là PDCA, là một phần cốt lõi của quản lý chất lượng tổng thể (TQM – Total Quality Management). Trong quản lý Agile, nhiều phương pháp cải tiến liên tục và chất lượng cũng có thể liên quan đến PDCA, nhất là trong bối cảnh phát triển phần mềm liên tục (continuous integration) và phát triển theo dòng chảy nhỏ.

Cumulative Flow Diagram (CFD) trong Kanban

Trong Kanban, Cumulative Flow Diagram (CFD) là một công cụ trực quan hóa tiến trình công việc, giúp đội ngũ dễ dàng theo dõi tiến độ và xác định các tắc nghẽn trong quy trình. Khi đội ngũ phát hiện ra vấn đề, họ sẽ thực hiện các hành động cải tiến liên tục để điều chỉnh quy trình.

• Liên hệ với PDCA: CFD giúp phát hiện các vấn đề trong giai đoạn “Check” và đưa ra các hành động cải tiến trong giai đoạn “Act” của PDCA.

Continuous Integration/Continuous Deployment (CI/CD)

Trong phát triển phần mềm Agile, CI/CD là một chiến lược để cải tiến liên tục việc phát triển và triển khai sản phẩm:

• Continuous Integration (CI): Đảm bảo mã nguồn được tích hợp liên tục, kiểm tra và xử lý các lỗi ngay lập tức.
• Continuous Deployment (CD): Liên tục triển khai sản phẩm mới và nhận phản hồi.
• Liên hệ với PDCA: CI/CD liên quan đến các bước “Do”, “Check” và “Act”, vì nó giúp phát hiện vấn đề sớm và điều chỉnh kịp thời.

Feedback Loops

Agile rất chú trọng đến feedback loops (vòng lặp phản hồi) từ người dùng và khách hàng trong mỗi sprint hoặc iteration. Vòng lặp phản hồi này giúp điều chỉnh nhanh chóng dựa trên thông tin thực tế, tương tự như quá trình “Check” và “Act” của PDCA.

Hypothesis-Driven Development

Trong Hypothesis-Driven Development (Phát triển dựa trên giả thuyết), đội ngũ sẽ đưa ra giả thuyết về một tính năng, phát triển nó, và sau đó thử nghiệm để xem liệu giả thuyết đó có đúng hay không. Quá trình này cũng giống như chu kỳ PDCA trong việc liên tục đo lường và điều chỉnh dựa trên phản hồi thực tế.

• Liên hệ với PDCA: Giả thuyết tương ứng với “Plan”, phát triển và thử nghiệm tương ứng với “Do”, kiểm tra giả thuyết tương ứng với “Check”, và hành động cải thiện dựa trên kết quả tương ứng với “Act”.

Kết luận:

Mô hình Plan-Do-Check-Act (PDCA) là một công cụ quản lý hiệu quả giúp cải tiến quy trình và nâng cao chất lượng công việc. Với khả năng áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, PDCA giúp các tổ chức và cá nhân không chỉ giải quyết vấn đề mà còn tối ưu hóa quy trình và đạt được kết quả tốt hơn. PDCA không ngừng lặp lại và phát triển, mang lại những cải tiến liên tục cho bất kỳ công việc nào, từ những dự án lớn như xây dựng đến quản lý công việc hàng ngày.

Plan Do Act Check được đề cập trong bài thi PMI – ACP. Nếu bạn muốn ôn thi PMI-ACP cũng như học các kiến thức về quản trị dự án, tham khảo ScrumPass. Xem thêm: https://scrumpass.com/kinh-nghiem-thi-chung-chi-pmi-acp-online

ScrumPass là nơi bạn có thể ôn thi các chứng chỉ hiệu quả nhất. ScrumPass Exam Tool là hệ thống luyện thi chứng chỉ quốc tế hàng đầu tại Việt Nam. Nếu quan tâm đến PMP hoặc các chứng chỉ quản lý dự án khác như PSM, PMP, PSPO,… bạn có thể tham khảo tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/scrumpassvn

Group cộng đồng học tập: https://www.facebook.com/groups/270691597973187

Trang chủ Scrumpass: https://scrumpass.com/