Kanban là gì?

Kanban là một phương pháp quản lý trực quan giúp tối ưu hóa luồng công việc, tăng hiệu quả và hạn chế lãng phí. . Bảng này hiển thị các hạng mục công việc trong từng giai đoạn của quá trình sản xuất. Nó được phát triển bởi kỹ sư người Nhật Taiichi Ohno tại Toyota vào những năm 1940 để cải thiện quy trình sản xuất.

Kanban lấy tên từ tiếng Nhật, nghĩa là “bảng hiệu”. Hệ thống này sử dụng các thẻ Kanban để thể hiện trạng thái của công việc, giúp mọi người dễ dàng nắm bắt tiến độ và xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn.

Kanban bao gồm 3 nguyên tắc cốt lõi:

1. Làm rõ quy trình công việc: Phân chia quy trình thành các bước cụ thể, dễ hiểu.
2. Hạn chế số lượng công việc đang thực hiện (WIP): Đặt ra giới hạn cho số lượng công việc được phép thực hiện đồng thời ở mỗi bước để tránh quá tải.
3. Tập trung vào tín hiệu thị giác: Sử dụng các thẻ Kanban để hiển thị trạng thái công việc và thông báo cho mọi người khi cần thực hiện hành động.

Kanban’s Pull System

Kanban là phương pháp giúp cải thiện quy trình làm việc, dựa trên tư duy Lean. Kanban có một số đặc điểm khác biệt so với Agile, trong đó Kanban không quy định cụ thể về vai trò thành viên trong nhóm hay phương pháp quản lý/ phát triển dự án. Thay vào đó, Kanban giúp ta nhìn nhận cách công việc được triển khai, hiểu rõ luồng công việc hiện tại, sau đó thử nghiệm với những thay đổi nhỏ và giới hạn WIP (work in progress – công việc đang thực hiện) để giúp nhóm thiết lập “pull-system” và loại bỏ lãng phí.

Pull system là việc liên tục di chuyển công việc từ trạng thái này sang trạng thái khác trong quá trình thực hiện dự án, thay vì lập kế hoạch công việc cần làm trong một iteration. Mỗi khi một nhóm Kanban hoàn thành một công việc, đó cũng là lúc kéo – “pull” một công việc tiếp theo từ trạng thái sẵn sàng sang bắt đầu làm.

Trên mỗi cột bảng kanban có một số lượng công việc nhất định, được gọi là WIP , thể hiện năng lực tối đa của nhóm có thể làm tại một giai đoạn cụ thể. Khi có chỗ trống trên mỗi cột, đó là tín hiệu cho nhóm thực hiện việc kéo công việc từ trạng thái trước đó sang trạng thái hiện tại (ví dụ từ To do sang Developing, từ Developing sang Testing,…). Vì vậy, công việc liên tục được kéo từ trái qua phải của bảng Kanban.

Với pull system, Kanban không nhấn mạnh vào các lần lặp so với các phương pháp Agile khác. Ví dụ: một nhóm Agile có thể quyết định sử dụng iteration với timeboxed là 2 tuần, nhưng với Kanban thì có thể sử dụng interation hoặc không.

Nhóm Kanban có thể vẫn có các bản release hàng quý cho khách hàng, nhưng có thể sẽ không sử dụng bất kỳ iteration nào. Thay vào đó, bất kỳ gói công việc/tính năng nào đã được chấp thuận trong một quý vừa qua thì cũng sẽ trở thành một phần cho bản release. Nhóm vẫn có thể lập kế hoạch và theo dõi công việc của mình cho các bản release, nhưng thay vì sử dụng các chỉ số velocity, họ sẽ sử dụng các chỉ số về cycle time (thời gian từ lúc bắt đầu cho tới lúc hoàn thành công việc), lead time (thời gian từ lúc công việc được đưa vào dự án cho tới lúc hoàn thành) và throughput (khối lượng công việc hoàn thành trong một khoảng thời gian).

Các nguyên tắc trong Kanban

Kanban phát triển, vận hành dựa trên 6 nguyên tắc cốt lõi:

1. Visualize the workflow:

Việc tìm ra một số cách để trực quan hóa quy trình làm việc là rất quan trọng để nhóm tối ưu hóa và theo dõi quy trình đó. Visualize the workflow sẽ tạo ra một bức tranh về quy trình bạn đang sử dụng. Ví dụ gồm 5 giai đoạn như sau:

2. WIP Limit (work in progress) – Giới hạn WIP:

Việc giới hạn khối lượng công việc đang thực hiện trong mỗi giai đoạn cho đến khi công việc trôi chảy sẽ giúp cải thiện năng suất, tăng khả năng phát hiện ra các vấn đề, các điểm nghẽn trong quy trình, đồng thời tạo điều kiện cải tiến liên tục.

3. Manage flow – Quản lý luồng công việc:

Đo lường lead time và xem WIP limits nào cho chúng ta thời gian ngắn nhất để cung cấp các tính năng cho khách hàng. Cố gắng giữ tốc độ không đổi.

4. Make process policies explicit – Đưa ra các chính sách quy trình rõ ràng:

Điều quan trọng là phải giải thích rõ ràng mọi thứ hoạt động như thế nào để nhóm có thể thảo luận cởi mở về những cải tiến theo hướng khách quan, thay vì cảm tính hay chủ quan.

5. Implement Feedback Loops – Thực hiện các vòng lặp phản hồi:

Đối với mỗi bước trong quy trình, chúng ta cần có khâu kiểm tra để đảm bảo quy trình đang hoạt động hiệu quả. Đo lường lead time và cycle time để đảm bảo quá trình không bị chậm lại.

6. Improve collaboratively – Cải tiến một cách hợp tác:

Thông qua việc đo lường và thử nghiệm hợp lý, nhóm nên chia sẻ với nhau những gì đã thu thập được và khuyến khích các thành viên đưa ra các đề xuất, cải tiến các quy trình mà nhóm sử dụng.

Sử dụng bảng Kanban để trực quan hóa quy trình làm việc

Bảng Kanban là một công cụ mà các nhóm Lean / Kanban sử dụng để trực quan hóa quy trình làm việc. Nó bao gồm một bảng – được chia thành các cột, với các story cards trong mỗi cột để thể hiện các hạng mục công việc trong suốt quá trình.

Bảng Kanban trông rất giống task board, nhưng có một số điểm khác nhau:

Task Board	Kanban Board
Hiển thị trạng thái của tất cả các nhiệm vụ trên bảng	Hiển thị trạng thái của tất cả các tính năng trên bảng
•Có thể được sử dụng để theo dõi tiến độ và điều chỉnh khi mọi thứ diễn ra không như kế hoạch	Hiển thị rõ ràng WIP limits để công việc mới không bị đưa vào khi một giai đoạn đã đạt đến giới hạn của nó
Làm cho công việc trong Sprint hoặc dự án rõ ràng và minh bạch đối với nhóm	Căn chỉnh để phù hợp với trạng thái quy trình làm việc do nhóm xác định
Hiển thị quy trình và giúp các thành viên trong nhóm thử nghiệm với những thay đổi nhỏ đối với quy trình của họ	Thể hiện mức độ ưu tiên và giúp các thành viên trong nhóm tự tổ chức công việc

Khi sử dụng Kanban, ta cần biết 2 định nghĩa là “Lead time” & “Cycle time” để có thể tối ưu hiệu quả khi sử dụng phowng pháp này. Vậy leadtime & cycle time là gì?

Lead time : Là tổng thời gian cần thiết để hoàn thành một đơn hàng, từ lúc khách hàng yêu cầu cho đến khi sản phẩm được giao đến tay khách hàng. Trong công việc, leadtime được hiểu là khoảng thời gian từ khi một công việc mới xuất hiện trong quy trình làm việc cho đến khi nó kết thúc. (Với ticket được hiểu là từ trạng thái “New” cho đến trạng thái “Done”)

Cycle time là thời gian thực tế cần thiết để hoàn thành một đơn vị sản phẩm trong một quy trình sản xuất. Cycle Time bắt đầu vào thời điểm khi mục công việc mới đó bước vào giai đoạn “đang thực hiện” và có người đang thực sự làm việc trên nó. (Với ticket được hiểu là từ trạng thái “In progress” cho đến trạng thái “Done”)

Sau nhiều nghiên cứu khác nhau, Giáo sư John Little (Giáo sư tại MIT) đã kết luận rằng chúng ta càng có nhiều công việc đang tiến hành thì Cycle Time hệ thống càng lớn. Và nhận định này trở nên nổi tiếng với tên gọi là “Định luật Little” (Little’s law) và công thức Cycle Time có dạng như sau:

Cycle Time = Lượng công việc đang tiến hành (Work in Progress) / Thông lượng (Throughput)

Trong đó:

• Work in Progress (viết tắt là WIP) là số lượng các công việc, nhiệm vụ đã bắt đầu thực hiện nhưng chưa hoàn thành.
• Throughput là số lượng các công việc, nhiệm vụ được hoàn thành trong một khoảng thời gian nào đó. Ví dụ trong 1 Iteration / Sprint kéo dài 2 tuần, nhóm hoàn thành được 20 đầu việc, thì throughput của nhóm là 20.

Vậy WIP là gì?

Work in progress (WIP) là lượng công việc đang được thực hiện (Đã bắt đầu nhưng chưa kết thúc).

Work in progress (WIP) Limit là những ràng buộc về số lượng hạng mục công việc đang được thực hiện tại một thời điểm nhất định.

Ví dụ: trong hạng mục Inprogress, bạn đặt WIP là 5. Nghĩa là chỉ nên có 5 hạng mục cùng làm tại một thời điểm. Ở đây không đề cập tới số lượng người. Trường hợp số lượng lớn hơn 5, đây là chỉ số cảnh báo để người quản lý nhìn nhận công việc có đang overload hay không.

Việc giới hạn khối lượng công việc đang thực hiện trong mỗi giai đoạn cho đến khi công việc trôi chảy sẽ giúp cải thiện năng suất, tăng khả năng phát hiện ra các vấn đề, các điểm nghẽn trong quy trình, đồng thời tạo điều kiện cải tiến liên tục.

Khi nào nên sử dụng Kanban?

Kanban sẽ phù hợp với:

• Các dự án đang trong giai đoạn định hướng, chưa rõ giải pháp
• Các dự án yêu cầu thay đổi thường xuyên. phạm vi không rõ
• Các dự án có công việc lặp đi lặp lại thành công việc định kỳ
• Các dự án có công việc mang tính chất liền mạch, các bước rõ ràng như dây chuyền

Meeting trong Agile

Team vẫn có thể áp dụng meeting cho Kanban như sau:

• Daily meeting: Team họp daily hằng ngày như Daily scrum để cập nhật WIP và vấn đề vào board
• Review : Team nên có một buổi review các card đã đủ DOD (mini DOD for release stage) và lên rollout lên production hoặc review các ticket vượt quá WIP ( bottom neck)
• Retrospective: Keep ít nhất 2 tuần 1 lần để cùng team improve cách làm việc (ways of working) hoặc các tình huống khác.

Tổng kết

Kanban là một phương pháp quản lý dễ sử dụng, có thể áp dụng với nhiều mô hình nhưng áp dụng tốt nhất với các mô hình hoạt động sản xuất, có sự lặp đi lặp lại trong các dây chuyền. Ngoài Kanban, bạn có thể áp dụng các phương pháp quản lý khác như quản lý dự án Waterfall, Scrum framework. Để hiểu rõ hơn các phương pháp này, bạn có thể tham khảo học các chứng chỉ về quản lý dự án.

Hiện nay, ScrumPass là nơi bạn có thể ôn thi các chứng chỉ hiệu quả nhất. ScrumPass Exam Tool là hệ thống luyện thi chứng chỉ quốc tế hàng đầu tại Việt Nam.   Có thể kể đến các chứng chỉ như PSM, PMI-ACP, PMP, ISTQB và rất nhiều các chứng chỉ khác.

Bạn có thể tham khảo tại:
Fanpage: https://www.facebook.com/scrumpassvn
Group cộng đồng học tập: https://www.facebook.com/groups/270691597973187
Trang chủ Scrumpass: https://scrumpass.com/

Scrum không chỉ là một framework Agile, mà còn là một cách tiếp cận linh hoạt và hiệu quả để quản lý dự án. Scrum giúp các nhóm làm việc tự tổ chức, tập trung vào mục tiêu và tạo ra giá trị cho khách hàng.Hiểu rõ về Scrum không chỉ giúp cải thiện hiệu suất làm việc mà còn tạo ra sự linh hoạt và sự linh hoạt trong quy trình làm việc.