Quản lý dự án hiệu quả là một trong những vấn đề khó của các nhà lãnh đạo. Trong lĩnh vực công nghệ nói riêng, các dự án luôn tìm cách áp dụng những phương pháp quản lý mới để đáp ứng sự thay đổi chóng mặt về công nghệ như hiện nay. Và Scrum framework là một trong những framework được tin dùng nhiều nhất. 

Trong bài viết này, chúng ta sẽ lần lượt tìm hiểu:

• Scrum là gì
• Các event trong scrum
• Các vai trò trong Scrum framework
• Các tạo tác & trụ cột của Scrum
• Những sai lầm phổ biến khi sử dụng Scrum
• Cần học gì để làm việc trong môi trường áp dụng Scrum

I. Scrum là gì?

Theo Scrum guide, Scrum là một khuôn khổ (framework) về quy trình và quản lý giúp mọi người, nhóm, tổ chức tạo ra các giá trị thông qua các giải pháp thích ứng để giải quyết các đề phức tạp.

Nguồn: Scrum Guide 2020

II. Các event trong Scrum

Framework Scrum được đánh dấu bởi 5 Scrum Event, bao gồm Sprint, Lập kế hoạch Sprint (Sprint Planning), Họp Scrum hàng ngày (Daily Scrum), Đánh giá Sprint (Sprint Review) và Sprint Retrospective.

Sprint Là một phân đoạn lặp đi lặp lại trong quy trình phát triển phần mềm, có khung thời gian (timebox) thường từ 1 tuần – 4 tuần mà theo đó sản phẩm sẽ được release một bản mới.

Sprint planning Là sự kiện diễn ra ở đầu mỗi sprint để chuẩn bị công việc cho toàn bộ Sprint.

Thành phần tham gia: Developer, PO, Scrum Master

Thời lượng: tối đa 8h với sprint 1 tháng ~ 4h với sprint 2 tuần

Đầu vào : Product backlog đã được đánh ưu tiên

Đầu ra : Sprint Goal & Sprint Backlog Các ticket được đánh story point

Daily Scrum là Một sự kiện kéo dài 15 phút dành cho nhóm phát triển được tổ chức hằng ngày với mục đích lập kế hoạch trong 24h tới.

Thành phần tham gia: Developer
Thời lượng: 15 phút mỗi ngày
Hoạt động: Trả lời 3 câu hỏi
Lợi ích : Đồng bộ thông tin, tiến độ của cả team Dễ dàng chia sẻ kiến thức Cải thiện tinh thần đồng đội & tinh thần trách nhiệm chung Nhận biết rào cản đội phát triển Đưa ra quyết định nhanh hơn

Sprint review: Là sự kiện kiểm tra kết quả của Sprint và xác định các điều chỉnh tiếp theo

Thành phần tham gia: Scrum team & Stakeholders
Thời lượng: Tối đa 4h với sprint 1 tháng ~ 2h với sprint 2 tuần
Nội dung: Team demo product increment PO & stakeholder sử dụng sản phẩm, trao đổi & feedback lại cho team sản phẩm Team trao đổi các đầu việc chưa hoàn thành PO đánh giá Sprint Goal & trao đổi kế hoạch phát triển tiếp theo

Sprint Retrospective được tổ chức sau Đánh giá Sprint ở cuối mỗi Sprint. Rà soát các yếu tố diễn ra trong Sprint từ quy trình, con người, công cụ, sản phẩm. Nhận biết các hạng mục đã thực hiện tốt và cải tiến. Lên kế hoạch cải tiến cho các sprint tiếp theo (lưu ý không quá 3 action/ 1sprint)

Thành phần tham gia: Developers, SM
Thời lượng: Tối đa 3h với sprint 1 tháng ~ 1.5h với sprint 2 tuần
Nội dung : Rà soát các yếu tố diễn ra trong Sprint từ quy trình, con người, công cụ, sản phẩm Nhận biết các hạng mục đã thực hiện tốt và cải tiến Lên kế hoạch cải tiến cho các sprint tiếp theo (lưu ý không quá 3 action/ 1sprint)
Đầu ra: Danh sách các cải tiến ở Sprint tiếp theo

III. Các thành viên trong Scrum

Một nhóm Scrum bao gồm ba vai trò: Scrum Master, Product owner và nhóm lập trình (development team). Một team chỉ có 1 Scrum Master và 1 product owner & nhóm phát triển.

Các nhóm Scrum thường nhỏ. Scrum Guide khuyến nghị chỉ nên có tối đa 10 thành viên trong nhóm để đảm bảo giao tiếp và năng suất tối ưu.

1. Scrum Master

Một Scrum Master chịu trách nhiệm đảm bảo một nhóm Scrum hoạt động hiệu quả nhất có thể. Scrum Master là người chịu trách nhiệm thiết lập, triển khai Scrum và tính hiệu quả của Scrum team.

• Trách nhiệm chính: Chịu trách nhiệm thiết lập, triển khai Scrum và tính hiệu quả của Scrum team.
• Tổ chức và đảm bảo các sự kiện Scrum diễn ra hiệu quả theo đúng timebox.
• Loại bỏ trở ngại, giúp team tập trung tạo ra kết quả giá trị qua các increment.
• Tìm kiếm cải tiến, công cụ hỗ trợ team. Training về Agile cho team.
• Là người lãnh đạo phục vụ team và tổ chức.

2. Product owner

Một product owner đảm bảo rằng nhóm Scrum phù hợp với mục tiêu sản phẩm tổng thể. Họ hiểu về nhu cầu kinh doanh của sản phẩm, mong đợi của khách hàng và xu hướng thị trường. Bởi vì họ phải hiểu cách nhóm Scrum phù hợp với các mục tiêu lớn hơn, product owner thường giữ liên lạc với các quản lý sản phẩm và các bên liên quan khác ngoài nhóm.

Product owner thông thường sẽ có cách trách nhiệm sau:

• PO chịu trách nhiệm tối đa hóa giá trị của thành phẩm từ kết quả của Scrum team.
• Phát triển và truyền đạt rõ ràng Product Goal
• Tạo, diễn giải & truyền đạt rõ ràng các hạng mục Product Backlog.
• Tìm hiểu, phân tích, lên danh sách sản phẩm
• PO định hướng sản phẩm trong suốt quá trình phát triển.
• PO là cầu nối giữa khách hàng, team phát triển sản phẩm và các bên liên quan.
• PO là một người, không phải một nhóm. Chỉ PO mới có quyền cancel sprint và thay đổi nhu cầu trong Product Backlog

3. Nhóm phát triển (development team)

Một nhóm phát triển bao gồm các chuyên gia thực hiện công việc thực tế để hoàn thành các nhiệm vụ trong một sprint Scrum.Một nhóm phát triển có thể nhiều chức vụ khác nhau như: developer, tester, design, UX, marketing… . Nói chung, bạn có thể thấy rằng một nhóm lập trình có thể được giao nhiệm vụ sau:

• Là những người trực tiếp làm mọi thành phần của sản phẩm sau mỗi sprint.
• Chịu trách nhiệm về tiến độ và chất lượng công việc.
• Tạo và quản lý kế hoạch cho Sprint, Sprint Backlog.
• Điều chỉnh, thích ứng kế hoạch hằng ngày hướng tới Sprint goal.
• Quyết định cách thức triển khai thực hiện các tính năng.
• Thúc đẩy chất lượng bằng việc tuân thủ Definition of Done.

IV. Các tạo tác & trụ cột của Scrum

1. Các tạo tác của Scrum (Artifact)
   

1. Product Backlog: Là danh sách tất cả các yêu cầu, chức năng, công việc cần thực hiện để phát triển sản phẩm. Product Backlog được quản lý bởi Product Owner và được cập nhật thường xuyên.
2. Sprint Backlog: Là danh sách các công việc cụ thể cần thực hiện trong một Sprint để hoàn thành các yêu cầu từ Product Backlog. Sprint Backlog được tạo ra bởi nhóm phát triển trong quá trình Sprint Planning.
3. Increment: Là phiên bản của sản phẩm có thể hoàn thiện và sử dụng được sau mỗi Sprint. Increment phải đáp ứng các tiêu chí chất lượng định nghĩa hoàn thành (DOD) và được kiểm tra trong quá trình Sprint Review.

Các artifact này giúp đảm bảo sự minh bạch, sự hiểu biết chung và quản lý hiệu quả trong quá trình phát triển sản phẩm theo phương pháp Scrum.

2. Các trụ cột của Scrum

Trụ cột của Scrum bao gồm ba yếu tố quan trọng sau:

1. Transparancy (Minh bạch): Mọi thông tin liên quan đến tiến độ công việc, khó khăn gặp phải, và các yêu cầu đều được hiển thị rõ ràng cho toàn bộ nhóm làm việc.
2. Inspection (Thanh tra): Các sản phẩm và quy trình phải được kiểm tra định kỳ để đảm bảo chất lượng và tuân thủ tiêu chuẩn đã đề ra.
3. Adaptation (Thích nghi): Dựa trên kết quả kiểm tra, nhóm cần thích nghi và điều chỉnh kế hoạch để đạt được mục tiêu cuối cùng.

Trong Sprint, đội phát triển sẽ luân phiên sử dụng 3 trụ cột này để đảm bảo luôn luôn minh bạch & được thanh tra thường xuyên. Ví dụ, trong buổi daily hoặc planning, team sẽ trao đổi các vấn đề chưa được làm rõ và sẽ thay đổi nếu cần sự linh hoạt. 

V. Những sai lầm khi sử dụng Scrum

Một số sai lầm phổ biến khi sử dụng Scrum bao gồm:

1. Chờ đợi hiệu quả xảy ra trong một hay hai Sprint đầu
2. Estimate story point cần chính xác tuyệt đối
3. Quá tập trung vào công cụ và quy trình: Mặc dù quy trình Scrum cung cấp một khung làm việc, nhưng quan trọng nhất vẫn là sự linh hoạt và tinh thần hợp tác trong nhóm.
4. Hiểu rằng các dự án áp dụng Scrum không cần kế hoạch/ tài liệu
5. Không thực hiện Retrospective sau mỗi Sprint: Retrospective giúp nhóm tự đánh giá và cải thiện quy trình làm việc, nếu bỏ qua bước này, nhóm sẽ không thể phát triển và cải thiện được.
6. Coi việc linh hoạt là được phép thay đổi liên tục

Những sai lầm này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của quy trình Scrum và dẫn đến khó khăn trong việc đạt được mục tiêu cuối cùng.

VI. Cần học gì để làm việc trong môi trường Scrum

Thực tế, bạn không buộc phải yêu cầu học gì mới có thể vào làm trong môi trường áp dụng Scrum framework. Tuy nhiên, nếu bạn có những chứng chỉ phù hợp thì việc tiếp cận và sử dụng Scrum sẽ linh hoạt và dễ dàng hơn.

Có thể kể đến với product owner như PSPO I, CBAP,… Hoặc như Scrum Master khi vào nghề bạn cần có chứng chỉ PSM, hoặc cao hơn là các chứng chỉ quản lý dự án như PMI-ACP, PMP.

Hiện nay, ScrumPass là nơi bạn có thể ôn thi các chứng chỉ hiệu quả nhất.ScrumPass Exam Tool là hệ thống luyện thi chứng chỉ quốc tế hàng đầu tại Việt Nam.   Có thể kể đến các chứng chỉ như PSM, PMI-ACP, PMP, ISTQB và rất nhiều các chứng chỉ khác.

Bạn có thể tham khảo tại:
Fanpage: https://www.facebook.com/scrumpassvn
Group cộng đồng học tập: https://www.facebook.com/groups/270691597973187
Trang chủ Scrumpass: https://scrumpass.com/

Scrum không chỉ là một framework Agile, mà còn là một cách tiếp cận linh hoạt và hiệu quả để quản lý dự án. Scrum giúp các nhóm làm việc tự tổ chức, tập trung vào mục tiêu và tạo ra giá trị cho khách hàng.Hiểu rõ về Scrum không chỉ giúp cải thiện hiệu suất làm việc mà còn tạo ra sự linh hoạt và sự linh hoạt trong quy trình làm việc.