Khi sử dụng Jira và áp dụng Scrum trong công việc, bạn sẽ cần biết tới cách sử dụng Epic, Feature và User Story. Mối quan hệ giữa Epics, Features và User Stories đóng vai trò cốt lõi.

Những yếu tố này như là xương sống của các phương pháp Agile (như Scrum, SAFe, Kanban…) và đóng vai trò quan trọng trong quản lý sản phẩm. Việc phân tách chính xác backlog sản phẩm thành Epics, Features, và User Stories là điều thiết yếu khi bạn làm trong lĩnh vực phần mềm.

Quy trình này, được hướng dẫn bởi các mẹo từ những Product Owners và Product Managers giàu kinh nghiệm, giúp làm rõ mục tiêu, cải thiện sự hợp tác giữa các đội nhóm, và tối đa hóa giá trị mang lại. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá cách ba cấp độ lập kế hoạch sản phẩm này tương tác với nhau để biến những ý tưởng lớn thành các hành động cụ thể và kết quả thực tế, đặt nền tảng cho quản lý sản phẩm Agile thành công.

Vậy Epic là gì?

Epics là các cấu trúc cấp cao, tập hợp một nhóm chức năng liên quan đến một mục tiêu chiến lược hoặc một yêu cầu phức tạp từ người dùng. Một Epic đóng vai trò như một “container” cho các công việc liên quan, xác định tầm nhìn hoặc mục tiêu lớn mà nhóm Agile muốn đạt được.

Trong các phương pháp Agile mở rộng (agility at scale), Epics cực kỳ quan trọng để liên kết nỗ lực của nhiều đội nhóm xoay quanh các mục tiêu chung, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp và lập kế hoạch quy mô lớn. Vai trò của chúng trong việc xác định và ưu tiên công việc trong product backlog là vô giá, cho phép Product Owners và Product Managers hình dung toàn bộ quy trình công việc và đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên thông tin rõ ràng.

Hãy tưởng tượng một bức tranh ghép khổng lồ. Epic trong Agile giống như bức tranh lớn đó – nó đại diện cho mục tiêu tổng thể của dự án. Đây là một khối lượng công việc lớn, quá lớn để thực hiện ngay một lúc, vì vậy chúng ta chia nhỏ nó thành các phần dễ quản lý hơn.

Epics thường đòi hỏi sự hợp tác của nhiều nhóm, như các nhà quản lý sản phẩm, kỹ sư, và nhà thiết kế. Họ cùng đóng góp để đạt được mục tiêu lớn, mục tiêu này thường được mô tả trong chính Epic.

Điểm mấu chốt là: Epics được chia nhỏ hơn thành các phần rõ ràng hơn gọi là User Stories. Điều này giúp mọi người dễ hiểu những gì cần làm và theo dõi tiến độ.

Tại sao chúng ta sử dụng Epic trong Agile?

Epics trong Agile giống như bản đồ đường đi của dự án, giúp chúng ta tổ chức và làm việc hiệu quả hơn. Cụ thể:

• Khối lượng công việc dễ quản lý: Epics chia nhỏ các tính năng phức tạp thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, giúp đội nhóm quản lý khối lượng công việc và ưu tiên tốt hơn.
• Tập trung phát triển: Các nhóm có thể tập trung vào các khía cạnh cụ thể, như thiết kế hoặc lập trình, để đảm bảo sản phẩm toàn diện.
• Ước tính chính xác: Epics giúp ước tính thời gian hoàn thành nhiệm vụ dựa trên độ phức tạp, hỗ trợ việc phân bổ nguồn lực và duy trì ngân sách.
• Giao tiếp rõ ràng: Tất cả mọi người, từ nhà phát triển đến khách hàng, đều có sự hiểu biết chung về những gì đang được xây dựng, giúp giao tiếp tốt hơn và đồng bộ hơn.
• Sprints hiệu quả: Bằng cách xác định các nhiệm vụ khả thi cho mỗi chu kỳ phát triển (Sprints), Epics giúp đảm bảo dự án đi đúng hướng và mang lại kết quả.

Feature trong Agile là gì?

Hãy hình dung Feature như một bước đệm trên con đường hoàn thành bức tranh lớn (Epic). Feature là một tập hợp các User Stories được định nghĩa rõ ràng và khi kết hợp lại, chúng mang lại một phần giá trị chức năng quan trọng cho khách hàng.

Ví dụ, hãy tưởng tượng bạn đang xây dựng một bảng điều khiển quản trị (admin dashboard) cho một trang web. Bảng điều khiển đó chính là một Feature. Nó sẽ bao gồm các User Stories cần thiết để tạo ra chức năng này, chẳng hạn như xây dựng biểu đồ, hiển thị dữ liệu người dùng, hoặc quản lý cài đặt.

Một ví dụ khác có thể là một tính năng xử lý giao dịch trên một trang web. Feature này sẽ bao gồm tất cả các User Stories cần thiết để đảm bảo luồng giao dịch trơn tru, như cổng thanh toán bảo mật, quản lý giỏ hàng, và xác nhận đơn hàng.

Bằng cách nhóm các User Stories thành Features, chúng ta có thể đảm bảo rằng mình đang cung cấp những phần chức năng giá trị cho khách hàng dưới dạng các phần dễ đạt được, cuối cùng dẫn đến sản phẩm hoàn chỉnh mà họ mong muốn.

Tại sao chúng ta sử dụng Features trong Agile?

1. Mang lại giá trị thực tế: Features đảm bảo rằng chúng ta không chỉ hoàn thành các nhiệm vụ đơn lẻ mà còn xây dựng những chức năng mang lại giá trị cụ thể cho khách hàng.
2. Khối lượng công việc dễ quản lý hơn: Bằng cách nhóm các User Stories, Features chia nhỏ các dự án lớn thành những phần việc nhỏ hơn, dễ thực hiện hơn cho các đội phát triển.
3. Theo dõi tiến độ rõ ràng hơn: Features giúp dễ dàng theo dõi tiến độ và hiểu cách các nhiệm vụ nhỏ lẻ đóng góp vào mục tiêu lớn hơn.
4. Ưu tiên hiệu quả: Features hỗ trợ việc ưu tiên phát triển bằng cách tập trung vào các chức năng mang lại giá trị cao nhất trước tiên.
5. Giao tiếp được cải thiện: Features tạo ra sự hiểu biết chung giữa các nhà phát triển, quản lý sản phẩm và khách hàng về những gì đang được xây dựng và mục đích của nó.

User Story là gì?

User Stories là những mô tả ngắn gọn về những gì một người dùng cụ thể cần thực hiện với sản phẩm. Chúng được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, tập trung vào ba yếu tố: ai (who), cái gì (what), và tại sao (why):

• Who: Người dùng nào cần chức năng này? (Ví dụ: quản trị viên, khách hàng).
• What: Hành động hoặc chức năng cụ thể mà người dùng cần thực hiện là gì? (Ví dụ: thêm người dùng mới, tải xuống tài liệu).
• Why: Tại sao chức năng này lại quan trọng với người dùng? Giá trị mà nó mang lại là gì? (Ví dụ: để quản lý tài khoản hiệu quả, dễ dàng truy cập thông tin quan trọng).

Cấu trúc phổ biến của một User Story:

As a (user type), I want (feature), so that (benefit).

Ví dụ:

• Là người dùng, tôi muốn có thêm chức năng export danh sách khách hàng, để tôi có thể quản lý khách hàng của tôi tốt hơn.
• Là chủ sản phẩm, tôi muốn thêm chức năng cài đặt mật khẩu bằng FaceID, để bảo mật hệ thống đăng nhập cho người dùng tốt hơn.

Cấu trúc này giúp các User Stories luôn tập trung vào người dùng, giữ cho đội ngũ phát triển hướng đến việc cung cấp giá trị cho người sử dụng cuối cùng.

Tại sao chúng ta sử dụng User Stories trong Agile?

1. Giao tiếp rõ ràng: User Stories cung cấp cách trình bày rõ ràng và súc tích để tất cả mọi người (nhà phát triển, nhà thiết kế, quản lý sản phẩm) hiểu được nhu cầu của người dùng và mục đích của từng tính năng.
2. Cải thiện hợp tác: Bằng cách tập trung vào góc nhìn của người dùng, User Stories thúc đẩy sự hợp tác và đảm bảo mọi người đều hướng tới một mục tiêu chung.
3. Ưu tiên dễ dàng: User Stories dễ dàng được ưu tiên trong product backlog, giúp các đội tập trung vào những chức năng mang lại giá trị cao nhất trước.
4. Theo dõi tiến độ đo lường được: User Stories chia nhỏ các tính năng lớn thành những nhiệm vụ nhỏ hơn, có thể đo lường được, giúp dễ dàng theo dõi tiến độ và hiểu cách từng đóng góp nhỏ tạo nên tổng thể.
5. Tính linh hoạt: User Stories trong Agile có thể dễ dàng điều chỉnh hoặc hoàn thiện thêm khi cần thiết trong suốt quá trình phát triển.

Sau đây là ví dụ tổng quan về Epic, Feature và Story để dễ hình dung:

Epic:

“Quản lý tài khoản người dùng trên hệ thống.”

• Đây là một mục tiêu lớn, bao gồm nhiều chức năng hỗ trợ người dùng quản lý tài khoản hiệu quả, chẳng hạn như thêm, sửa, hoặc xóa tài khoản.

Từ Epic này, ta có các chức năng:

Feature 1:

“Chức năng tạo tài khoản người dùng.”

• Tính năng này tập trung vào việc cho phép quản trị viên tạo tài khoản mới.

User Stories:

1. “Là một quản trị viên, tôi muốn tạo một tài khoản người dùng mới để có thể cấp quyền truy cập hệ thống cho thành viên mới.”
2. “Là một quản trị viên, tôi muốn gán vai trò cho người dùng mới để xác định quyền hạn của họ trong hệ thống.”

Feature 2:

“Chức năng chỉnh sửa thông tin tài khoản.”

• Tính năng này cho phép quản trị viên cập nhật thông tin tài khoản hiện có.

User Stories:

1. “Là một quản trị viên, tôi muốn chỉnh sửa thông tin tài khoản người dùng để có thể cập nhật hoặc sửa lỗi thông tin.”
2. “Là một quản trị viên, tôi muốn đặt lại mật khẩu cho người dùng để hỗ trợ họ khi bị mất quyền truy cập.”

Feature 3:

“Chức năng xóa tài khoản người dùng.”

• Tính năng này cho phép quản trị viên xóa các tài khoản không còn cần thiết.

User Stories:

1. “Là một quản trị viên, tôi muốn vô hiệu hóa tài khoản người dùng để ngăn chặn quyền truy cập trái phép.”
2. “Là một quản trị viên, tôi muốn xóa vĩnh viễn tài khoản người dùng để duy trì hệ thống sạch sẽ và loại bỏ dữ liệu không còn sử dụng.”

Tổng kết:

• Epic là mục tiêu lớn: “Quản lý tài khoản người dùng.”
• Features chia nhỏ mục tiêu thành các nhóm chức năng cụ thể, ví dụ: “Tạo tài khoản,” “Chỉnh sửa tài khoản,” “Xóa tài khoản.”
• User Stories mô tả chi tiết từng yêu cầu cụ thể của người dùng liên quan đến từng Feature.

Các điểm khác nhau rõ rệt giữa Epic, Feature và Story

Agile Development là phương pháp quản lý dự án đề cao sự linh hoạt, hợp tác và phát triển theo từng bước lặp. Trong khuôn khổ này, các thuật ngữ Epic, Feature, và User Story thường được sử dụng để xác định phạm vi và chức năng của một dự án. Tuy nhiên, chúng khác nhau ở điểm nào? Hiểu rõ những khác biệt này rất quan trọng để giao tiếp hiệu quả và đảm bảo dự án thành công.

1. Phạm vi và kích thước

• Epic: Là bức tranh lớn nhất, thể hiện các mục tiêu rộng, có thể mất vài tháng để hoàn thành.
• Feature: Là những phần nhỏ hơn của Epic, tập trung vào từng chức năng cụ thể.
• User Story: Là các yêu cầu chi tiết nhất, tập trung vào nhu cầu cụ thể của người dùng.

Ví dụ:

• Epic: “Xây dựng một ngôi nhà hoàn chỉnh.”
  • Đây là tầm nhìn lớn bao gồm các phòng, hệ thống tiện ích và thậm chí kế hoạch năng lượng bền vững.
• Feature: “Xây dựng một nhà bếp hiện đại với thiết bị thép không gỉ.”
  • Một chức năng cụ thể thuộc Epic, tập trung vào một khu vực riêng biệt.
• User Story: “Là chủ nhà, tôi muốn lắp đặt máy rửa chén trong bếp để tiết kiệm thời gian rửa bát.”
  • Mô tả một nhiệm vụ nhỏ, có thể hành động được.

2. Độ chi tiết và cụ thể

• Epic: Cung cấp một cái nhìn tổng quan, tương tự như một bài giới thiệu về dự án.
• Feature: Chi tiết hơn, giúp đội phát triển hình dung được công việc cần xây dựng.
• User Story: Cụ thể nhất, thường theo định dạng:“As a [user type], I want [specific goal], so that [benefit].”

3. Kế hoạch và thực hiện

• Epic: Đóng vai trò định hướng trong giai đoạn lập kế hoạch ban đầu, giúp xác định mục tiêu và hướng đi chính của dự án.
• Feature: Giúp ưu tiên các công việc và đánh giá thành công của sản phẩm.
• User Story: Là các nhiệm vụ hành động được chuyển từ product backlog sang sprint backlog, tập trung vào các mục tiêu khả thi trong mỗi chu kỳ phát triển.

4. Thời gian hoàn thành

• Epic: Mất nhiều thời gian nhất, thường kéo dài qua nhiều sprint do tính phức tạp và phạm vi rộng.
• Feature: Nhỏ hơn Epic, nhưng vẫn có thể cần một hoặc nhiều sprint tùy theo độ phức tạp.
• User Story: Là đơn vị công việc nhỏ nhất, thường được hoàn thành trong một sprint, mang lại giá trị nhanh chóng cho người dùng.

5. Cấu trúc và tổ chức

• Epic: Đại diện cho các mục tiêu cấp cao nhất.
• Feature: Đóng góp vào việc đạt được các mục tiêu của Epic.
• User Story: Xác định các yêu cầu cụ thể để thực hiện các chức năng.

6. Tính thích ứng và linh hoạt

• Epic: Cho phép linh hoạt trong lập kế hoạch và có thể được chia nhỏ thành các Feature hoặc User Stories khi có thêm thông tin.
• Feature: Thích nghi với các thay đổi trong ưu tiên hoặc nhu cầu của khách hàng.
• User Story: Có thể được điều chỉnh trong quá trình thực hiện dựa trên phản hồi và nhu cầu người dùng.

7. Giao tiếp và hợp tác

• Epic: Giúp các bên liên quan hiểu được phạm vi và mục tiêu tổng thể của dự án.
• Feature: Tăng cường hợp tác bằng cách ưu tiên công việc và phân bổ nguồn lực hợp lý.
• User Story: Thúc đẩy sự hợp tác giữa đội phát triển và các bên liên quan bằng cách xác định rõ các yêu cầu và chức năng phù hợp với nhu cầu của người dùng.

Tóm lại

• Epic là bức tranh toàn cảnh về mục tiêu lớn.
• Feature là các phần cụ thể, khả thi hơn, đóng góp trực tiếp vào Epic.
• User Story là các nhiệm vụ chi tiết, dễ thực hiện, tập trung vào giá trị mang lại cho người dùng cuối.

Việc hiểu rõ sự khác biệt này sẽ giúp quản lý dự án Agile hiệu quả hơn, đảm bảo đội ngũ phát triển luôn đồng nhất với mục tiêu của sản phẩm.

______________________________________________________________________________________________________________________________

Kiến thức này bạn có thể tìm hiểu khi làm trong các lĩnh vực công nghệ phần mềm có sử dụng Jira. Nếu muốn tìm hiểu nhiều hơn hoặc muốn ôn thi chứng chỉ trong lĩnh vực này, hãy tham khảo Scrumpass.

Tại Scrumpass, chúng tôi cung cấp nền tảng ôn thi PMP, PMI-ACP, PSM, PSPO & các chứng chỉ khác vô cùng đa dạng.

Tiện ích:

• Chế độ thi thử như thi thật
• Có dashboard theo dõi hành trình ôn thi
• Có phân loại biểu đồ kiến thức để nắm bắt kiến thức nào chưa vững
• Hệ thống ôn thi trên cả web & mobile, giúp bạn ôn thi tiện lợi
• Theo dõi ôn thi, đánh dấu câu để dễ dàng tra cứu mỗi khi cần làm lại hoặc tìm hiểu
• Có mentor theo sát, hướng dẫn kĩ càng, giải thích sát sao hỗ trợ kịp thời
  

ScrumPass là nơi bạn có thể ôn thi các chứng chỉ hiệu quả nhất. ScrumPass Exam Tool là hệ thống luyện thi chứng chỉ quốc tế hàng đầu tại Việt Nam. Nếu quan tâm đến PMP hoặc các chứng chỉ quản lý dự án khác như PSM, PMP-ACP bạn có thể tham khảo tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/scrumpassvn
Group cộng đồng học tập: https://www.facebook.com/groups/270691597973187
Trang chủ Scrumpass: https://scrumpass.com/