I. Project Charter là gì?

Project Charter (Điều lệ dự án) là tài liệu then chốt đánh dấu sự “khai sinh” của một dự án trong quản lý dự án. Theo hướng dẫn của Viện Quản lý Dự án (PMI), PMBOK định nghĩa Project Charter là “a document issued by the project initiator or sponsor that formally authorizes the existence of a project and provides the project manager with the authority to apply organizational resources to project activities”. Nói cách khác, đây là văn bản do người bảo trợ hoặc đề xuất dự án ban hành nhằm chính thức phê duyệt sự tồn tại của dự án, đồng thời trao cho quản lý dự án quyền hạn sử dụng nguồn lực tổ chức để thực hiện dự án. Project Charter thường được ký duyệt bởi nhà tài trợ dự án (Project Sponsor), thể hiện cam kết của tổ chức đối với dự án đó. Khi điều lệ dự án được phê duyệt, quản lý dự án được trao quyền chính thức để tiến hành lập kế hoạch và huy động nguồn lực cho dự án.

PMBOK 6 xem việc phát triển Project Charter là quy trình đầu tiên trong giai đoạn khởi đầu (Initiating). Còn theo PMBOK 7 (2021), Project Charter được xếp vào nhóm “tài liệu chiến lược” được hình thành ở giai đoạn bắt đầu dự án và thường ít bị thay đổi trong suốt vòng đời dự án. Mặc dù cách tiếp cận có điều chỉnh (PMBOK7 tập trung vào nguyên tắc hơn là quy trình), vai trò và định nghĩa của Project Charter không thay đổi – nó vẫn là văn bản ủy quyền dự án và trao quyền hạn cho PM một cách chính thức.

Đọc thêm: https://projectmanagementacademy.net/resources/blog/pmp-project-charter/

II. Vai trò của Project Charter

Project Charter giữ vai trò như nền tảng cho toàn bộ dự án. Nó thường được ví như “giấy khai sinh” của dự án, cung cấp định hướng và mục tiêu sơ bộ để tất cả các bên liên quan cùng hiểu rõ lý do, mục đích và phạm vi ban đầu của dự án. Một Project Charter mạnh sẽ giúp dự án thành công ngay từ bước khởi đầu ở cấp tổ chức, đảm bảo sự đồng thuận và định hình văn hóa làm việc hiệu suất cao cho đội dự án.

Cụ thể, Project Charter mang lại những lợi ích quan trọng sau:

• Làm rõ mục đích và giá trị của dự án: Ngay từ đầu, điều lệ dự án giúp mục đích của dự án trở nên rõ ràng cho mọi người. Tài liệu này liên kết dự án với chiến lược tổ chức và nhu cầu kinh doanh đã đề ra, qua đó thuyết phục các bên liên quan về giá trị và lợi ích mong đợi của dự án. Điều này có thể bảo vệ dự án khỏi nguy cơ bị dừng do lãnh đạo không thấy rõ giá trị – charter tốt đóng vai trò như bản tóm tắt cho lãnh đạo mới, giúp họ nhanh chóng đánh giá ý nghĩa dự án.
• Đồng thuận về mục tiêu và phạm vi ban đầu: Project Charter giúp tất cả các bên liên quan có cùng nhận thức ban đầu về mục tiêu, phạm vi và kết quả kỳ vọng của dự án. Tài liệu này vạch ra ranh giới dự án ở mức độ cao, tránh việc hiểu sai hoặc phạm vi dự án bị mở rộng tùy tiện (scope creep) ngay từ đầu. Nhờ có điều lệ dự án, đội dự án và các bên liên quan đều hiểu những gì dự án sẽ và sẽ không thực hiện, từ đó giảm mơ hồ và mâu thuẫn trong quá trình sau này.
• Xác định các bên liên quan chủ chốt: Trong giai đoạn khởi đầu mơ hồ, Project Charter giúp xác định các bên liên quan chính của dự án: ai là người đề xuất, ai là nhà tài trợ, ai là quản lý dự án, và những bên liên quan quan trọng nào sẽ tham gia hoặc bị ảnh hưởng. Việc liệt kê danh sách các bên liên quan chủ chốt giúp thiết lập kênh liên lạc và cơ chế ra quyết định hiệu quả ngay từ sớm.
• Trao quyền hạn chính thức cho Quản lý Dự án: Một lợi ích then chốt của Project Charter là bổ nhiệm quản lý dự án và xác định quyền hạn của họ một cách chính thức. PMBOK nhấn mạnh từ khóa quan trọng trong định nghĩa điều lệ dự án là “authority” – quyền hạn. Điều lệ dự án trao cho Project Manager quyền sử dụng nguồn lực của tổ chức để thực hiện dự án. Nếu không có điều lệ, quản lý dự án sẽ không có cơ sở pháp lý để huy động nhân sự, chi tiêu ngân sách, dẫn dắt nhóm… Một chuyên gia đã cảnh báo: “Đừng đánh giá thấp giá trị của Project Charter. Nó quan trọng đến mức không nên bắt đầu dự án nào mà không có điều lệ. Nếu charter định nghĩa cách đánh giá thành công, thì thiếu charter, dự án và người quản lý dự án không thể thành công”. Thực tế, nếu dự án không có charter, về mặt chính thức dự án đó không tồn tại – bạn chỉ đang làm một “dự án ma” không được công nhận. Do đó, Project Charter như “tấm vé” để dự án được tiến hành hợp pháp, và bảo vệ project manager khỏi việc bị cho là vượt quyền khi tiêu tốn nguồn lực mà chưa có phê duyệt.
• Thiết lập nền tảng cho lập kế hoạch chi tiết: Điều lệ dự án cung cấp định hướng ban đầu để nhóm dự án tiếp tục xây dựng các kế hoạch chi tiết hơn (project management plan, scope statement, v.v.). Nó giống như kim chỉ nam giúp đội dự án hiểu bức tranh tổng quan, từ đó phát triển kế hoạch phạm vi, kế hoạch thời gian, ngân sách… phù hợp với mục tiêu chung đã ghi trong charter. Nhờ có một charter rõ ràng, quá trình lập kế hoạch diễn ra suôn sẻ hơn vì mọi người đã thống nhất điểm khởi đầu và định hướng.

III. Ai chịu trách nhiệm tạo và phê duyệt Project Charter?

Theo thông lệ được nêu trong PMBOK, người đề xuất hoặc nhà tài trợ dự án (Project Sponsor) thường là người có thẩm quyền phê duyệt và ban hành Project Charter. Sponsor thường là cấp quản lý cao hơn quản lý dự án, đại diện cho tổ chức cấp ngân sách và nguồn lực cho dự án. Sponsor sẽ ký vào điều lệ dự án, qua đó chính thức bổ nhiệm Project Manager và cam kết cung cấp nguồn lực cho dự án. Lưu ý rằng Project Manager không thể tự ký điều lệ – bởi bạn không thể tự bổ nhiệm chính mình làm quản lý dự án được. Chữ ký của sponsor (hoặc người ủy quyền) mới là sự phê chuẩn hợp lệ, tương tự như việc một lãnh đạo cao cấp “bảo trợ” cho dự án.

Mặc dù Project Manager không ký charter, PM vẫn nên tham gia tích cực vào quá trình phát triển Project Charter. PMBOK (v6) khuyến nghị quản lý dự án nên tham gia soạn thảo điều lệ cùng với sponsor để nắm vững yêu cầu, bối cảnh và những ràng buộc ban đầu của dự án. Trong thực tế, sponsor có thể giao cho Project Manager hoặc nhóm dự án chuẩn bị bản thảo charter, sau đó sponsor xem xét và phê duyệt. Sự tham gia sớm của PM giúp họ hiểu rõ nền tảng dự án và chuẩn bị tốt cho giai đoạn lập kế hoạch sau này.

IV. Nội dung chính của Project Charter

Project Charter là tài liệu định hướng ở mức cao, giúp dự án có điểm khởi đầu rõ ràng, thống nhất và được trao quyền chính thức để triển khai. Theo PMBOK, một điều lệ dự án đầy đủ thường bao gồm các thành phần dưới đây

1. Mục đích dự án – Project Purpose

Phần đầu tiên của Project Charter cần mô tả rõ vì sao dự án được đề xuất và dự án đang giải quyết vấn đề gì. Đây là nơi phản ánh nhu cầu của doanh nghiệp hoặc cơ hội mà tổ chức đang hướng tới. Khi trình bày rõ ràng, lãnh đạo và các bên liên quan sẽ nắm được giá trị kinh doanh mà dự án mang lại ngay từ đầu, chẳng hạn như tối ưu vận hành, đáp ứng yêu cầu pháp lý, mở rộng thị trường hoặc cải thiện trải nghiệm khách hàng.

2. Mục tiêu dự án High level (High-level Objectives)

Tiếp theo, charter cần trình bày các mục tiêu mà dự án phải đạt được. Những mục tiêu này nên được mô tả theo hướng SMART để đảm bảo có thể đo lường và đánh giá được mức độ thành công sau khi dự án hoàn thành. Mục tiêu cũng là nền tảng quan trọng để xác định Success Criteria và Acceptance Criteria trong giai đoạn lập kế hoạch chi tiết.

3. Phạm vi dự án High level (High-level Scope)

Phạm vi dự án ở mức cao mô tả những phần nằm trong phạm vi thực hiện và đặc biệt quan trọng là nêu rõ những gì không nằm trong phạm vi (Out of Scope). Mặc dù phạm vi chi tiết sẽ được xác định sau trong tài liệu Scope Statement, nhưng phạm vi sơ bộ trong Project Charter giúp tránh hiểu nhầm, giảm việc mở rộng phạm vi tự phát và đảm bảo các bên liên quan có kỳ vọng đúng ngay từ đầu.

4. Sản phẩm đầu ra (Deliverables)

Charter cần liệt kê các sản phẩm hoặc kết quả bàn giao quan trọng mà dự án dự kiến tạo ra. Những deliverables này thường là các yếu tố mang tính cốt lõi, thể hiện rõ “bức tranh cuối cùng” mà dự án hướng tới, chẳng hạn như hệ thống mới, tài liệu hướng dẫn, báo cáo phân tích hoặc các quy trình vận hành được thiết kế lại.

5. Yêu cầu high level (High-level Requirements)

Phần yêu cầu sơ bộ nêu những yêu cầu quan trọng mà dự án bắt buộc phải đáp ứng, gồm cả yêu cầu chức năng, phi chức năng, vận hành hoặc pháp lý. Đây được xem là một “khung tham chiếu” giúp kiểm soát phạm vi, định hướng thiết kế giải pháp và giảm tranh luận trong quá trình thu thập yêu cầu chi tiết.

6. Giả định và Ràng buộc (Assumptions & Constraints)

Trong Project Charter, giả định là các thông tin được cho là đúng tại thời điểm khởi đầu, trong khi ràng buộc là những giới hạn không thể thay đổi như ngân sách cố định, deadline hoặc nguồn lực hạn chế. Mô tả rõ hai yếu tố này giúp đánh giá tính khả thi của kế hoạch và bảo đảm các bên liên quan hiểu rõ bối cảnh thực tế của dự án.

7. Các bên liên quan (Key Stakeholders)

Charter cũng cần xác định các vai trò hoặc nhóm có ảnh hưởng lớn đến dự án như Sponsor, Project Manager, bộ phận chuyên môn có liên quan (marketing, sales, đào tạo, tài chính,…) , khách hàng hoặc đối tác tích hợp. Khi biết rõ ai liên quan tới dự án ngay từ đầu, PM dễ dàng thiết lập kênh trao đổi, cơ chế ra quyết định và chuẩn bị kế hoạch quản lý stakeholder phù hợp.

8. Quản lý rủi ro high level (High-level Risks)

Dự án nào cũng có rủi ro, và charter cần nhận diện một số rủi ro lớn có thể tác động mạnh đến tiến độ hoặc chất lượng của dự án. Những rủi ro này có thể đến từ kỹ thuật, pháp lý, phụ thuộc bên thứ ba hoặc tính không ổn định của lịch trình. PMBOK nhấn mạnh rằng rủi ro trong giai đoạn này chỉ là “những nguy cơ lớn nhất có thể nhìn thấy từ xa” nhưng vẫn rất cần thiết để giúp sponsor có cái nhìn đầy đủ trước khi phê duyệt.

9. Ngân sách sơ bộ (Summary Budget)

Phần ngân sách sơ bộ nêu ước tính tổng ngân sách hoặc mức trần tài chính của dự án. Không cần chi tiết từng hạng mục chi phí, nhưng cần nêu được con số tổng quan mà sponsor sẵn sàng cam kết. Điều này giúp xác định phạm vi nguồn lực mà PM có thể sử dụng và đảm bảo tính khả thi trong giai đoạn lập kế hoạch.

10. Lịch trình (Summary Milestone Schedule)

Lịch trình mốc chính mô tả một số mốc quan trọng mà dự án cần đạt, chẳng hạn như thời điểm hoàn tất thiết kế, thời điểm bàn giao từng phase hoặc thời điểm ra mắt. Những mốc này giúp định hình kỳ vọng chung và tạo khung thời gian sơ bộ cho toàn bộ dự án.

11. Tiêu chí hoàn thành dự án (Project Success Criteria)

Tiêu chí thành công giúp trả lời câu hỏi “Khi nào dự án được coi là hoàn thành?”. Phần này có thể bao gồm tiêu chí chất lượng, mức độ đạt được mục tiêu kinh doanh, mức độ hài lòng của khách hàng hoặc người dùng, và các điều kiện nghiệm thu cuối. Tiêu chí rõ ràng giúp quá trình nghiệm thu minh bạch và tránh tranh cãi vào cuối dự án.

12. Quyền hạn (Assigned PM & Authority)

Project Charter cần ghi rõ tên người được bổ nhiệm làm Quản lý dự án và phạm vi quyền hạn đi kèm. Các quyền này có thể bao gồm quyền phân bổ nguồn lực, quyền phê duyệt trong giới hạn ngân sách hoặc quyền ra quyết định trong các tình huống nhất định. PMBOK xem đây là nội dung cốt lõi của charter vì nó xác lập nền tảng cho việc PM vận hành dự án.

13. Thông tin Sponsor (Sponsor Authorization)

Cuối cùng, charter cần ghi rõ thông tin về sponsor hoặc người có thẩm quyền phê duyệt dự án. Chữ ký của sponsor thể hiện cam kết chính thức của tổ chức và là thời điểm dự án được “bật đèn xanh” để chuyển sang giai đoạn lập kế hoạch chi tiết và triển khai.

V. Template Project Charter

1. Project Information (Thông tin dự án)

• Project Title (Tên dự án): Tên chính thức của dự án, mô tả ngắn gọn tính chất hoặc mục tiêu.
• Project Scope / Abstract (Phạm vi / Tóm tắt dự án): Đoạn mô tả ngắn về phạm vi, bối cảnh và lý do khởi xướng dự án.
• Product Description / Deliverables (Mô tả sản phẩm / Kết quả bàn giao): Mô tả sản phẩm chính hoặc danh sách các deliverables mà dự án sẽ tạo ra.
• Project Objectives (Mục tiêu dự án): Những mục tiêu cấp cao mà dự án cần đạt được khi hoàn thành.
• Business Case (Cơ sở kinh doanh / Lý do thực hiện): Giải thích giá trị, nhu cầu hoặc vấn đề mà dự án đang giải quyết.
• Pre-assigned Resources (Nguồn lực được phân bổ trước): Danh sách các nhân sự hoặc nguồn lực đã được chỉ định ngay từ đầu (nếu có).

2. Stakeholders List (Danh sách các bên liên quan)

• Name (Tên): Tên cá nhân hoặc đại diện nhóm liên quan đến dự án.
• Title (Chức danh): Chức vụ hoặc vị trí trong tổ chức.
• Role / Responsibility (Vai trò / Trách nhiệm): Họ đóng vai trò gì và chịu trách nhiệm gì trong dự án.

3. Summary Milestone Schedule (Lịch trình mốc chính)

• Project Preparation (Chuẩn bị dự án): Mốc hoàn thiện các bước chuẩn bị ban đầu như xác minh thông tin, rà soát nguồn lực, ký duyệt charter.
• Collecting Requirements (Thu thập yêu cầu): Mốc liên quan đến phỏng vấn, workshop, phân tích yêu cầu ban đầu với stakeholder.
• Design Phase (Giai đoạn thiết kế): Giai đoạn phát triển thiết kế UX/UI, kiến trúc, tài liệu kỹ thuật hoặc giải pháp tổng thể.
• Due Date (Ngày hoàn thành): Ngày dự kiến hoàn thành cho từng mốc nêu trên.