Baseline là gì?

Baseline trong dự án là một điểm tham chiếu cho một dự án. Baseline là phiên bản đã được phê duyệt của kế hoạch dự án, bao gồm lịch trình, ngân sách, và phạm vi công việc. Đây là điểm tham chiếu để so sánh và đo lường tiến độ dự án và kiểm soát những thay đổi trong quá trình thực hiện. Nó giúp quản lý dự án kiểm soát và quản lý sự thay đổi trong dự án.

Có thể nói rằng, baseline xác định mục tiêu của dự án là đạt được gì và làm thế nào để đạt được mục tiêu đó.

Để tạo ra một Baseline, quản lý dự án cần phải xác định rõ ràng các mục tiêu, phạm vi, thời gian và ngân sách. Baseline sẽ bao gồm tất cả các thông tin này và được sử dụng như một công cụ để đo lường sự tiến bộ và hiệu quả của dự án.

Nếu có sự thay đổi trong dự án, Baseline có thể được điều chỉnh theo nhu cầu. Tuy nhiên, mọi sự thay đổi cần được thảo luận kỹ lưỡng và phải được phê duyệt trước khi thực hiện.

Các loại baseline trong Quản lý dự án?

Baseline thường được chia làm 3 phần: Scope (Phạm vi), Schedule ( Tiến độ) , Cost (Chi phí).

3 đường này thường được đo lường riêng biệt để đảm bảo rằng mỗi đường đều đang đi đúng hướng.

Khi tích hợp cả ba baseline (Scope Baseline, Schedule Baseline, và Cost Baseline) lại với nhau, bạn tạo thành Performance Measurement Baseline (PMB), hay còn gọi là đường cơ sở đo lường hiệu suất. PMB là một công cụ quan trọng trong quản lý dự án để theo dõi và đánh giá hiệu suất của dự án một cách toàn diện.

1, Scope Baseline (Phạm vi cơ sở)

• Định nghĩa: Scope Baseline là phiên đã được phê duyệt của phạm vi dự án và các công việc cần thực hiện để hoàn thành dự án.
• Thành phần: Gồm Project Scope Statement (Tuyên bố phạm vi dự án), Work Breakdown Structure (WBS – Cấu trúc phân chia công việc), và WBS Dictionary (Từ điển WBS).
• Chức năng: Xác định những gì sẽ được bao gồm và không bao gồm trong dự án, giúp quản lý phạm vi và tránh phát sinh phạm vi (scope creep).

2,Schedule Baseline (Lịch trình cơ sở):

• Định nghĩa: Schedule Baseline là phiên bản đã được phê duyệt của lịch trình dự án.
• Thành phần: Bao gồm các mốc thời gian quan trọng, các công việc cần thực hiện, và thời gian dự kiến để hoàn thành các công việc đó.
• Chức năng: Theo dõi và so sánh tiến độ thực tế với kế hoạch ban đầu, giúp xác định liệu dự án có đang đi đúng hướng hay không.

3, Cost Baseline (Ngân sách cơ sở):

• Định nghĩa: Cost Baseline là tổng ngân sách đã được phê duyệt cho dự án.
• Thành phần: Bao gồm tất cả các chi phí dự kiến để hoàn thành các công việc trong dự án.
• Chức năng: Quản lý và kiểm soát chi phí, giúp so sánh chi phí thực tế với ngân sách đã được phê duyệt, và xác định các biến động chi phí.

4, Performance Measurement Baseline (PMB)

Ví dụ:

Dự án phát triển một ứng dụng quản lý công việc trực tuyến với các tính năng chính như quản lý nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, và báo cáo hiệu suất.

Các Thành phần của PMB

1. Scope Baseline (Phạm vi cơ sở):
   • Project Scope Statement: Dự án sẽ phát triển một ứng dụng quản lý công việc trực tuyến với các tính năng: tạo và quản lý nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, báo cáo hiệu suất, và tích hợp với các công cụ khác như email và lịch.
   • Work Breakdown Structure (WBS):
     • Giai đoạn 1: Phân tích yêu cầu
     • Giai đoạn 2: Thiết kế giao diện người dùng
     • Giai đoạn 3: Phát triển backend
     • Giai đoạn 4: Kiểm thử
     • Giai đoạn 5: Triển khai
   • WBS Dictionary: Mô tả chi tiết cho từng công việc trong WBS.
2. Schedule Baseline (Lịch trình cơ sở):
   • Gantt Chart:
     • Giai đoạn 1: Phân tích yêu cầu (2 tuần)
     • Giai đoạn 2: Thiết kế giao diện người dùng (4 tuần)
     • Giai đoạn 3: Phát triển backend (6 tuần)
     • Giai đoạn 4: Kiểm thử (3 tuần)
     • Giai đoạn 5: Triển khai (2 tuần)
   • Milestones:
     • Hoàn thành phân tích yêu cầu (Ngày X)
     • Hoàn thành thiết kế giao diện (Ngày Y)
     • Hoàn thành phát triển backend (Ngày Z)
     • Hoàn thành kiểm thử (Ngày A)
     • Triển khai (Ngày B)
3. Cost Baseline (Ngân sách cơ sở):
   • Dự toán chi phí:
     • Giai đoạn 1: $10,000
     • Giai đoạn 2: $20,000
     • Giai đoạn 3: $30,000
     • Giai đoạn 4: $15,000
     • Giai đoạn 5: $10,000
   • Tổng ngân sách: $85,000

Performance Measurement Baseline (PMB)

PMB là sự tích hợp của Scope Baseline, Schedule Baseline, và Cost Baseline. Nó được sử dụng để theo dõi và đo lường hiệu suất dự án.

Theo dõi và Đo lường Hiệu suất

1. Earned Value Management (EVM):
   • Planned Value (PV): Giá trị công việc được lập kế hoạch hoàn thành tại một thời điểm cụ thể.
   • Earned Value (EV): Giá trị công việc thực tế đã hoàn thành tại một thời điểm cụ thể.
   • Actual Cost (AC): Chi phí thực tế đã phát sinh cho công việc đã hoàn thành tại một thời điểm cụ thể.
2. Ví dụ Cụ thể:
   • PV: Nếu theo kế hoạch, sau 6 tuần, dự án đã hoàn thành phân tích yêu cầu và thiết kế giao diện người dùng với PV = $30,000 (2 tuần phân tích yêu cầu + 4 tuần thiết kế giao diện).
   • EV: Nếu thực tế sau 6 tuần, dự án đã hoàn thành phân tích yêu cầu và một phần thiết kế giao diện (giá trị hoàn thành tương đương 3 tuần), thì EV = $25,000.
   • AC: Nếu chi phí thực tế đã chi cho đến thời điểm này là $28,000.
3. Phân tích Hiệu suất:
   • Schedule Variance (SV) = EV – PV = $25,000 – $30,000 = -$5,000 (dự án chậm tiến độ).
   • Cost Variance (CV) = EV – AC = $25,000 – $28,000 = -$3,000 (dự án vượt ngân sách).
   • Schedule Performance Index (SPI) = EV / PV = $25,000 / $30,000 = 0.83 (hiệu suất lịch trình thấp).
   • Cost Performance Index (CPI) = EV / AC = $25,000 / $28,000 = 0.89 (hiệu suất chi phí thấp).

Lợi ích khi có baseline trong Quản lý dự án

• Theo dõi tiến độ chính xác hơn:
  • Baseline cung cấp một điểm chuẩn để so sánh tiến độ thực tế với kế hoạch đã đề ra, giúp bạn dễ dàng xác định các chênh lệch và điều chỉnh kịp thời.
• Quản lý thay đổi hiệu quả:
  • Với baseline, bạn có thể đánh giá tác động của các yêu cầu thay đổi lên phạm vi, lịch trình và ngân sách của dự án, giúp đưa ra quyết định thông minh và cân nhắc.
• Báo cáo và giao tiếp rõ ràng:
  • Baseline giúp cung cấp thông tin chính xác và kịp thời về tình trạng dự án cho các bên liên quan, làm cho các báo cáo về tiến độ, chi phí và hiệu suất trở nên dễ dàng và chính xác hơn.
• Quản lý rủi ro tốt hơn:
  • Sử dụng baseline giúp nhận diện và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn dựa trên các thông tin tích hợp, từ đó đưa ra các biện pháp phòng ngừa phù hợp.
• Kiểm soát và điều chỉnh dự án hiệu quả:
  • Baseline là công cụ kiểm soát dự án mạnh mẽ, giúp điều chỉnh kế hoạch và thực hiện các biện pháp cần thiết để duy trì dự án theo đúng mục tiêu đã đề ra.
• Tăng cường tính nhất quán và liên kết:
  • Baseline giúp đảm bảo rằng tất cả các phần của kế hoạch dự án được liên kết chặt chẽ và không có mâu thuẫn, đảm bảo rằng mọi thay đổi trong một phần của dự án đều được phản ánh và điều chỉnh ở các phần khác.

Hạn chế của việc không có baseline trong quản lý dự án

• Thiếu điểm chuẩn để đo lường tiến độ
  • Không có baseline, việc theo dõi và so sánh tiến độ thực tế với kế hoạch trở nên khó khăn, dẫn đến việc không biết rõ dự án đang tiến triển như thế nào so với mục tiêu ban đầu.
• Khó khăn trong quản lý thay đổi
  • Không có baseline, việc đánh giá tác động của các yêu cầu thay đổi lên dự án trở nên mơ hồ, có thể dẫn đến quyết định sai lầm và quản lý thay đổi không hiệu quả.
• Báo cáo không nhất quán và thiếu chính xác
  • Thiếu baseline làm cho việc cung cấp thông tin chính xác và kịp thời về tình trạng dự án cho các bên liên quan trở nên khó khăn, gây ra sự thiếu rõ ràng và nhầm lẫn trong các báo cáo tiến độ và chi phí.
• Quản lý rủi ro yếu kém
  • Không có baseline, việc nhận diện và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn trở nên khó khăn hơn, dẫn đến việc không thể đưa ra các biện pháp phòng ngừa hiệu quả.
• Thiếu kiểm soát và điều chỉnh
  • Thiếu baseline khiến nhà quản lý dự án gặp khó khăn trong việc kiểm soát và điều chỉnh dự án theo kế hoạch ban đầu, dẫn đến nguy cơ dự án bị lệch khỏi mục tiêu đã đề ra.
• Mất tính nhất quán và liên kết
  • Không có baseline, các phần của kế hoạch dự án có thể không liên kết chặt chẽ và dễ dàng xảy ra mâu thuẫn, làm cho việc quản lý tổng thể dự án trở nên khó khăn hơn.

Tổng kết

Có baseline trong quản lý dự án mang lại nhiều lợi ích rõ ràng như theo dõi tiến độ chính xác, quản lý thay đổi hiệu quả, và báo cáo rõ ràng. Ngược lại, thiếu baseline dẫn đến nhiều hạn chế như thiếu điểm chuẩn để đo lường tiến độ, khó khăn trong quản lý thay đổi, và quản lý rủi ro yếu kém. Baseline đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo dự án được thực hiện đúng theo kế hoạch ban đầu và đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm các kiến thức về Quản lý dự án, Scrum, Waterfall,… bạn có thể tham khảo tại:
Fanpage: https://www.facebook.com/scrumpassvn
Group cộng đồng học tập: https://www.facebook.com/groups/270691597973187
Trang chủ Scrumpass: https://scrumpass.com/