Cấu trúc tổ chức là yếu tố tổ chức nền tảng có ảnh hưởng trực tiếp đến cách vận hành dự án, quyền hạn của Project Manager (PM), mức độ phân bổ nguồn lực, tốc độ ra quyết định và mức độ phối hợp giữa các phòng ban. Trong chuẩn PMI, cấu trúc tổ chức được xem như một “Enterprise Environmental Factor” ảnh hưởng đến mọi Knowledge Area trong PMBOK®.

Ba dạng cấu trúc phổ biến và được nhắc đến nhiều nhất trong thi PMP bao gồm:

1. Functional Organization
2. Projectized Organization
3. Matrix Organization – với ba biến thể (Weak – Balanced – Strong).

Đọc thêm: https://www.pmi.org/learning/library/matrix-organization-structure-reason-evolution-1837

1. Functional Organization – Cấu trúc chức năng

1.1 Khái niệm và nguồn gốc

Functional Organization là mô hình truyền thống nhất, có lịch sử lâu đời trong quản trị doanh nghiệp. Mô hình này sắp xếp nguồn lực theo chuyên môn. Mỗi phòng ban vận hành như một “vương quốc nhỏ”, có vai trò, mục tiêu, KPI và quy trình riêng.

Trong Functional Organization, dự án không phải hoạt động cốt lõi mà chỉ là một phần trong công việc thường ngày.

1.2 Đặc điểm

• Quyền lực dồn vào Functional Manager (FM).
• Nhân sự chỉ báo cáo 1 chiều cho FM.
• PM chỉ có vai trò điều phối hành chính: gửi báo cáo, theo dõi tiến độ, nhắc deadline.
• Không có ngân sách dự án độc lập; ngân sách đi theo phòng ban.

1.3 Ưu điểm

1. Tối ưu chuyên môn: Nhân sự làm đúng chuyên ngành, có đường sự nghiệp rõ ràng.
2. Giảm chi phí quản lý: Không cần PM full-time cho từng dự án nhỏ.
3. Ổn định dài hạn: Phù hợp môi trường ít thay đổi.

1.4 Nhược điểm

1. Thiếu góc nhìn dự án tổng thể: Dự án có thể bị chia nhỏ theo phòng ban, thiếu sự kết nối.
2. Ưu tiên thấp: FM ưu tiên KPI phòng ban → dự án dễ trễ.
3. Xung đột nguồn lực: Nhân viên phải xử lý công việc phòng ban trước → PM gần như “bất lực”.

1.5 Khi nào phù hợp

• Tổ chức chú trọng vận hành hơn sáng tạo.
• Dự án nhỏ, ít liên phòng ban.
• Tổ chức không cần tốc độ thay đổi cao.

2. Projectized Organization – Cấu trúc theo dự án

2.1 Khái niệm

Projectized Organization là mô hình tập trung hoàn toàn vào dự án. Tất cả nguồn lực – con người, chi phí, quyết định – xoay quanh các dự án.

PM trở thành vai trò trung tâm, tương đương cấp quản lý cao.

• Nhân sự báo cáo trực tiếp cho PM.
• PM có quyền tối cao trong phạm vi dự án.
• Cơ cấu tổ chức linh hoạt, ít tầng quản lý trung gian.
• Tốc độ phản hồi nhanh, phù hợp môi trường biến động.

2.3 Ưu điểm

1. Tối đa quyền hạn PM → ra quyết định nhanh.
2. Nhân sự tập trung 100% → tăng năng suất và chất lượng.
3. Rõ ràng về mục tiêu → các thành viên chỉ tập trung một dự án.

2.4 Nhược điểm

1. Chi phí cao: Vận hành nhiều đội dự án → cần nhiều PM, nhiều tài nguyên dùng riêng.
2. Thiếu tính ổn định: Khi dự án kết thúc, nhân sự có thể bị điều chuyển hoặc thiếu việc.
3. Nguy cơ trùng lặp chức năng: Nhiều dự án có thể xây lại những năng lực tương tự vì phòng ban chức năng yếu.

2.5 Khi nào phù hợp

• Công ty tập trung vào dự án: xây dựng, tư vấn, triển khai phần mềm, agency marketing.
• Môi trường yêu cầu tốc độ triển khai cao.
• Dự án phức tạp và lớn.

3. Matrix Organization – Cấu trúc ma trận

Matrix là mô hình lai giữa Functional và Projectized. Nhân sự có thể báo cáo hai chiều: vừa cho Functional Manager, vừa cho Project Manager.

PMBOK chia thành 3 dạng:

Weak Matrix – Balanced Matrix – Strong Matrix.

3.1 Weak Matrix

• Giống Functional nhiều hơn.
• PM gần như không có quyền; làm vai trò Expeditor hoặc Coordinator.
• FM giữ quyền nhân sự, kỹ thuật, phân phối công việc.

3.2 Balanced Matrix

• PM và FM chia sẻ quyền lực tương đối cân bằng.
• Quyết định liên quan chuyên môn thuộc FM.
• Quyết định liên quan lịch biểu, phạm vi, ngân sách thuộc PM.
• Nhân sự làm việc theo tỉ lệ: 60% dự án – 40% phòng ban (ví dụ).

3.3 Strong Matrix

• PM nắm gần như toàn bộ quyền lực dự án.
• Giống Projectized nhưng vẫn duy trì các phòng ban chuyên môn.
• PM có thể kiểm soát ngân sách, đánh giá nhân sự tham gia dự án.

4. So sánh nâng cao giữa các mô hình

PM: Project Manager | FM: Functional Manager

Tiêu chí	Functional	Weak Matrix	Balanced Matrix	Strong Matrix
Quyền lực PM	Rất thấp	Thấp	Trung bình	Cao
Quyền lực FM	Cao	Cao	Trung bình	Thấp
Mâu thuẫn PM – FM	Thấp	Có	Cao	Có
Tối ưu chuyên môn	Cao	Cao	Trung bình	Trung bình
Phối hợp liên phòng ban	Thấp	Trung bình	Cao	Cao
Tốc độ ra quyết định	Chậm	Trung bình	Nhanh	Nhanh
Hiệu quả khi chạy nhiều dự án song song	Thấp	Thấp	Trung bình	Cao
Ổn định nhân sự	Cao	Cao	Trung bình	Tương đối

5. Những hiểu lầm thường gặp trong bài thi PMP

Hiểu lầm 1: “Matrix là lúc nào PM cũng có quyền mạnh” → Sai

Weak Matrix PM gần như không có quyền.

Hiểu lầm 2: “Functional thì không có PM” → Sai

Có PM nhưng chỉ là Coordinator.

Hiểu lầm 3: “Projectized là mô hình tốt nhất” → Sai

Không có mô hình tốt nhất, chỉ có mô hình phù hợp.

Hiểu lầm 4: “Balanced Matrix là cân bằng tuyệt đối” → Sai

Trong thực tế, mức độ cân bằng tùy vào văn hoá tổ chức.