Agile và Scrum đã trở thành xu hướng quản lý dự án phổ biến trong nhiều lĩnh vực. Trong mô hình này, Cross Functional Team (Đội ngũ đa năng) là một khía cạnh quan trọng giúp dự án phát triển một cách hiệu quả và linh hoạt. Bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết về Cross Functional Team và cách áp dụng chúng trong Agile và Scrum.

1. Giới thiệu về Cross Functional Team

Cross Functional Team là gì? Đây là một nhóm làm việc với độ đa dạng về vai trò và kỹ năng, từ những người phát triển, kiểm thử đến thiết kế và quản lý sản phẩm. Mục tiêu của Cross Functional Team là đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh cần thiết cho dự án được xử lý bên trong nhóm, giúp tối ưu hóa hiệu suất và sự linh hoạt.

2. Sự khác nhau giữa Cross Functional Team và Functional Team

Sự khác nhau cơ bản giữa Cross Functional Team và Functional Team nằm ở cách các nhóm này được tổ chức, cấu trúc và làm việc. Dưới đây là các điểm khác nhau quan trọng giữa chúng:

1. Cấu trúc và thành phần của nhóm:

• Cross Functional Team: Đây là một nhóm đa dạng về vai trò và kỹ năng. Mỗi thành viên trong Cross Functional Team có chuyên môn và trách nhiệm riêng, và họ thường chịu trách nhiệm cho các khía cạnh cụ thể của dự án hoặc sản phẩm. Ví dụ, trong một dự án phát triển phần mềm, Cross Functional Team có thể bao gồm lập trình viên, kiểm thử viên, thiết kế viên, quản lý sản phẩm, và Scrum Master.
• Functional Team: Đây là một nhóm tập trung vào một khía cạnh chuyên môn cụ thể. Ví dụ, một nhóm phát triển phần mềm có thể có một nhóm lập trình viên chuyên về viết mã, một nhóm kiểm thử viên chuyên về kiểm thử, và một nhóm thiết kế chuyên về thiết kế giao diện. Mỗi nhóm chuyên môn chịu trách nhiệm cho phần cụ thể của dự án.

2. Mục tiêu và trách nhiệm:

• Cross Functional Team: Mục tiêu của Cross Functional Team là hoàn thành dự án hoặc sản phẩm một cách toàn diện, bao gồm cả các khía cạnh kỹ thuật, thiết kế, kiểm thử, quản lý sản phẩm và quản lý dự án. Tất cả các thành viên trong nhóm chia sẻ trách nhiệm về thành công của dự án.
• Functional Team: Mục tiêu của Functional Team là tập trung vào chuyên môn cụ thể của họ. Chẳng hạn, nhóm lập trình viên chịu trách nhiệm viết mã, nhóm kiểm thử viên chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng, và nhóm thiết kế viên chịu trách nhiệm thiết kế giao diện. Các trách nhiệm của từng nhóm không chồng chéo và tập trung vào vai trò cụ thể của họ.

3. Sự linh hoạt và thích nghi:

• Cross Functional Team: Cross Functional Team thường linh hoạt và thích nghi hơn vì các thành viên có thể đảm nhận nhiều vai trò khác nhau khi cần. Điều này cho phép nhóm dễ dàng thay đổi ưu tiên và ứng phó với thay đổi yêu cầu.
• Functional Team: Functional Team có thể ít linh hoạt hơn vì mỗi nhóm chuyên môn tập trung vào một khía cạnh cụ thể. Thay đổi yêu cầu hoặc ưu tiên có thể đòi hỏi sự tương tác giữa các nhóm chuyên môn khác nhau.

4. Quản lý và điều hành:

• Cross Functional Team: Cross Functional Team thường có Scrum Master hoặc quản lý dự án chịu trách nhiệm quản lý quá trình Scrum và đảm bảo sự hợp tác trong nhóm.
• Functional Team: Mỗi Functional Team có thể có quản lý chuyên môn riêng, chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của nhóm trong lĩnh vực cụ thể của họ.

Sự lựa chọn giữa Cross Functional Team và Functional Team phụ thuộc vào loại dự án và môi trường làm việc cụ thể của bạn. Cross Functional Team thường được ưa chuộng trong Agile và Scrum để đảm bảo sự linh hoạt và đa dạng, nhưng Functional Team có thể phù hợp với các mô hình khác.

3. Lợi ích của Cross Functional Team

Tại sao Cross Functional Teams quan trọng? Việc có một nhóm đa năng mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:

• Giảm thời gian phát triển.
• Tăng chất lượng sản phẩm.
• Tăng sự linh hoạt trong việc thay đổi yêu cầu.
• Tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác và học hỏi liên tục.

4. Phương pháp làm việc của Cross Functional Team

Cross Functional Teams thường làm việc trong các sprints hoặc các vòng làm việc trong Scrum. Họ tương tác với Product Owner để đảm bảo hiểu rõ yêu cầu của dự án và với Scrum Master để giải quyết các trở ngại.

5. Đối mặt với thách thức

Mặc dù Cross Functional Team mang lại nhiều lợi ích, họ cũng có thể gặp phải một số thách thức như sự không hiểu rõ về vai trò của từng người và xung đột. Quản lý nhóm hiệu quả và tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác là quan trọng.

6. Các hiểu lầm phổ biến

1. Tất cả thành viên đều phải biết làm mọi thứ: Một hiểu lầm phổ biến là nghĩ rằng mọi thành viên trong Cross Functional Team phải có khả năng thực hiện mọi công việc. Thực tế, Cross Functional Team có sự đa dạng về vai trò và kỹ năng, và mỗi người có lĩnh vực chuyên môn riêng. Chính việc kết hợp các kỹ năng này làm cho nhóm hiệu quả.
2. Không cần Product Owner hoặc Scrum Master: Một số dự án hiểu lầm rằng trong mô hình Cross Functional Team, không cần Product Owner hoặc Scrum Master. Thực tế, hai vai trò này vẫn cần thiết để quản lý yêu cầu từ khách hàng, ưu tiên hóa backlog, và đảm bảo quá trình Scrum diễn ra một cách suôn sẻ.
3. Cross Functional Team giúp loại bỏ mọi trở ngại tự động: Một hiểu lầm phổ biến khác là Cross Functional Team có thể tự động giải quyết mọi trở ngại. Trong thực tế, có những trở ngại mà cần sự can thiệp từ Scrum Master hoặc các bên liên quan khác để giải quyết.
4. Tất cả dự án đều phải sử dụng Cross Functional Team: Một hiểu lầm nữa là nghĩ rằng Cross Functional Team phải được áp dụng trong tất cả dự án Agile và Scrum. Trong một số trường hợp, dự án có thể sử dụng nhóm chuyên môn hoặc không cần sự đa dạng về vai trò.
5. Cross Functional Team tự tổ chức hoàn toàn: Một hiểu lầm phổ biến khác là nghĩ rằng Cross Functional Team hoạt động mà không cần sự chỉ đạo hoặc quản lý. Thực tế, Cross Functional Team cần sự hỗ trợ và hướng dẫn từ Scrum Master và Product Owner để đạt được sự hiệu quả.
6. Chỉ áp dụng cho lĩnh vực phần mềm: Cross Functional Team không chỉ dành riêng cho lĩnh vực phát triển phần mềm. Chúng có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như tiếp thị, quản lý dự án, và các dự án nghiên cứu phát triển sản phẩm mới.

6. Ví dụ thực tế

Hãy xem xét một ví dụ thực tế về việc áp dụng Cross Functional Team trong một dự án phát triển phần mềm. Nhìn vào cách họ giải quyết các vấn đề và cách họ đóng góp vào thành công của dự án.

Dự án phát triển ứng dụng di động “MobileGo”

MobileGo là một dự án phát triển ứng dụng di động với mục tiêu cung cấp một nền tảng giúp người dùng tìm kiếm, tải về và quản lý các ứng dụng trên các thiết bị di động. Đội phát triển quyết định sử dụng mô hình Agile và Scrum để quản lý dự án, và họ đã hình thành một Cross Functional Team để thực hiện dự án này.

Các thành viên của Cross Functional Team:

1. Developers: Bao gồm lập trình viên iOS và Android, chịu trách nhiệm viết mã và phát triển các tính năng của ứng dụng.
2. Testers: Chuyên kiểm tra tính năng, đảm bảo chất lượng ứng dụng bằng cách thực hiện kiểm thử tự động và kiểm thử thủ công.
3. Designers: Thiết kế giao diện người dùng và trải nghiệm người dùng, đảm bảo ứng dụng hấp dẫn và dễ sử dụng.
4. Product Owner: Người đại diện của khách hàng, quản lý sổ backlog và ưu tiên hóa các yêu cầu từ phía khách hàng.
5. Scrum Master: Đảm bảo quá trình Scrum diễn ra một cách suôn sẻ, loại bỏ các trở ngại, và đảm bảo sự hợp tác trong nhóm.

Cách làm việc của Cross Functional Team:

• Đội sử dụng Scrum với các sprint có thời gian cố định (thường là 2 tuần).
• Mỗi sprint bắt đầu bằng việc tổ chức một cuộc họp Sprint Planning, trong đó Product Owner đưa ra danh sách các yêu cầu ưu tiên cho sprint tiếp theo.
• Nhóm cùng thảo luận và cam kết thực hiện các yêu cầu trong khoảng thời gian của sprint.
• Trong suốt sprint, nhóm họp hàng ngày để cập nhật tiến độ, thảo luận về các vấn đề gặp phải và giải quyết chúng nhanh chóng.
• Sau mỗi sprint, tổ chức cuộc họp Sprint Review để xem xét và đánh giá sản phẩm, và cuộc họp Sprint Retrospective để cải thiện quá trình làm việc của nhóm.

7. Tài liệu tham khảo

Nếu bạn quan tâm đến việc nghiên cứu thêm về chủ đề này, dưới đây là một số tài liệu tham khảo:

• “Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time” – Jeff Sutherland
• “Agile Estimating and Planning” – Mike Cohn
• “User Story Mapping: Discover the Whole Story, Build the Right Product” – Jeff Patton

Bài viết này hy vọng ScrumPass đã giúp bạn hiểu rõ hơn về Cross Functional Team và cách áp dụng chúng trong Agile và Scrum để đạt được sự thành công trong quản lý dự án.