Xin chào các bạn, hôm nay chúng ta sẽ cùng thảo luận về một chủ đề rất quan trọng và thú vị, đó là các biện pháp giúp thúc đẩy sự hợp tác của PMO và Agile CoE trong quá trình chuyển đổi Agile ở một tổ chức.

Bạn có biết Agile là một trong những xu hướng nổi bật nhất trong lĩnh vực quản lý dự án hiện nay không? Theo một nghiên cứu của Gartner, chỉ có 31% các tổ chức đã áp dụng Agile rộng rãi, nhưng những tổ chức này đã thu được những lợi ích vượt trội về khả năng thích ứng với thay đổi, nâng cao hiệu quả và hiệu suất, khuyến khích sự sáng tạo và học hỏi liên tục. Một số ví dụ nổi tiếng về những tổ chức thành công trong việc chuyển đổi Agile là Spotify, Riot Games hay Hilcorp.

Vậy để có thể chuyển đổi Agile một cách thành công, các tổ chức cần làm gì?

Theo tôi, một trong những yếu tố then chốt để chuyển đổi Agile thành công chính là sự hợp tác của PMO và Agile CoE –  hai cơ quan có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ, hướng dẫn và truyền bá những nguyên tắc và thực hành Agile trong tổ chức.

Tại sao lại như vậy? Để làm rõ hơn vấn đề, trước tiên tôi xin dành chút thời gian để giới thiệu về PMO và Agile CoE.

PMO là gì?

• PMO là viết tắt của Project Management Office, là một cơ quan chuyên trách về quản lý dự án trong tổ chức.
• PMO có nhiệm vụ thiết lập các tiêu chuẩn, quy trình, phương pháp và công cụ cho việc quản lý dự án; cung cấp các báo cáo, phân tích và khuyến nghị cho các nhà quản lý cấp cao; giám sát và kiểm soát các dự án để đảm bảo chất lượng, thời gian và ngân sách; và hỗ trợ, đào tạo và phát triển các nhân sự quản lý dự án.
• PMO thường tập trung vào quản trị, kiểm soát và đo lường, và có xu hướng sử dụng các phương pháp quản lý dự án truyền thống như Waterfall hay PRINCE2.

Agile CoE là gì?

• Agile CoE là viết tắt của Agile Center of Excellence, là một nhóm người có kỹ năng và chuyên môn về Agile, có nhiệm vụ cung cấp sự lãnh đạo và truyền bá kiến thức Agile trong tổ chức.
• Agile CoE có nhiệm vụ xác định, chia sẻ và ghi nhận các kỹ thuật, nguyên tắc và thực hành Agile; hỗ trợ, tư vấn và huấn luyện cho các đội nhóm áp dụng Agile; tổ chức các cộng đồng thực hành (Community of Practice) để khuyến khích sự học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm giữa các đội nhóm; theo dõi và đánh giá tiến trình và kết quả của việc chuyển đổi Agile.
• Agile CoE ít liên quan đến kiểm soát mà nhiều hơn là tạo điều kiện hỗ trợ và thống nhất cho các đội nhóm, để họ có thể tự quản lý mình một cách linh hoạt.

Như các bạn thấy, PMO và Agile CoE có những khác biệt rõ ràng về cách tiếp cận, tư duy và thực hành. PMO thường theo một phong cách quản lý tập trung, tuân theo các quy tắc và tiêu chuẩn được thiết lập sẵn, trong khi Agile CoE theo một phong cách quản lý phân tán, linh hoạt và thích ứng với từng hoàn cảnh cụ thể. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là PMO và Agile CoE không thể hợp tác với nhau. Trái lại, việc hợp tác của hai cơ quan này lại rất quan trọng để đảm bảo sự thành công của việc chuyển đổi Agile.

Vậy, Việc hợp tác của hai cơ quan này mang lại lợi ích gì cho tổ chức?

Theo tôi, sự hợp tác giữa PMO và Agile CoE sẽ mang lại những lợi ích sau:

1. Thứ nhất, việc hợp tác của PMO và Agile CoE giúp tạo ra một tầm nhìn và mục tiêu chung cho việc chuyển đổi Agile. Hai cơ quan này có thể cùng nhau xác định những giá trị cốt lõi, nguyên tắc và thực hành Agile mà tổ chức muốn theo đuổi; cùng nhau thiết kế một lộ trình chuyển đổi Agile phù hợp với nhu cầu và điều kiện của tổ chức; và cùng nhau giao tiếp và truyền đạt tầm nhìn và mục tiêu này đến toàn bộ tổ chức. Việc này sẽ giúp tăng cường sự thống nhất, cam kết và hướng đến một mục tiêu chung trong quá trình chuyển đổi Agile.
2. Thứ hai, việc hợp tác của PMO và Agile CoE giúp tận dụng được những ưu điểm và bổ sung được những hạn chế của từng bên. PMO có thể cung cấp cho Agile CoE những thông tin, dữ liệu và báo cáo về các dự án, để Agile CoE có thể hiểu rõ hơn về tình hình hiện tại và đưa ra những khuyến nghị phù hợp. Agile CoE có thể cung cấp cho PMO những kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm về Agile, để PMO có thể áp dụng vào công việc của mình một cách linh hoạt và hiệu quả. Hai bên cũng có thể hỗ trợ nhau trong việc huấn luyện, tư vấn và hỗ trợ các đội nhóm áp dụng Agile.
3. Thứ ba, việc hợp tác của PMO và Agile CoE giúp tạo ra một môi trường làm việc khuyến khích sự học hỏi và cải tiến liên tục. Hai cơ quan này có thể cùng nhau tổ chức các hoạt động như open space, lean coffee, hackathon, hay community of practice để khuyến khích các đội nhóm chia sẻ kinh nghiệm, ý tưởng và giải pháp về Agile. Hai cơ quan này cũng có thể cùng nhau thực hiện các thí nghiệm, đánh giá kết quả và đưa ra các biện pháp cải tiến cho quá trình chuyển đổi Agile.

Rõ ràng, việc hợp tác của PMO và Agile CoE là rất quan trọng để đảm bảo sự thành công của chuyển đổi Agile trong tổ chức. Tuy nhiên, việc hợp tác này cũng gặp phải không ít thách thức và khó khăn. Vậy làm thế nào để cải thiện việc hợp tác của hai bộ phận này?

Dựa vào những nguyên tắc và bước đi của lộ trình chuyển đổi Agile, tôi xin đề xuất một số giải pháp để cải thiện việc hợp tác của PMO và Agile CoE như sau:

• Thứ nhất, cần xây dựng một niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhau giữa PMO và Agile CoE. Hai cơ quan này cần hiểu rằng họ không phải là đối thủ hay kẻ thù, mà là đồng minh và đối tác trong việc chuyển đổi Agile. Hai cơ quan này cần công nhận và trân trọng những ưu điểm và đóng góp của nhau, và không nên chỉ trích hay so sánh nhau một cách tiêu cực. Hai cơ quan này cần có một tinh thần hợp tác cao, sẵn sàng chia sẻ thông tin, kiến thức và kinh nghiệm với nhau, và không ngại học hỏi từ nhau.
• Thứ hai, cần thiết lập một kênh giao tiếp và phối hợp hiệu quả giữa PMO và Agile CoE. Hai cơ quan này cần có một kế hoạch giao tiếp rõ ràng, xác định những người liên quan, những nội dung cần trao đổi, những phương tiện và thời gian giao tiếp. Hai cơ quan này cần duy trì một sự giao tiếp thường xuyên, minh bạch và trung thực, để đảm bảo rằng không có sự hiểu lầm hay thiếu sót nào trong quá trình phối hợp hoạt động. Hai cơ quan này cũng cần có một hệ thống phản hồi và giải quyết vấn đề nhanh chóng, để có thể xử lý kịp thời những khó khăn hay xung đột có thể xảy ra.
• Thứ ba, cần tạo ra một không gian học tập và sáng tạo chung cho PMO và Agile CoE. Hai cơ quan này cần có những cơ hội để học hỏi và trải nghiệm những nguyên tắc và thực hành Agile, không chỉ thông qua các khóa huấn luyện hay tư vấn, mà còn thông qua các hoạt động thực tế như tham gia vào các dự án Agile, thực hiện các thí nghiệm Agile, hay tổ chức các buổi workshop hay hackathon để giải quyết các vấn đề liên quan đến Agile. Hai cơ quan này cũng cần có một không gian để thể hiện và khai thác những ý tưởng và giải pháp sáng tạo của mình, không bị giới hạn bởi các quy tắc hay tiêu chuẩn trước đây.

Để kết thúc, tôi xin tóm tắt lại những điểm chính mà tôi đã chia sẻ ở trên.

• Đầu tiên, tôi đã giới thiệu về PMO và Agile CoE, hai cơ quan có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ, hướng dẫn và truyền bá những nguyên tắc và thực hành Agile trong tổ chức.
• Tiếp theo, tôi đã nói về tầm quan trọng của việc phối hợp hoạt động giữa PMO và Agile CoE, và những lợi ích mà việc phối hợp này mang lại cho tổ chức, như tăng cường khả năng thích ứng với thay đổi, nâng cao hiệu quả và hiệu suất, khuyến khích sự sáng tạo và học hỏi liên tục.
• Cuối cùng, dựa vào những nguyên tắc và bước đi của lộ trình chuyển đổi Agile, tôi đã đề xuất một số giải pháp để cải thiện việc phối hợp hoạt động giữa PMO và Agile CoE.

Tôi hy vọng rằng bài viết này có thể mang lại cho các bạn phần nào những thông tin bổ ích và hấp dẫn. Nếu các bạn có bất kỳ câu hỏi hay ý kiến nào, xin vui lòng chia sẻ để chúng ta tiếp tục thảo luận nhé.

---

Nếu muốn tìm hiểu nhiều hơn hoặc muốn ôn thi chứng chỉ trong lĩnh vực này, hãy tham khảo Scrumpass.

Tại Scrumpass, chúng tôi cung cấp nền tảng ôn thi PMP, PMI-ACP, PSM, PSPO & các chứng chỉ khác vô cùng đa dạng.

Tiện ích:

• Chế độ thi thử như thi thật
• Có dashboard theo dõi hành trình ôn thi
• Có phân loại biểu đồ kiến thức để nắm bắt kiến thức nào chưa vững
• Hệ thống ôn thi trên cả web & mobile, giúp bạn ôn thi tiện lợi
• Theo dõi ôn thi, đánh dấu câu để dễ dàng tra cứu mỗi khi cần làm lại hoặc tìm hiểu
• Có mentor theo sát, hướng dẫn kĩ càng, giải thích sát sao hỗ trợ kịp thời

ScrumPass là nơi bạn có thể ôn thi các chứng chỉ hiệu quả nhất. ScrumPass Exam Tool là hệ thống luyện thi chứng chỉ quốc tế hàng đầu tại Việt Nam. Nếu quan tâm đến PMP hoặc các chứng chỉ quản lý dự án khác như PSM, PMP-ACP bạn có thể tham khảo tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/scrumpassvn
Group cộng đồng học tập: https://www.facebook.com/groups/270691597973187
Trang chủ Scrumpass: https://scrumpass.com/