Trong thời đại kỹ thuật số, các tổ chức phải liên tục thích nghi và đổi mới để duy trì sự cạnh tranh và tạo ra giá trị cho khách hàng. Chuyển đổi Agile là một xu hướng không thể bỏ qua trong quản lý dự án hiện đại, nhằm tăng cường khả năng ứng phó với các thay đổi nhanh chóng và phức tạp của môi trường kinh doanh. Tuy nhiên, chuyển đổi Agile không phải là một quá trình đơn giản và dễ dàng, mà đòi hỏi sự thay đổi về văn hóa, cơ cấu và quy trình làm việc của tổ chức. Trong bối cảnh đó, PMO – Project Management Office hay Phòng quản lý dự án – là một khâu trọng yếu để hỗ trợ và đảm bảo sự thành công của chuyển đổi Agile. Tuy nhiên, liệu PMO có được quan tâm và đầu tư đủ mức trong các tổ chức hiện nay?

💁‍♂️💁‍♂️💁‍♂️PMO là gì? Vai trò và trách nhiệm của PMO trong tổ chức, sáng kiến, dự án?

PMO là một cơ quan tổ chức có nhân viên toàn thời gian để cung cấp và hỗ trợ các dịch vụ quản lý, hành chính, đào tạo, tư vấn và kỹ thuật cho các tổ chức hướng đến dự án. PMO có thể được thành lập ở cấp độ dự án, chương trình hoặc danh mục dự án, tùy thuộc vào mục tiêu và nhu cầu của tổ chức.

Vai trò của PMO là chuẩn hóa các quy trình quản lý dự án và tạo điều kiện cho việc chia sẻ các nguồn lực, phương pháp, công cụ và kỹ thuật giữa các dự án. PMO cũng có trách nhiệm hỗ trợ liên kết chiến lược và mang lại giá trị tổ chức. Ngoài ra, PMO còn có thể tham gia vào việc lập kế hoạch, giám sát, kiểm soát, báo cáo và đánh giá hiệu quả của các dự án.

Một ví dụ về hoạt động của PMO trong dự án phát triển sản phẩm là:

• PMO hỗ trợ xây dựng kế hoạch dự án theo phương pháp Agile, bao gồm xác định các yêu cầu khách hàng, các tính năng sản phẩm, các giai đoạn phát triển và kiểm thử sản phẩm.

• PMO cung cấp các công cụ và kỹ thuật để theo dõi tiến độ và chất lượng của dự án, ví dụ như bảng Kanban, biểu đồ Burn-down, biểu đồ Burn-up.

• PMO tổ chức các cuộc họp Scrum hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng để cập nhật tình hình dự án, giải quyết các vấn đề và rủi ro, và thu thập phản hồi từ khách hàng và các bên liên quan.

• PMO báo cáo kết quả và giá trị của dự án cho ban lãnh đạo và các bộ phận khác của tổ chức, ví dụ như bộ phận tiếp thị, bán hàng, hỗ trợ khách hàng.

## Vậy để hoàn thành được những nhiệm vụ kể trên, PMO cần có những Key competence gì?

Key competence là khả năng chủ chốt, là những kỹ năng, kiến thức và thái độ cần thiết để hoàn thành một công việc hiệu quả. Key competence của PMO có thể bao gồm:

✅ Kỹ năng lập kế hoạch chiến lược và đánh giá hiệu quả của các dự án.
✅ Kỹ năng giám sát, kiểm soát và đảm bảo tuân thủ các quy trình, thủ tục và tiêu chuẩn quản lý dự án.
✅ Kỹ năng lưu trữ, phân tích và chia sẻ dữ liệu, thông tin và tri thức về dự án.
✅ Kỹ năng giao tiếp, hợp tác và lãnh đạo với các bên liên quan trong và ngoài tổ chức.
✅ Kỹ năng sáng tạo, linh hoạt và giải quyết vấn đề trong môi trường thay đổi nhanh chóng.
✅ Kiến thức về các phương pháp, công cụ và kỹ thuật quản lý dự án, đặc biệt là Agile.
✅ Thái độ tích cực, chuyên nghiệp và cam kết với mục tiêu của dự án và tổ chức.

## Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của PMO?

Trong thực tế, PMO hoạt động với 3 cấp độ kiểm soát khác nhau, cụ thể:

1️⃣ PMO hỗ trợ: Các PMO hỗ trợ đóng vai trò tư vấn cho các dự án bằng cách cung cấp các biểu mẫu, thực tiễn tốt nhất, đào tạo, nguồn tiếp cận thông tin và các bài học kinh nghiệm từ các dự án khác. Mức độ kiểm soát của PMO này thấp.
2️⃣ PMO kiểm soát: Các PMO kiểm soát đóng vai trò hỗ trợ và yêu cầu sự tuân thủ thông qua nhiều phương tiện. Mức độ kiểm soát của PMO loại này là vừa phải. Sự tuân thủ có thể bao gồm: Tiếp nhận các khuôn mẫu quản lý dự án hoặc phương pháp luận; Sử dụng các mẫu, biểu mẫu và công cụ cụ thể; và Phù hợp với các khuôn khổ quản trị.
3️⃣ PMO chỉ đạo: Các PMO chỉ đạo kiểm soát các dự án bằng cách trực tiếp quản lý các dự án. Các giám đốc dự án được phân công và báo cáo cho PMO. Mức độ kiểm soát của PMO này cao.

Tiêu chí để đánh giá hiệu quả hoạt động của PMO có thể khác nhau tùy theo mục tiêu và vai trò của PMO trong tổ chức. Dưới đây là một số tiêu chí thường dùng để đánh giá hiệu quả hoạt động của PMO:

✅ Mức độ hài lòng và tin tưởng của các bên liên quan đối với PMO: Đo lường sự hài lòng và tin tưởng của các quản lý dự án, các nhóm dự án, các khách hàng, các nhà cung cấp và các bộ phận khác của tổ chức đối với các dịch vụ và hỗ trợ của PMO. Có thể sử dụng các phương pháp như khảo sát, phỏng vấn hoặc thảo luận nhóm để thu thập ý kiến từ các bên liên quan.
✅ Mức độ tuân thủ và thống nhất của các quy trình quản lý dự án: Đo lường mức độ tuân thủ và thống nhất của các quy trình quản lý dự án mà PMO thiết lập và duy trì trong tổ chức. Có thể sử dụng các phương pháp như kiểm tra, kiểm tra chéo hoặc kiểm toán để kiểm tra tính tuân thủ và thống nhất của các quy trình quản lý dự án.
✅ Mức độ cải thiện và đổi mới của PMO: Đo lường mức độ cải thiện và đổi mới của PMO trong việc cung cấp và hỗ trợ các dịch vụ quản lý dự án cho tổ chức. Có thể sử dụng các phương pháp như so sánh, đánh giá hoặc phân tích để đo lường mức độ cải thiện và đổi mới của PMO.
✅ Mức độ cải thiện và đổi mới của PMO: Đo lường mức độ cải thiện và đổi mới của PMO trong việc cung cấp và hỗ trợ các dịch vụ quản lý dự án cho tổ chức. Có thể sử dụng các phương pháp như so sánh, đánh giá hoặc phân tích để đo lường mức độ cải thiện và đổi mới của PMO.

Mức độ tạo ra giá trị cho tổ chức của PMO: Đo lường mức độ tạo ra giá trị cho tổ chức của PMO thông qua việc hỗ trợ và quản lý các dự án. Có thể sử dụng các phương pháp như tính toán, ước tính hoặc định giá để đo lường mức độ tạo ra giá trị cho tổ chức của PMO.

Tùy theo cấp độ kiểm soát của PMO, các tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của PMO có thể có ưu và nhược điểm khác nhau. Một số ưu và nhược điểm có thể kể ra là:

• PMO hỗ trợ: ✅Ưu điểm: Dễ dàng thu thập ý kiến từ các bên liên quan; Không gây áp lực cho các quản lý dự án; Tạo điều kiện cho việc chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm giữa các dự án. ❌Nhược điểm: Không có quyền lực để thực thi các tiêu chuẩn và quy trình quản lý dự án; Không có tầm nhìn toàn diện về danh mục dự án của tổ chức; Khó khăn trong việc đo lường mức độ tạo ra giá trị cho tổ chức của PMO.
• PMO kiểm soát: ✅Ưu điểm: Có quyền lực để thực thi các tiêu chuẩn và quy trình quản lý dự án; Có tầm nhìn toàn diện về danh mục dự án của tổ chức; Có thể đo lường mức độ tạo ra giá trị cho tổ chức của PMO một cách rõ ràng và chính xác. ❌Nhược điểm: Khó khăn trong việc thu thập ý kiến từ các bên liên quan; Có thể gây ra sự cứng nhắc và đồng nhất hóa trong quản lý dự án; Có thể gây ra sự xung đột và kháng cự từ phía các bên liên quan.
• PMO chỉ đạo: ✅Ưu điểm: Có quyền lực cao nhất trong việc quản lý các dự án; Có tầm nhìn toàn diện về danh mục dự án của tổ chức; Có thể đo lường mức độ tạo ra giá trị cho tổ chức của PMO một cách rõ ràng và chính xác. ❌Nhược điểm: Tốn kém và phức tạp trong việc thu thập ý kiến từ các bên liên quan; Có thể gây ra sự mất cân bằng giữa vai trò của PMO và vai trò của các bộ phận khác trong tổ chức; Có thể gây ra sự thiếu linh hoạt và sáng tạo trong quản lý dự án.

PMO là một khâu trọng yếu trong chuyển đổi Agile của các tổ chức hiện đại. PMO có thể hỗ trợ và quản lý các dự án theo phương pháp Agile một cách hiệu quả và mang lại giá trị cho tổ chức.

Tuy nhiên, để PMO hoạt động hiệu quả, cần phải xác định rõ vai trò và trách nhiệm của PMO trong tổ chức, sáng kiến, dự án. Cũng cần phải xây dựng các key competence cho PMO để đáp ứng được các yêu cầu và thách thức của môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng. Ngoài ra, cần phải đánh giá hiệu quả hoạt động của PMO theo các tiêu chí phù hợp với mục tiêu và cấp độ kiểm soát của PMO. Có thể có nhiều ưu và nhược điểm của từng cấp độ kiểm soát của PMO, do đó cần phải lựa chọn loại PMO phù hợp nhất với nhu cầu và văn hóa của tổ chức. Chỉ có như vậy, PMO mới có thể trở thành một đối tác chiến lược và một nhân tố quan trọng trong chuyển đổi Agile của tổ chức.

---

Kiến thức về bản MVP bạn có thể tìm hiểu khi học thêm về quản lý dự án (ví dụ chứng chỉ PMP, PMI-ACP). Nếu muốn tìm hiểu nhiều hơn hoặc muốn ôn thi chứng chỉ trong lĩnh vực này, hãy tham khảo Scrumpass.

Tại Scrumpass, chúng tôi cung cấp nền tảng ôn thi PMP, PMI-ACP, PSM, PSPO & các chứng chỉ khác vô cùng đa dạng.

Tiện ích:

• Chế độ thi thử như thi thật
• Có dashboard theo dõi hành trình ôn thi
• Có phân loại biểu đồ kiến thức để nắm bắt kiến thức nào chưa vững
• Hệ thống ôn thi trên cả web & mobile, giúp bạn ôn thi tiện lợi
• Theo dõi ôn thi, đánh dấu câu để dễ dàng tra cứu mỗi khi cần làm lại hoặc tìm hiểu
• Có mentor theo sát, hướng dẫn kĩ càng, giải thích sát sao hỗ trợ kịp thời

ScrumPass là nơi bạn có thể ôn thi các chứng chỉ hiệu quả nhất. ScrumPass Exam Tool là hệ thống luyện thi chứng chỉ quốc tế hàng đầu tại Việt Nam. Nếu quan tâm đến PMP hoặc các chứng chỉ quản lý dự án khác như PSM, PMP-ACP bạn có thể tham khảo tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/scrumpassvn
Group cộng đồng học tập: https://www.facebook.com/groups/270691597973187
Trang chủ Scrumpass: https://scrumpass.com/