Các chương trình và dự án là trọng tâm của kinh doanh. Trong khi các dự án giống như những chuyến tàu được điều hành bởi các nhà quản lý dự án, người quản lý chương trình là người chỉ huy ga, chỉ đạo các chuyến tàu dự án khác nhau.

Quản lý chương trình là gì?

Quản lý chương trình là quá trình quản lý các chương trình được kết nối tới các mục tiêu kinh doanh nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức. Các nhà quản lý chương trình giám sát và điều phối các dự án khác nhau và các sáng kiến ​​chiến lược khác trong toàn bộ tổ chức.

Người quản lý chương trình cũng giúp thúc đẩy sự thay đổi của tổ chức bằng cách trợ giúp với các chuyển đổi nhanh, bao gồm cả việc giúp thực hiện các nguyên tắc của DevOps. Người quản lý chương trình có thể điều chỉnh các quy trình và thực tiễn quản lý chương trình với các giá trị linh hoạt như cộng tác, quyền tự chủ và trao quyền cho nhóm, mang lại giá trị cho khách hàng và thích ứng với sự thay đổi trong thời điểm này. Người quản lý chương trình có thể mang lại sự nhanh nhạy và DevOps cho các nhóm trong các chương trình lớn hoặc các dự án riêng lẻ bằng cách điều chỉnh các chương trình cho phù hợp với các yêu cầu và cơ hội cụ thể của doanh nghiệp.

Quản lý chương trình đôi khi bị nhầm lẫn với quản lý dự án. Quản lý dự án là quá trình dẫn dắt một dự án được thực hiện bởi một nhóm để đạt được các mục tiêu nhất định, chẳng hạn như xây dựng một sản phẩm mới. Một dự án đại diện cho một phần công việc tập trung, duy nhất với một phạm vi cụ thể và đầu ra xác định. Các dự án có thể chạy trong vài năm, nhưng trọng tâm chính của chúng vẫn không đổi. Thành công của một dự án có thể được đo lường bằng việc cung cấp các sản phẩm có thể đáp ứng các mục tiêu lớn hơn của chương trình.

Mặc dù nhấn mạnh vào hiện vật và sản phẩm, quản lý dự án vẫn liên quan đến chiến lược và lập kế hoạch, vì người quản lý dự án phải xác định cách đáp ứng các mục tiêu đã đặt ra khi bắt đầu dự án. Khi một dự án đang được tiến hành, người quản lý dự án sẽ theo dõi tiến độ, phân bổ nguồn lực, quản lý rủi ro, giao tiếp và hơn thế nữa.

Quản lý chương trình đòi hỏi quản lý một chương trình với nhiều dự án liên quan. Vì các chương trình được liên kết với các sáng kiến ​​chiến lược nên chúng thường kéo dài và có thể là vĩnh viễn. Các chương trình tiếp tục thông qua sự thay đổi tổ chức, đóng góp vào nhiều mục tiêu và bao gồm nhiều dự án cung cấp các thành phần cụ thể của sáng kiến ​​chiến lược lớn hơn.

Các dự án có:

Một tập hợp các nhiệm vụ và thời hạn hoàn thành
Liên quan đến việc tạo, cập nhật hoặc xem xét một tài liệu, quy trình, kết quả cụ thể
Phạm vi xác định trước được giới hạn ở một đầu ra cụ thể
Cải thiện chất lượng, hiệu quả, quản lý chi phí hoặc sự hài lòng của khách hàng theo cách cụ thể và xác định trước

Các chương trình có:

Thời hạn không xác định hoặc thời hạn phải thực hiện liên tục trong thời gian dài
Nhiều sản phẩm phân phối với các yếu tố phụ thuộc liên quan đến nhau có thể tiếp tục phát triển dựa trên nhu cầu kinh doanh thay đổi
Một loạt các công việc được hoàn thành cùng nhau để tăng hiệu quả, độ chính xác, độ tin cậy hoặc các nhu cầu kinh doanh khác
Công việc giúp công ty đạt được mục tiêu kinh doanh dài hạn hoặc sáng kiến sẽ hoạt động lâu dài
Thành công mang lại lợi ích lâu dài hoặc mở ra các khả năng mới cho tổ chức

Người quản lý chương trình làm gì?

Các nhà quản lý chương trình cần cân bằng giữa việc cung cấp các sản phẩm, tham gia vào các quyết định chiến lược, quản lý các bên liên quan và giảm thiểu rủi ro trong toàn bộ chương trình. Trong một chương trình tổ chức được trao quyền hoàn toàn, người quản lý chương trình phải có khả năng giải quyết – hoặc kết nối với những người có thể giải quyết – và lập kế hoạch để giảm thiểu bất kỳ vấn đề nào ảnh hưởng đến sáng kiến chiến lược mà họ muốn đạt được.

Người quản lý chương trình có thể thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào sau đây:

Đánh giá trạng thái của danh mục đầu tư

Người quản lý chương trình xem xét và đánh giá danh mục đầu tư bằng cách kết nối với các nhóm để xác định bất kỳ cơ hội cải thiện hoặc giảm thiểu rủi ro nào. Mục tiêu của người quản lý chương trình là duy trì kết nối và đủ tương tác để làm việc theo từng bước hướng tới các mục tiêu chung. Điều này bao gồm kết nối với các nhóm dự án để đảm bảo các nhà quản lý dự án được hỗ trợ.

Quản lý rủi ro

Quản lý rủi ro là một yếu tố chính của quản lý danh mục đầu tư. Rủi ro bao gồm thời gian thực hiện dự án bị trượt, các yêu cầu thay đổi hoặc việc phát hiện thêm các bên liên quan. Người quản lý chương trình cần biết về bất kỳ điều gì có thể ảnh hưởng đến tiến độ hoặc kết quả của chương trình và các dự án liên quan. Lý tưởng nhất là người quản lý chương trình có thể thực hiện các hành động khắc phục để giảm bớt hoặc quản lý rủi ro trong danh mục đầu tư.

Chạy chương trình

Người quản lý chương trình chịu trách nhiệm điều hành chương trình, bao gồm:

Quản lý ngân sách và nguồn lực với sự hợp tác của các nhà quản lý dự án
Xác định các thông số vận hành
Duy trì các yếu tố cốt lõi của chương trình

Tương tác với các bên liên quan

Người quản lý chương trình kết nối với các bên liên quan để hiểu về bối cảnh rộng lớn hơn bao quanh các mục tiêu. Bằng cách hợp tác với các bên liên quan, người quản lý chương trình có thể giúp hướng dẫn các nhóm dự án.

Tinh chỉnh mô hình hoạt động

Mô hình hoạt động định hình cách các nhóm tiến tới mục tiêu của họ. Điều này có thể bao gồm việc thiết lập các kênh liên lạc và phương pháp báo cáo, xác định mục tiêu, thiết lập các ưu tiên trong toàn bộ chương trình. Trong suốt quá trình của một chương trình, người quản lý chương trình sẽ tối ưu hóa mô hình hoạt động để tăng khả năng thành công và giảm tác động của rủi ro.

Quyết định hỗ trợ

Việc ra quyết định có nhiều hình thức, từ tổ chức cuộc họp với những người ra quyết định, đến việc tổng hợp thông tin cơ bản về những quyết định nào là cần thiết hoặc thực hiện phân tích so sánh nhiều lựa chọn. Các nhà quản lý chương trình cụ thể có thể nghiêng về các lĩnh vực khác nhau, tùy thuộc vào thế mạnh của họ. Người quản lý chương trình xem xét các kết quả để xác định các cơ hội cải tiến hệ thống, quy trình hoặc kết quả.

Trọng tâm và phạm vi của mỗi người quản lý chương trình định hình các chi tiết cụ thể về cách họ tham gia vào các hoạt động này.

Người quản lý dự án làm gì?

Kiểm tra trạng thái sản phẩm để xác định xem nó có được giao đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách hay không
Xem xét hàng đợi để xác định công việc mới, theo dõi các nhiệm vụ hiện có và tháo gỡ các yếu tố cụ thể cho nhóm dự án
Lập kế hoạch làm thế nào để đạt được một cột mốc cụ thể mô tả các cơ hội giao tiếp và quản lý các bên liên quan
Đảm bảo rằng công việc của dự án đáp ứng các yêu cầu về chất lượng và độ tin cậy được thiết lập khi bắt đầu dự án

Như bạn có thể thấy, các nhà quản lý chương trình và dự án làm việc trên các nhiệm vụ có liên quan cao. Sự khác biệt chính giữa hai vai trò này là phạm vi:

Các dự án được xác định phạm vi chặt chẽ và được kiểm soát ngay từ đầu, trong khi các chương trình có phạm vi lớn hơn có thể thay đổi trong suốt quá trình của chương trình.
Các dự án hạn chế sự mơ hồ vì thành công đã được xác định rõ ràng ngay từ đầu, trong khi các chương trình cần phải làm việc thông qua sự mơ hồ để xác định những gì cần phải làm và cách khái niệm “thành công” cho chương trình tổng thể.