Quản lý dự án là một lĩnh vực không ngừng phát triển nhằm giúp các tổ chức đạt được mục tiêu một cách hiệu quả. Trong bối cảnh công nghệ và thị trường thay đổi nhanh chóng, việc áp dụng các nguyên tắc quản lý dự án trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

PMBOK 7 đánh dấu một sự thay đổi quan trọng trong cách tiếp cận quản lý dự án. Trước đây, các phiên bản PMBOK tập trung vào quy trình, đưa ra các nhóm quy trình và khuôn khổ chặt chẽ để thực hiện dự án. Tuy nhiên, cách tiếp cận này đôi khi quá cứng nhắc và không phù hợp với sự thay đổi nhanh chóng của môi trường kinh doanh hiện đại.

Trong phiên bản PMBOK 7, PMI đã thay đổi trọng tâm từ quy trình sang nguyên tắc. Điều này có nghĩa là thay vì cung cấp một bộ quy trình cụ thể để tuân theo, PMBOK 7 tập trung vào 12 nguyên tắc cốt lõi giúp các nhà quản lý dự án linh hoạt áp dụng phương pháp phù hợp với từng bối cảnh riêng biệt. Cách tiếp cận mới này cho phép tổ chức thích nghi tốt hơn với sự biến động, tối ưu hóa giá trị và tạo ra kết quả bền vững hơn.

Sự thay đổi lớn trong PMBOK 7 bao gồm:

• Tập trung vào nguyên tắc thay vì quy trình – giúp quản lý dự án có tính linh hoạt hơn.
• Nhấn mạnh giá trị của dự án – thay vì chỉ tập trung vào việc hoàn thành các nhiệm vụ, quản lý dự án cần đảm bảo dự án mang lại giá trị thực sự cho tổ chức.
• Áp dụng tư duy hệ thống – không chỉ nhìn vào dự án như một tập hợp các công việc riêng lẻ mà xem xét mối quan hệ giữa dự án với tổ chức và môi trường xung quanh.
• Linh hoạt và thích ứng – khuyến khích các nhà quản lý dự án điều chỉnh phương pháp để phù hợp với từng tình huống cụ thể thay vì tuân theo một khuôn khổ cố định.

Dưới đây là 12 nguyên tắc quản lý dự án theo PMBOK 7:

1. Quản trị (Stewardship): Quản lý dự án một cách đạo đức, có trách nhiệm và bền vững.
2. Đội ngũ (Team): Xây dựng và duy trì một đội ngũ hiệu quả, hợp tác và có sự tin tưởng.
3. Các bên liên quan (Stakeholders): Hiểu rõ và quản lý mong đợi của các bên liên quan.
4. Giá trị (Value): Đảm bảo dự án tạo ra giá trị thực tế cho tổ chức.
5. Tư duy hệ thống (Systems Thinking): Nhìn nhận dự án trong một hệ thống tổng thể để tối ưu hiệu quả.
6. Lãnh đạo (Leadership): Truyền cảm hứng và định hướng cho đội ngũ để đạt được mục tiêu chung.
7. Điều chỉnh (Tailoring): Linh hoạt điều chỉnh phương pháp quản lý phù hợp với từng dự án.
8. Chất lượng (Quality): Kiểm soát và đảm bảo chất lượng sản phẩm và kết quả dự án.
9. Độ phức tạp (Complexity): Nhận diện, phân tích và xử lý các yếu tố phức tạp trong dự án.
10. Tối ưu hóa (Optimization): Sử dụng nguồn lực hiệu quả nhất để tối ưu kết quả dự án.
11. Thích nghi và linh hoạt (Adaptability & Resilience): Chủ động thích nghi với sự thay đổi và duy trì tính bền vững.
12. Quản lý thay đổi (Change Management): Dẫn dắt và điều phối sự thay đổi để đảm bảo thành công của dự án.

Đọc thêm: https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/pmbok-standards/12-project-management-principles.pdf?rev=03749f118ff84aca97a64af1d49bb1ac

1. Vùng bên trái: Chứa các nguyên tắc đặc trưng chỉ áp dụng trong quản lý dự án.
2. Vùng bên phải: Chứa các nguyên tắc quản lý chung, không chỉ giới hạn trong lĩnh vực quản lý dự án.
3. Vùng giao nhau: Thể hiện các nguyên tắc chung giữa quản lý dự án và quản lý chung. Đây có thể là các kỹ năng như lãnh đạo, giao tiếp, ra quyết định, quản lý rủi ro, quản lý tài chính, v.v.

Đọc thêm: 12 nguyên tắc quản lý dự án

1. Nguyên tắc 1: Quản lý hành xử có đạo đức và trách nhiệm (Stewardship)

Định nghĩa

Lãnh đạo dự án không chỉ là quản lý công việc mà còn là người bảo vệ các giá trị quan trọng của tổ chức. Điều này bao gồm việc hành xử một cách có trách nhiệm, trung thực và minh bạch, đồng thời cân nhắc tác động tài chính, xã hội và môi trường của dự án.

Phạm vi áp dụng (Scope)

Áp dụng cho tất cả những ai tham gia vào dự án, đặc biệt là quản lý dự án, nhà tài trợ (sponsor) và quản lý cấp cao.

Các giá trị cốt lõi cần tuân thủ

• Chính trực: Luôn trung thực, minh bạch trong mọi quyết định.
• Quan tâm: Đặt lợi ích của tổ chức và cộng đồng lên trên lợi ích cá nhân.
• Đáng tin cậy: Thực hiện cam kết và chịu trách nhiệm với công việc của mình.
• Tuân thủ: Làm việc theo các quy định, tiêu chuẩn của tổ chức và ngành nghề.
• Tư duy toàn diện: Luôn xem xét tác động tổng thể của dự án đến các bên liên quan.

Quản lý dự án bao gồm:

• Đảm bảo các quy trình, quyết định đều minh bạch.
• Xây dựng văn hóa làm việc tôn trọng đạo đức nghề nghiệp.
• Đề cao trách nhiệm giải trình và giải quyết xung đột công bằng.
• Chủ động xác định và giải quyết rủi ro về đạo đức và tuân thủ.
• Cân nhắc cả tác động tài chính, xã hội và môi trường khi ra quyết định.

Nguyên tắc

• Lòng tin là nền tảng quan trọng của mọi dự án.
• Lãnh đạo phải làm gương trong các hành vi đạo đức.
• Một môi trường làm việc minh bạch sẽ giúp đội nhóm làm việc hiệu quả hơn.
• Hành xử có trách nhiệm không chỉ giúp dự án thành công mà còn tạo ra tác động tích cực lâu dài.

Ứng dụng thực tế trong quản lý dự án

• Xây dựng bộ quy tắc đạo đức riêng cho dự án.
• Định kỳ kiểm tra tuân thủ và có kế hoạch đào tạo về đạo đức nghề nghiệp.
• Thiết lập cơ chế báo cáo sai phạm mà không sợ bị trừng phạt.
• Tích hợp các tiêu chí bền vững (sustainability) vào quá trình ra quyết định dự án.

Ví dụ minh họa

Một công ty phần mềm phát triển ứng dụng quản lý tài chính cho khách hàng. Trong quá trình triển khai, nhóm phát hiện một lỗi bảo mật nghiêm trọng. Thay vì giấu đi, nhóm báo cáo ngay cho ban lãnh đạo, sửa lỗi kịp thời và thông báo minh bạch cho khách hàng. Điều này giúp công ty duy trì uy tín và tránh rủi ro pháp lý.

2. Nguyên tắc 2: Hợp tác nhóm hiệu quả (Team)

Định nghĩa

Dự án không thể thành công nếu chỉ dựa vào một cá nhân – nó đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng của cả một tập thể. Một nhóm làm việc hiệu quả không chỉ đạt được mục tiêu chung mà còn giúp từng thành viên phát triển và tạo ra môi trường làm việc tích cực.

Phạm vi áp dụng (Scope)

Áp dụng cho tất cả các thành viên nhóm dự án, từ quản lý dự án đến các chuyên gia kỹ thuật, nhà phân tích và các bên liên quan khác.

Các giá trị cốt lõi cần tuân thủ

• Cộng tác: Hỗ trợ và làm việc cùng nhau để đạt mục tiêu chung.
• Tin tưởng: Xây dựng môi trường nơi mọi người cảm thấy an toàn khi chia sẻ ý kiến.
• Tôn trọng: Lắng nghe và đánh giá cao quan điểm của từng thành viên.
• Học hỏi: Không ngừng cải thiện kỹ năng cá nhân và tập thể.
• Gắn kết: Đảm bảo mọi người cùng hướng đến một mục tiêu chung.

Quản lý dự án bao gồm:

• Thiết lập vai trò và trách nhiệm rõ ràng để tránh chồng chéo công việc.
• Tạo môi trường làm việc nơi mọi thành viên cảm thấy được lắng nghe và đóng góp.
• Khuyến khích sự cởi mở và chia sẻ kiến thức giữa các thành viên.
• Đưa ra phản hồi tích cực và xây dựng để giúp nhóm phát triển.
• Giải quyết mâu thuẫn một cách công bằng và khuyến khích sự hợp tác thay vì đối đầu.

Nguyên tắc bổ sung

• Nhóm mạnh là nhóm có sự đa dạng về kỹ năng và quan điểm.
• Hợp tác tốt sẽ giúp dự án linh hoạt hơn trước những thay đổi.
• Văn hóa đội nhóm là yếu tố quyết định sự thành công của dự án.
• Nhóm học hỏi liên tục sẽ có khả năng thích nghi và sáng tạo cao hơn.

Ứng dụng thực tế trong quản lý dự án

• Áp dụng phương pháp Scrum hoặc Agile để tăng cường hợp tác và phản hồi liên tục.
• Tổ chức các buổi họp nhóm thường xuyên để chia sẻ tiến độ và giải quyết khó khăn.
• Khuyến khích các hoạt động team-building để tăng sự gắn kết trong nhóm.
• Sử dụng các công cụ hỗ trợ làm việc nhóm như Trello, Jira, Microsoft Teams để đảm bảo thông tin được chia sẻ đầy đủ.

Ví dụ minh họa

Một nhóm phát triển sản phẩm trong công ty công nghệ đang gặp khó khăn trong việc phối hợp giữa lập trình viên, nhà thiết kế và đội kiểm thử. Để cải thiện, nhóm triển khai các buổi họp Scrum hằng ngày, tạo không gian để các thành viên chia sẻ vấn đề họ gặp phải và hỗ trợ lẫn nhau. Nhờ vậy, các rào cản được gỡ bỏ nhanh hơn, sản phẩm được hoàn thiện đúng hạn và chất lượng tốt hơn.

3. Nguyên tắc 3: Tương tác với các bên liên quan (Stakeholder Engagement)

Định nghĩa

Mỗi dự án đều chịu tác động từ nhiều bên liên quan, từ khách hàng, nhà tài trợ đến đội ngũ nội bộ. Việc chủ động lắng nghe, hợp tác và duy trì mối quan hệ chặt chẽ với họ không chỉ giúp dự án vận hành suôn sẻ mà còn tạo ra giá trị bền vững.

Phạm vi áp dụng (Scope)

Áp dụng cho tất cả các bên liên quan, bao gồm:

• Internal stakeholders (bên liên quan nội bộ): Nhóm dự án, ban lãnh đạo, nhà tài trợ.
• External stakeholders (bên liên quan bên ngoài): Khách hàng, đối tác, cơ quan quản lý, thậm chí cả đối thủ cạnh tranh.

Các giá trị cốt lõi cần tuân thủ

• Chủ động: Không chờ đợi mà tích cực kết nối với các bên liên quan.
• Lắng nghe: Hiểu rõ mong đợi, nhu cầu và quan ngại của từng nhóm.
• Minh bạch: Cung cấp thông tin rõ ràng để tránh hiểu lầm và xây dựng niềm tin.
• Hợp tác: Cùng nhau giải quyết vấn đề và tìm kiếm giải pháp tốt nhất.
• Tạo giá trị: Đảm bảo rằng mối quan hệ với các bên liên quan mang lại lợi ích cho cả hai phía.

Quản lý dự án bao gồm:

• Xác định các bên liên quan ngay từ khi bắt đầu dự án.
• Phân tích mức độ ảnh hưởng, quyền lợi và kỳ vọng của từng bên.
• Thiết lập chiến lược giao tiếp phù hợp với từng nhóm.
• Duy trì đối thoại liên tục để kịp thời điều chỉnh kế hoạch nếu cần.
• Giải quyết xung đột và cân bằng lợi ích giữa các bên liên quan.

Nguyên tắc bổ sung

• Càng gắn kết sớm, dự án càng giảm rủi ro.
• Một số bên liên quan có thể ảnh hưởng lớn dù không trực tiếp tham gia dự án.
• Giao tiếp hiệu quả giúp tránh hiểu lầm và xây dựng sự ủng hộ.
• Giá trị không chỉ đến từ kết quả dự án mà còn từ mối quan hệ lâu dài với các bên liên quan.

Ứng dụng thực tế trong quản lý dự án

• Sử dụng ma trận Power-Interest Grid để phân loại stakeholders và xây dựng chiến lược phù hợp.
• Tổ chức các cuộc họp định kỳ để cập nhật tiến độ và lấy phản hồi.
• Xây dựng quy trình phản hồi để xử lý các vấn đề kịp thời.
• Sử dụng các công cụ như khảo sát, phỏng vấn để hiểu sâu hơn về mong đợi của stakeholders.

4. Nguyên tắc 4: Tập trung vào giá trị (Value Focus)

Định nghĩa

Mọi quyết định trong dự án đều cần hướng đến việc tạo ra giá trị thực sự, không chỉ cho tổ chức mà còn cho khách hàng và các bên liên quan. Giá trị không chỉ đo lường bằng tài chính mà còn có thể là tác động xã hội, sự hài lòng của khách hàng hay cải tiến quy trình.

Phạm vi áp dụng (Scope)

Áp dụng xuyên suốt vòng đời dự án, từ khởi tạo, lập kế hoạch, thực thi đến bàn giao.

Được đánh giá dựa trên:

• Lợi ích tài chính (doanh thu, tiết kiệm chi phí).
• Tác động xã hội (cải thiện cuộc sống, bảo vệ môi trường).
• Giá trị sử dụng (sản phẩm, dịch vụ có đáp ứng nhu cầu thực tế không).

Các giá trị cốt lõi cần tuân thủ

• Định hướng kết quả: Không chỉ tập trung vào quy trình mà phải đảm bảo đầu ra có ý nghĩa.
• Hiệu quả: Tối ưu hóa tài nguyên để tạo ra giá trị cao nhất.
• Linh hoạt: Điều chỉnh dự án theo nhu cầu thực tế để tối đa hóa giá trị.
• Bền vững: Đảm bảo giá trị không chỉ tồn tại ngắn hạn mà còn lâu dài.

Quản lý dự án bao gồm:

• Xác định giá trị cốt lõi mà dự án cần mang lại.
• Định kỳ đánh giá và điều chỉnh kế hoạch dự án để đảm bảo giá trị tối đa.
• Gắn kết các bên liên quan để hiểu rõ giá trị mong đợi từ họ.
• Đo lường giá trị bằng các chỉ số cụ thể (KPIs).
• Đảm bảo nhóm dự án hiểu rõ mục tiêu giá trị để tập trung vào những hoạt động quan trọng nhất.

Nguyên tắc

• Giá trị có thể thay đổi theo thời gian, cần cập nhật thường xuyên.
• Một dự án có thể thành công về mặt kỹ thuật nhưng thất bại nếu không tạo ra giá trị thực sự.
• Giá trị không phải lúc nào cũng đo lường được bằng con số, mà còn thể hiện qua trải nghiệm và sự hài lòng.
• Dự án không nên chỉ chạy theo tiến độ mà bỏ qua yếu tố giá trị cốt lõi.

Ứng dụng thực tế trong quản lý dự án

• Áp dụng phương pháp quản trị theo giá trị (Value-Driven Management).
• Sử dụng kỹ thuật Lean hoặc Agile để tối ưu hóa giá trị trong từng giai đoạn.
• Xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) để đo lường giá trị thực tế.
• Định kỳ tổ chức các buổi họp đánh giá giá trị với stakeholders để đảm bảo dự án đi đúng hướng.

Ví dụ minh họa

Một công ty phát triển phần mềm đang xây dựng một ứng dụng quản lý tài chính cá nhân. Ban đầu, nhóm tập trung vào việc tích hợp nhiều tính năng cao cấp, nhưng sau khi thu thập phản hồi từ người dùng, họ nhận ra rằng khách hàng chỉ cần một giao diện đơn giản và dễ sử dụng. Nhóm quyết định điều chỉnh lại sản phẩm, tập trung vào các tính năng cốt lõi thay vì mở rộng quá nhiều, giúp ứng dụng đạt được tỷ lệ chấp nhận cao hơn và gia tăng giá trị thực sự cho người dùng.

5. Nguyên tắc 5: Tư duy hệ thống (Systems Thinking)

Định nghĩa

Dự án không tồn tại độc lập mà là một phần của một hệ thống lớn hơn, bao gồm tổ chức, thị trường và môi trường kinh doanh. Một thay đổi nhỏ trong dự án có thể ảnh hưởng đến nhiều yếu tố khác. Do đó, tư duy hệ thống giúp nhà quản lý nhìn nhận dự án một cách tổng thể để đưa ra quyết định đúng đắn.

Phạm vi áp dụng (Scope)

Áp dụng trong tất cả các giai đoạn dự án, đặc biệt quan trọng khi ra quyết định chiến lược, thay đổi quy trình hoặc giải quyết vấn đề phức tạp.

Các giá trị cốt lõi cần tuân thủ

• Toàn diện: Không chỉ tập trung vào từng phần mà phải xem xét bức tranh tổng thể.
• Linh hoạt: Nhận diện và thích ứng với các yếu tố nội bộ và bên ngoài.
• Tác động qua lại: Hiểu được mối liên hệ giữa các yếu tố trong dự án.
• Tư duy dài hạn: Đánh giá quyết định không chỉ dựa trên kết quả trước mắt mà cả tác động lâu dài.

Quản lý dự án bao gồm:

• Nhìn nhận dự án như một phần của hệ thống lớn hơn.
• Phân tích tác động của các quyết định đối với toàn bộ tổ chức.
• Duy trì sự nhạy bén với các thay đổi bên ngoài và bên trong tổ chức.
• Kết nối các yếu tố liên quan để tránh các vấn đề tiềm ẩn.

Nguyên tắc

• Một thay đổi nhỏ trong một khâu có thể ảnh hưởng đến toàn bộ dự án.
• Không có quyết định nào chỉ ảnh hưởng đến một phần – mọi thứ đều liên kết với nhau.
• Việc không hiểu rõ hệ thống có thể dẫn đến những quyết định sai lầm.

Ứng dụng thực tế trong quản lý dự án

• Sử dụng sơ đồ tư duy hoặc bản đồ hệ thống để hình dung mối quan hệ giữa các yếu tố trong dự án.
• Định kỳ đánh giá tác động của dự án đối với tổ chức, thị trường và các bên liên quan.
• Liên tục cập nhật thông tin về các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến dự án.

Ví dụ minh họa

Một công ty sản xuất xe điện muốn thay đổi nguyên liệu pin để thân thiện hơn với môi trường. Tuy nhiên, nhóm dự án nhận ra rằng điều này có thể làm tăng chi phí, ảnh hưởng đến chiến lược giá và chuỗi cung ứng. Nhờ áp dụng tư duy hệ thống, họ tìm ra cách tối ưu hóa quy trình sản xuất để giảm chi phí, đảm bảo sự cân bằng giữa lợi ích môi trường và hiệu quả kinh doanh.

6. Nguyên tắc 6: Lãnh đạo hiệu quả (Leadership)

Định nghĩa

Lãnh đạo dự án không chỉ là việc đưa ra mệnh lệnh mà còn là khả năng truyền cảm hứng, thúc đẩy đội nhóm và tạo ra môi trường làm việc tích cực. Một nhà lãnh đạo tốt giúp đội nhóm phát huy tối đa tiềm năng và đồng hành cùng họ trong những thời điểm khó khăn.

Phạm vi áp dụng (Scope)

Áp dụng trong mọi hoạt động quản lý và làm việc nhóm, đặc biệt quan trọng trong giai đoạn lập kế hoạch, triển khai và xử lý xung đột.

Các giá trị cốt lõi cần tuân thủ

• Tạo động lực: Giúp đội nhóm thấy được ý nghĩa của công việc họ làm.
• Hỗ trợ: Lắng nghe và hỗ trợ khi cần thiết, thay vì chỉ giao nhiệm vụ.
• Làm gương: Thể hiện sự chính trực, minh bạch và đạo đức.
• Linh hoạt: Điều chỉnh phong cách lãnh đạo để phù hợp với từng tình huống và cá nhân.

Quản lý dự án bao gồm

• Xây dựng văn hóa làm việc dựa trên sự tôn trọng và hợp tác.
• Giúp đội nhóm hiểu rõ mục tiêu và ý nghĩa của công việc họ làm.
• Khuyến khích sự sáng tạo và chủ động trong giải quyết vấn đề.
• Duy trì tinh thần tích cực ngay cả trong giai đoạn khó khăn.

Nguyên tắc

• Một nhà lãnh đạo giỏi không chỉ ra lệnh mà còn biết lắng nghe.
• Tinh thần đội nhóm quan trọng không kém gì kỹ năng chuyên môn.
• Phong cách lãnh đạo hiệu quả có thể thay đổi tùy theo tình huống.

Một môi trường dự án ưu tiên tầm nhìn, sự sáng tạo, động lực, sự nhiệt tình, khuyến khích và thấu hiểu có thể hỗ trợ các kết quả tốt hơn. Những đặc điểm này thường gắn liền với khả năng lãnh đạo. Lãnh đạo bao gồm thái độ, tài năng, tính cách và hành vi để tác động đến các cá nhân trong và ngoài nhóm dự án nhằm đạt được kết quả mong muốn.

Lãnh đạo không dành riêng cho bất kỳ vai trò cụ thể nào. Các dự án hoạt động hiệu quả có thể có nhiều người thể hiện kỹ năng lãnh đạo hiệu quả, ví dụ như người quản lý dự án, nhà tài trợ, các bên liên quan, quản lý cấp cao hoặc thậm chí các thành viên trong nhóm dự án. Bất kỳ ai làm việc trong một dự án đều có thể thể hiện những đặc điểm, phong cách và kỹ năng lãnh đạo hiệu quả để giúp nhóm dự án thực hiện và mang lại kết quả cần thiết.

Ứng dụng thực tế trong quản lý dự án

• Áp dụng các phương pháp như coaching và mentoring để phát triển đội nhóm.
• Tổ chức các buổi phản hồi mở để hiểu mong muốn và khó khăn của nhóm.
• Sử dụng phong cách lãnh đạo linh hoạt theo từng giai đoạn của dự án.

Ví dụ minh họa

Một công ty công nghệ đang phát triển một sản phẩm mới với thời gian gấp rút. Để giữ tinh thần làm việc của đội nhóm, người quản lý dự án tổ chức các buổi họp ngắn hàng ngày để ghi nhận nỗ lực, hỗ trợ giải quyết vấn đề và duy trì động lực. Kết quả là nhóm làm việc hiệu quả hơn mà không bị kiệt sức.

7. Nguyên tắc 7: Điều chỉnh linh hoạt (Tailoring)

Định nghĩa

Không có một phương pháp quản lý dự án nào phù hợp cho tất cả. Mỗi dự án có bối cảnh, mục tiêu và ràng buộc riêng, đòi hỏi nhà quản lý phải điều chỉnh cách tiếp cận để đạt hiệu quả cao nhất. Điều chỉnh linh hoạt giúp tối ưu hóa giá trị, kiểm soát chi phí và đẩy nhanh tiến độ.

Phạm vi áp dụng (Scope)

Áp dụng trong toàn bộ vòng đời dự án, từ lập kế hoạch, triển khai đến đánh giá kết quả.

Các giá trị cốt lõi cần tuân thủ

• Thực tiễn: Lựa chọn phương pháp phù hợp với dự án thay vì áp dụng máy móc.
• Linh hoạt: Sẵn sàng thay đổi chiến lược nếu cần thiết.
• Tối ưu hóa: Đảm bảo dự án đạt hiệu quả cao nhất với nguồn lực có sẵn.
• Liên tục cải tiến: Điều chỉnh trong suốt quá trình để phản ứng kịp thời với thay đổi.

Quản lý dự án bao gồm

• Phân tích đặc điểm của dự án để xác định phương pháp tiếp cận phù hợp.
• Điều chỉnh quy trình, công cụ và phương pháp làm việc theo bối cảnh thực tế.
• Định kỳ đánh giá và cập nhật chiến lược quản lý dự án.
• Đảm bảo sự đồng thuận của các bên liên quan khi thay đổi cách tiếp cận.

Nguyên tắc

• Không có công thức chung, điều quan trọng là chọn cách tiếp cận phù hợp nhất.
• Một phương pháp hiệu quả ở dự án này có thể không hiệu quả ở dự án khác.
• Linh hoạt không có nghĩa là tùy tiện, mà phải dựa trên phân tích và đánh giá cẩn thận.

Ứng dụng thực tế trong quản lý dự án

• Kết hợp giữa phương pháp Agile và Waterfall trong các dự án lai (Hybrid Project).
• Điều chỉnh quy trình làm việc cho phù hợp với năng lực và văn hóa tổ chức.
• Áp dụng phương pháp thử nghiệm nhỏ trước khi triển khai trên quy mô lớn.

8. Nguyên tắc 8: Chất lượng (Quality)

Định nghĩa

Mục tiêu cuối cùng của dự án không chỉ là hoàn thành công việc mà còn phải đảm bảo chất lượng. Một sản phẩm hay dịch vụ có chất lượng tốt phải đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan, phù hợp với tiêu chuẩn và mang lại giá trị thực sự.

Phạm vi áp dụng (Scope)

Áp dụng trong toàn bộ vòng đời dự án, từ thiết kế, triển khai đến kiểm tra và bàn giao.

Các giá trị cốt lõi cần tuân thủ

• Phù hợp yêu cầu: Đáp ứng kỳ vọng của khách hàng và các bên liên quan.
• Liên tục cải tiến: Không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm và quy trình.
• Hiệu quả: Đảm bảo chất lượng mà không lãng phí tài nguyên.
• Kiểm soát: Xây dựng cơ chế giám sát để đảm bảo chất lượng trong suốt dự án.

Quản lý dự án bao gồm

• Định nghĩa rõ ràng tiêu chuẩn chất lượng ngay từ đầu.
• Thiết lập cơ chế kiểm tra chất lượng trong từng giai đoạn dự án.
• Định kỳ đánh giá và cải tiến quy trình để tối ưu hóa chất lượng.
• Đảm bảo đội nhóm hiểu rõ yêu cầu chất lượng và cam kết thực hiện.

Nguyên tắc

• Chất lượng không phải là một giai đoạn riêng biệt, mà là một phần của toàn bộ quy trình.
• Việc sửa lỗi sau khi dự án hoàn thành sẽ tốn kém hơn nhiều so với việc kiểm soát chất lượng ngay từ đầu.
• Chất lượng không chỉ nằm ở sản phẩm mà còn ở dịch vụ, quy trình và trải nghiệm người dùng.

Ứng dụng thực tế trong quản lý dự án

• Sử dụng các phương pháp kiểm soát chất lượng như Six Sigma, Kaizen.
• Áp dụng các tiêu chuẩn như ISO 9001 để đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
• Định kỳ thu thập phản hồi từ khách hàng để cải tiến chất lượng.

Ví dụ minh họa

Một công ty sản xuất thiết bị y tế áp dụng tiêu chuẩn ISO 13485 để đảm bảo chất lượng sản phẩm. Trong quá trình phát triển, nhóm dự án thường xuyên kiểm tra và thử nghiệm để đảm bảo thiết bị đạt yêu cầu an toàn và hiệu suất. Nhờ đó, sản phẩm được khách hàng đánh giá cao và giúp công ty mở rộng thị trường.

9. Nguyên tắc 9: Quản lý rủi ro (Risk Management)

Định nghĩa

Rủi ro là điều không thể tránh khỏi trong bất kỳ dự án nào. Một dự án thành công không phải là dự án không có rủi ro, mà là dự án biết cách nhận diện, đánh giá và kiểm soát rủi ro một cách hiệu quả.

Phạm vi áp dụng (Scope)

Áp dụng trong toàn bộ vòng đời dự án, từ lập kế hoạch, thực thi đến kết thúc.

Rủi có gồm 2 loại:

• Rủi ro tiêu cực (Threats): Đây là những yếu tố có thể gây tác động xấu đến dự án, như chậm tiến độ, vượt ngân sách hoặc không đạt được mục tiêu. Cách xử lý thường là tránh, giảm thiểu, chuyển giao hoặc chấp nhận rủi ro.
• Rủi ro tích cực (Opportunities): Đây là những tình huống có thể mang lại lợi ích cho dự án, như giảm chi phí, rút ngắn thời gian hoặc cải thiện chất lượng. Cách xử lý thường là khai thác, chia sẻ, nâng cao hoặc chấp nhận cơ hội.

Các giá trị cốt lõi cần tuân thủ

• Chủ động: Xác định rủi ro từ sớm để có phương án xử lý.
• Cân nhắc lợi ích – chi phí: Đánh giá mức độ ảnh hưởng và chi phí kiểm soát rủi ro.
• Linh hoạt: Điều chỉnh kế hoạch quản lý rủi ro theo tình hình thực tế.
• Đồng thuận: Đảm bảo các bên liên quan hiểu và chấp nhận chiến lược quản lý rủi ro.

Quản lý dự án bao gồm

• Nhận diện và đánh giá rủi ro tiềm ẩn của dự án.
• Lập kế hoạch ứng phó cho từng loại rủi ro.
• Theo dõi rủi ro liên tục và điều chỉnh phương án khi cần.
• Truyền thông rõ ràng về rủi ro với các bên liên quan.

Nguyên tắc

• Không có dự án nào hoàn toàn không có rủi ro, điều quan trọng là biết cách kiểm soát.
• Quản lý rủi ro hiệu quả có thể biến thách thức thành cơ hội.
• Việc bỏ qua rủi ro có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.
• Có thể tận dụng các rủi ro tích cực để mang lại những điểm sáng trong dự án.
• Sử dụng Cone of uncertainty để nhận diện rủi ro sớm.

Ứng dụng thực tế trong quản lý dự án

• Sử dụng ma trận rủi ro để đánh giá mức độ ảnh hưởng và khả năng xảy ra.
• Thiết lập kế hoạch dự phòng để đối phó với các rủi ro chính.
• Định kỳ cập nhật danh sách rủi ro và điều chỉnh chiến lược quản lý.

Ví dụ minh họa

Một công ty tổ chức sự kiện ngoài trời nhận thấy rằng thời tiết xấu có thể ảnh hưởng đến chương trình. Nhóm dự án đã lên phương án dự phòng như thuê địa điểm trong nhà làm phương án thay thế và chuẩn bị sẵn kế hoạch truyền thông nếu có thay đổi. Nhờ vậy, sự kiện diễn ra thành công bất chấp mưa lớn vào ngày tổ chức.

10. Nguyên tắc 10: Tư duy hệ thống (Systems Thinking)

Định nghĩa

Một dự án không tồn tại riêng lẻ mà luôn liên kết với nhiều yếu tố khác trong tổ chức và môi trường xung quanh. Tư duy hệ thống giúp chúng ta nhìn thấy bức tranh toàn cảnh, hiểu rõ cách các yếu tố ảnh hưởng lẫn nhau để đưa ra quyết định đúng đắn.

Phạm vi áp dụng (Scope)

Áp dụng trong toàn bộ vòng đời dự án, từ lập kế hoạch, thực hiện, đến đánh giá sau dự án.

Các giá trị cốt lõi cần tuân thủ

• Tổng thể hơn từng phần: Không chỉ tập trung vào từng chi tiết mà phải xem xét sự kết nối giữa các yếu tố.
• Linh hoạt và thích ứng: Luôn đánh giá và điều chỉnh để phù hợp với môi trường thay đổi.
• Quan sát đa chiều: Nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ để có cách tiếp cận phù hợp.
• Tính kết nối: Hiểu rõ cách dự án ảnh hưởng đến tổ chức và ngược lại.

Quản lý dự án bao gồm

• Xác định các mối liên hệ giữa dự án với chiến lược và mục tiêu tổ chức.
• Hiểu rõ tác động của các yếu tố bên trong và bên ngoài đến dự án.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo sự thống nhất.
• Nhìn nhận dự án trong bối cảnh rộng hơn, không chỉ giới hạn trong phạm vi nhóm dự án.

Nguyên tắc

• Một thay đổi nhỏ trong dự án có thể ảnh hưởng lớn đến tổ chức.
• Hiểu rõ hệ thống giúp dự đoán và xử lý rủi ro tốt hơn.
• Tư duy hệ thống không chỉ là phân tích, mà còn là sự kết nối và phối hợp giữa các bên liên quan.

Ứng dụng thực tế trong quản lý dự án

• Khi thay đổi quy trình làm việc, cần xem xét ảnh hưởng đến các bộ phận khác trước khi triển khai.
• Một dự án phát triển sản phẩm mới phải cân nhắc đến khả năng sản xuất, chuỗi cung ứng và thị trường.
• Quản lý dự án phần mềm phải hiểu rõ cách sản phẩm tích hợp với hệ thống hiện tại của khách hàng.

Ví dụ minh họa

Một công ty bán lẻ muốn triển khai hệ thống quản lý hàng tồn kho mới để giảm chi phí. Nếu chỉ tập trung vào việc thay đổi phần mềm mà không tính đến cách nhân viên sử dụng, tác động đến chuỗi cung ứng và khả năng thích nghi của khách hàng, dự án có thể thất bại. Nhờ áp dụng tư duy hệ thống, công ty đã thực hiện đào tạo nhân viên, thử nghiệm hệ thống trước khi triển khai và tối ưu hóa quy trình vận hành.

11. Nguyên tắc 11: Khả năng thích ứng và kiên cường (Adaptability & Resiliency)

Định nghĩa

Dự án luôn đối mặt với những thay đổi bất ngờ. Khả năng thích ứng giúp nhóm dự án điều chỉnh hướng đi một cách nhanh chóng, trong khi sự kiên cường giúp họ duy trì sự ổn định và tiếp tục tiến lên dù gặp thử thách.

Phạm vi áp dụng (Scope)

Áp dụng trong mọi giai đoạn dự án, đặc biệt quan trọng khi dự án đối mặt với sự thay đổi lớn hoặc rủi ro cao.

Các giá trị cốt lõi cần tuân thủ

• Thay đổi là điều tất yếu: Luôn chuẩn bị tinh thần để đối mặt với những biến động.
• Chủ động thích ứng: Không chỉ phản ứng với thay đổi mà còn tìm kiếm cơ hội từ đó.
• Kiên cường trước khó khăn: Khi gặp trở ngại, không hoảng loạn mà tìm cách vượt qua.
• Học hỏi từ trải nghiệm: Mỗi thách thức là một cơ hội để cải thiện kỹ năng và quy trình.

Quản lý dự án bao gồm

• Xây dựng kế hoạch dự phòng để giảm thiểu tác động của sự thay đổi.
• Phát triển văn hóa tổ chức khuyến khích sự linh hoạt và sáng tạo.
• Liên tục đánh giá tình hình và điều chỉnh chiến lược khi cần thiết.
• Giúp đội nhóm duy trì động lực và tinh thần vững vàng trước thử thách.

Nguyên tắc

• Dự án không bao giờ đi theo đúng kế hoạch 100%, sự linh hoạt là chìa khóa thành công.
• Một đội nhóm kiên cường sẽ không chỉ tồn tại trong khủng hoảng mà còn có thể phát triển mạnh mẽ hơn.
• Sự thích ứng không có nghĩa là thay đổi liên tục, mà là biết khi nào nên thay đổi và thay đổi như thế nào.

Ứng dụng thực tế trong quản lý dự án

• Khi gặp thay đổi trong yêu cầu khách hàng, nhóm dự án nhanh chóng cập nhật kế hoạch thay vì cứng nhắc theo kế hoạch ban đầu.
• Trong đại dịch COVID-19, nhiều công ty đã chuyển sang làm việc từ xa để đảm bảo tiến độ công việc.
• Khi gặp thất bại trong giai đoạn thử nghiệm sản phẩm, nhóm dự án xem đây là cơ hội để học hỏi và cải thiện thay vì coi đó là thất bại.

12. Nguyên tắc 12: Quản lý sự thay đổi (Change Management)

Định nghĩa

Thay đổi là điều không thể tránh khỏi trong dự án, từ thay đổi về quy trình, công nghệ đến sự thay đổi về yêu cầu khách hàng. Một cách tiếp cận có cấu trúc giúp nhóm dự án quản lý sự thay đổi hiệu quả, đảm bảo mọi người sẵn sàng chấp nhận và thích nghi.

Phạm vi áp dụng (Scope)

Áp dụng khi có sự thay đổi lớn về mục tiêu, phương pháp, công nghệ hoặc con người trong dự án.

Các giá trị cốt lõi cần tuân thủ

• Chủ động quản lý thay đổi: Không đợi thay đổi xảy ra rồi mới xử lý.
• Giao tiếp rõ ràng: Đảm bảo mọi bên liên quan hiểu và đồng thuận với thay đổi.
• Giảm thiểu sự chống đối: Lắng nghe ý kiến của những người bị ảnh hưởng để giải quyết mối lo ngại.
• Hỗ trợ chuyển đổi: Đào tạo, hướng dẫn và cung cấp tài nguyên cần thiết để mọi người thích nghi.

Quản lý dự án bao gồm:

• Xây dựng chiến lược quản lý sự thay đổi ngay từ đầu dự án.
• Truyền đạt lý do và lợi ích của sự thay đổi để tạo sự đồng thuận.
• Hỗ trợ đội nhóm và các bên liên quan trong quá trình chuyển đổi.
• Theo dõi tác động của thay đổi và điều chỉnh nếu cần.

Nguyên tắc

• Con người thường có xu hướng chống lại thay đổi, cần có kế hoạch để giảm thiểu sự phản đối. Đây cũng coi là một thách thức vì không phải ai cũng sẵn sàng.
• Thay đổi cần đi kèm với sự hỗ trợ cụ thể, không chỉ là thông báo đơn thuần.
• Một dự án thành công không chỉ đạt được mục tiêu mà còn giúp tổ chức thích nghi tốt hơn với những thay đổi trong tương lai.
• Cố gắng thay đổi quá nhiều trong một thời gian ngắn có thể dẫn đến sự mệt mỏi và / hoặc thay đổi sức đề kháng.
• Hãy lấy ý kiến từ các stakeholders để sự thay đổi có sự thích nghi dần dần.

Ứng dụng thực tế trong quản lý dự án

• Khi công ty triển khai hệ thống ERP mới, nhóm dự án tổ chức các buổi đào tạo để nhân viên làm quen với hệ thống.
• Khi thay đổi quy trình làm việc, cần có sự tham gia của những người bị ảnh hưởng để đảm bảo họ sẵn sàng áp dụng cách làm mới.

Ví dụ minh họa

Một công ty sản xuất quyết định áp dụng công nghệ AI vào dây chuyền sản xuất. Ban đầu, công nhân lo lắng về việc bị thay thế. Nhóm quản lý dự án đã tổ chức các buổi đào tạo, giải thích rằng AI sẽ hỗ trợ họ làm việc hiệu quả hơn chứ không thay thế họ. Nhờ đó, sự thay đổi diễn ra suôn sẻ hơn.

Kết luận

PMBOK 7 với cách tiếp cận dựa trên nguyên tắc giúp quản lý dự án linh hoạt, thích ứng và tạo ra giá trị bền vững hơn. Việc áp dụng 12 nguyên tắc này không chỉ giúp dự án đạt được kết quả tốt hơn mà còn nâng cao khả năng thích nghi của tổ chức trong môi trường luôn thay đổi. Các nhà quản lý dự án cần hiểu rõ và vận dụng linh hoạt những nguyên tắc này để tối ưu hóa hiệu quả công việc và đảm bảo thành công lâu dài.