Retrospective là một trong những sự kiện quan trọng của Scrum, đóng vai trò then chốt trong việc cải tiến liên tục và nâng cao hiệu suất của nhóm. Đây là cơ hội để nhóm Scrum cùng nhau xem xét và phản ánh về cách họ đã làm việc trong một Sprint vừa qua, từ đó nhận diện các điểm mạnh, điểm yếu và đề xuất các cải tiến cho Sprint tiếp theo.

Một số phương pháp retrospective hiệu quả và cách thực hiện

1. Phương pháp “Starfish”

Team sẽ vẽ một hình dạng giống như một con sao biển với 5 cánh, mỗi cánh tượng trưng cho một danh mục: “Tiếp tục làm”, “Bắt đầu làm”, “Dừng lại”, “Làm nhiều hơn” và “Làm ít hơn”. Thành viên trong đội sẽ ghi chú ý kiến của họ vào các cánh tương ứng.

Phương pháp Starfish là một công cụ hữu ích trong các buổi retrospective của nhóm Agile nhằm giúp nhóm phân tích và cải thiện hiệu suất công việc. Đây là một phương pháp trực quan và dễ hiểu để thu thập phản hồi từ các thành viên trong nhóm. Phương pháp này được biểu diễn dưới dạng một biểu đồ hình sao biển với năm nhánh, mỗi nhánh đại diện cho một loại phản hồi cụ thể.

Các bước thực hiện phương pháp Starfish

1. Chuẩn bị:
   • Vẽ một biểu đồ hình sao biển (Starfish) trên bảng hoặc giấy lớn, với năm nhánh được gắn nhãn như sau:
     • Start (Bắt đầu): Những điều mà nhóm nên bắt đầu làm.
     • Stop (Dừng lại): Những điều mà nhóm nên ngừng làm.
     • More (Làm nhiều hơn): Những điều mà nhóm đang làm tốt và nên làm nhiều hơn.
     • Less (Làm ít hơn): Những điều mà nhóm nên làm ít hơn.
     • Keep (Tiếp tục): Những điều đang làm tốt và nên tiếp tục duy trì.
2. Thu thập ý kiến cá nhân:
   • Mỗi thành viên trong nhóm sẽ có một khoảng thời gian nhất định để suy nghĩ và viết ra ý kiến của mình lên các mảnh giấy ghi chú (sticky notes). Họ có thể viết nhiều ý kiến cho mỗi nhánh.
3. Chia sẻ và thảo luận:
   • Các thành viên lần lượt dán các mảnh giấy ghi chú của mình lên từng nhánh của Starfish. Khi dán, họ có thể giải thích ngắn gọn về ý kiến của mình.
   • Sau khi tất cả các ý kiến được dán lên, nhóm sẽ cùng thảo luận về từng nhánh. Nhóm có thể gộp các ý kiến tương tự nhau lại hoặc làm rõ thêm các ý kiến chưa rõ ràng.
4. Phân tích và lập kế hoạch hành động:
   • Sau khi thảo luận, nhóm sẽ phân tích các ý kiến và xác định những hành động cụ thể cần thực hiện dựa trên các phản hồi đó.
   • Lập danh sách các hành động cần thực hiện, chỉ định người chịu trách nhiệm và xác định thời hạn hoàn thành cho mỗi hành động.

Cách làm cụ thể từng thành viên

1. Start (Bắt đầu):
   • Mỗi thành viên viết ra những điều mới mà họ nghĩ nhóm nên bắt đầu làm để cải thiện quy trình hoặc kết quả làm việc.
2. Stop (Dừng lại):
   • Mỗi thành viên ghi lại những điều mà họ thấy không hiệu quả hoặc gây cản trở và nên dừng lại.
3. More (Làm nhiều hơn):
   • Mỗi thành viên nêu ra những điều mà nhóm đang làm tốt và cần làm nhiều hơn để đạt kết quả tốt hơn.
4. Less (Làm ít hơn):
   • Mỗi thành viên chia sẻ những điều mà họ nghĩ nhóm nên làm ít lại để tập trung vào các hoạt động hiệu quả hơn.
5. Keep (Tiếp tục):
   • Mỗi thành viên xác định những điều đang làm tốt và nên tiếp tục duy trì trong các lần làm việc tiếp theo.

Lợi ích của phương pháp Starfish

• Giúp nhóm nhìn nhận được các khía cạnh khác nhau của công việc và quy trình.
• Khuyến khích sự tham gia và đóng góp ý kiến của tất cả các thành viên.
• Tạo điều kiện cho các cuộc thảo luận mở và xây dựng.
• Giúp nhóm xác định được các hành động cụ thể để cải thiện hiệu suất công việc.

2. Phương pháp Sailboat

Phương pháp “Sailboat”: Team sẽ vẽ một hình con thuyền, mục tiêu (đảo), gió (động lực), chướng ngại vật (mỏ neo) và mối đe dọa (đá ngầm/ cá mập) . Mỗi thành viên sẽ đưa ra các yếu tố tương ứng và gắn chúng vào vị trí phù hợp trên hình vẽ.

Phương pháp “Sailboat” là một kỹ thuật trực quan và sáng tạo được sử dụng trong các buổi retrospective của nhóm Agile nhằm giúp nhóm phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến tiến độ và hiệu suất công việc. Phương pháp này sử dụng hình ảnh của một chiếc thuyền buồm đang di chuyển để tượng trưng cho quá trình làm việc của nhóm và các yếu tố xung quanh có thể ảnh hưởng đến hành trình của nhóm.

Cấu trúc của phương pháp Sailboat

1. Thuyền buồm: Tượng trưng cho nhóm và công việc mà nhóm đang thực hiện.
2. Gió: Đại diện cho những yếu tố thúc đẩy, giúp nhóm tiến nhanh hơn về phía mục tiêu.
3. Mỏ neo: Đại diện cho những yếu tố cản trở, làm chậm lại quá trình tiến tới mục tiêu.
4. Đá ngầm: Tượng trưng cho những nguy cơ tiềm ẩn mà nhóm có thể gặp phải trong tương lai.
5. Đảo: Đại diện cho mục tiêu hoặc đích đến mà nhóm đang hướng tới.

Các bước thực hiện phương pháp Sailboat

1. Chuẩn bị:
   • Vẽ một hình ảnh của một chiếc thuyền buồm trên bảng hoặc giấy lớn.
   • Xác định và ghi chú các khu vực cho gió, mỏ neo, đá ngầm, và đảo.
2. Thu thập ý kiến cá nhân:
   • Mỗi thành viên trong nhóm sẽ có một khoảng thời gian nhất định để suy nghĩ và viết ra ý kiến của mình lên các mảnh giấy ghi chú (sticky notes).
   • Ghi các ý kiến theo từng loại:
     • Gió: Những điều đang thúc đẩy nhóm tiến lên.
     • Mỏ neo: Những điều đang cản trở nhóm.
     • Đá ngầm: Những rủi ro tiềm ẩn mà nhóm cần đề phòng.
     • Đảo: Mục tiêu hoặc đích đến của nhóm.
3. Chia sẻ và thảo luận:
   • Các thành viên lần lượt dán các mảnh giấy ghi chú của mình lên từng khu vực tương ứng trên hình ảnh thuyền buồm. Khi dán, họ có thể giải thích ngắn gọn về ý kiến của mình.
   • Sau khi tất cả các ý kiến được dán lên, nhóm sẽ cùng thảo luận về từng khu vực. Nhóm có thể gộp các ý kiến tương tự nhau lại hoặc làm rõ thêm các ý kiến chưa rõ ràng.
4. Phân tích và lập kế hoạch hành động:
   • Sau khi thảo luận, nhóm sẽ phân tích các ý kiến và xác định những hành động cụ thể cần thực hiện dựa trên các phản hồi đó.
   • Lập danh sách các hành động cần thực hiện để tăng cường các yếu tố thúc đẩy (gió), giảm thiểu các yếu tố cản trở (mỏ neo), và đề phòng các rủi ro (đá ngầm).

Lợi ích của phương pháp Sailboat

• Trực quan và dễ hiểu: Sử dụng hình ảnh chiếc thuyền buồm giúp nhóm dễ dàng hình dung và hiểu được các yếu tố ảnh hưởng đến công việc.
• Khuyến khích sự tham gia: Phương pháp này khuyến khích sự tham gia và đóng góp ý kiến từ tất cả các thành viên trong nhóm.
• Toàn diện: Giúp nhóm nhìn nhận được cả các yếu tố tích cực và tiêu cực, cũng như các nguy cơ tiềm ẩn và mục tiêu của nhóm.
• Tạo điều kiện cho các cuộc thảo luận mở: Giúp nhóm thảo luận và chia sẻ ý kiến một cách cởi mở và xây dựng.

Ứng dụng của phương pháp Sailboat

Phương pháp Sailboat có thể được sử dụng trong nhiều ngữ cảnh khác nhau, không chỉ trong các buổi retrospective của nhóm Agile mà còn trong các buổi họp kế hoạch, đánh giá dự án, và các hoạt động cải tiến quy trình khác.

1. Phương pháp “Timeline”: Team vẽ một đường thời gian và gắn các sự kiện lên đó, sau đó phân tích những điều đã diễn ra. Mỗi sự kiện sẽ được thảo luận để hiểu rõ hơn về tác động của nó đối với đội.

3. Phương pháp “Timeline”

Phương pháp “Timeline” là một kỹ thuật phổ biến trong các buổi retrospective của nhóm Agile nhằm giúp nhóm phân tích và hiểu rõ hơn về các sự kiện và hoạt động đã diễn ra trong một khoảng thời gian cụ thể. Phương pháp này giúp nhóm nhận diện các điểm mốc quan trọng, những thành công và thất bại, cũng như các yếu tố tác động đến quá trình làm việc của nhóm.

Cấu trúc của phương pháp Timeline

1. Dòng thời gian: Một dòng thời gian được vẽ trên bảng hoặc giấy lớn, trải dài từ đầu đến cuối khoảng thời gian mà nhóm muốn phân tích (ví dụ: một sprint, một dự án, hoặc một quý).
2. Sự kiện: Các sự kiện quan trọng, hoạt động, và các yếu tố ảnh hưởng được dán lên dòng thời gian ở vị trí tương ứng với thời điểm xảy ra.

Các bước thực hiện phương pháp Timeline

1. Chuẩn bị:
   • Vẽ một dòng thời gian trên bảng hoặc giấy lớn, chia thành các khoảng thời gian phù hợp (theo ngày, tuần, hoặc tháng, tùy thuộc vào độ dài của khoảng thời gian cần phân tích).
   • Chuẩn bị các mảnh giấy ghi chú (sticky notes) và bút cho các thành viên trong nhóm.
2. Thu thập ý kiến cá nhân:
   • Mỗi thành viên trong nhóm sẽ có một khoảng thời gian nhất định để suy nghĩ và viết ra các sự kiện, hoạt động, và yếu tố quan trọng mà họ nhớ được đã xảy ra trong khoảng thời gian đó. Các ý kiến này có thể bao gồm:
     • Thành công và những điểm tích cực.
     • Vấn đề và thất bại.
     • Sự kiện quan trọng (họp hành, phát hành phiên bản, sự cố, v.v.).
     • Yếu tố tác động (thay đổi quy trình, thay đổi nhân sự, v.v.).
3. Dán các sự kiện lên dòng thời gian:
   • Các thành viên lần lượt dán các mảnh giấy ghi chú của mình lên dòng thời gian tại vị trí tương ứng với thời điểm xảy ra sự kiện. Khi dán, họ có thể giải thích ngắn gọn về ý kiến của mình.
4. Chia sẻ và thảo luận:
   • Sau khi tất cả các ý kiến được dán lên, nhóm sẽ cùng thảo luận về từng sự kiện và yếu tố. Nhóm có thể gộp các ý kiến tương tự nhau lại hoặc làm rõ thêm các ý kiến chưa rõ ràng.
   • Phân tích các mẫu và xu hướng từ dòng thời gian để hiểu rõ hơn về các nguyên nhân và tác động của các sự kiện.
5. Phân tích và lập kế hoạch hành động:
   • Sau khi thảo luận, nhóm sẽ xác định các hành động cụ thể cần thực hiện dựa trên các phản hồi và phân tích từ dòng thời gian.
   • Lập danh sách các hành động cần thực hiện, chỉ định người chịu trách nhiệm và xác định thời hạn hoàn thành cho mỗi hành động.

Lợi ích của phương pháp Timeline

• Trực quan và rõ ràng: Dòng thời gian giúp nhóm dễ dàng hình dung và hiểu rõ về chuỗi các sự kiện đã diễn ra.
• Nhận diện mẫu và xu hướng: Phương pháp này giúp nhóm nhận diện các mẫu và xu hướng trong quá trình làm việc, từ đó có thể rút ra các bài học quan trọng.
• Khuyến khích sự tham gia: Tất cả các thành viên đều có cơ hội đóng góp ý kiến và chia sẻ quan điểm của mình.
• Tạo điều kiện cho các cuộc thảo luận mở: Giúp nhóm thảo luận và chia sẻ ý kiến một cách cởi mở và xây dựng.

Ứng dụng của phương pháp Timeline

Phương pháp Timeline có thể được sử dụng trong nhiều ngữ cảnh khác nhau, không chỉ trong các buổi retrospective của nhóm Agile mà còn trong các buổi họp kế hoạch, đánh giá dự án, và các hoạt động cải tiến quy trình khác. Nó đặc biệt hữu ích khi nhóm cần phân tích các sự kiện và hoạt động trong một khoảng thời gian dài hoặc phức tạp.

4. Mad Sad Glad

Mad Sad Glad: Mỗi thành viên sẽ viết ra những điều khiến họ tức giận (Mad), buồn (Sad) và vui (Glad) trong quá trình làm việc, sau đó chia sẻ và thảo luận với cả team.

Phương pháp “Mad Sad Glad” là một kỹ thuật đơn giản và hiệu quả được sử dụng trong các buổi retrospective của nhóm Agile nhằm giúp nhóm hiểu rõ hơn về cảm xúc và trải nghiệm của các thành viên trong quá trình làm việc. Phương pháp này giúp nhóm nhận diện về chỉ số Happy index và thảo luận về những điều làm họ tức giận (Mad), buồn bã (Sad), và vui vẻ (Glad), từ đó có thể cải thiện môi trường làm việc và hiệu suất của nhóm.

Cấu trúc của phương pháp Mad Sad Glad

1. Mad (Tức giận): Những điều làm các thành viên cảm thấy tức giận, thất vọng hoặc khó chịu.
2. Sad (Buồn bã): Những điều làm các thành viên cảm thấy buồn bã, thất vọng hoặc không hài lòng.
3. Glad (Vui vẻ): Những điều làm các thành viên cảm thấy vui vẻ, hạnh phúc và hài lòng.

Các bước thực hiện phương pháp Mad Sad Glad

1. Chuẩn bị:
   • Chuẩn bị một bảng hoặc giấy lớn, chia thành ba cột tương ứng với Mad, Sad và Glad.
   • Chuẩn bị các mảnh giấy ghi chú (sticky notes) và bút cho các thành viên trong nhóm.
2. Thu thập ý kiến cá nhân:
   • Mỗi thành viên trong nhóm sẽ có một khoảng thời gian nhất định để suy nghĩ và viết ra các ý kiến của mình lên các mảnh giấy ghi chú. Họ sẽ viết ra những điều làm họ cảm thấy tức giận (Mad), buồn bã (Sad), và vui vẻ (Glad).
   • Mỗi ý kiến nên được viết lên một mảnh giấy ghi chú riêng biệt.
3. Chia sẻ và dán các ý kiến lên bảng:
   • Các thành viên lần lượt dán các mảnh giấy ghi chú của mình lên các cột tương ứng trên bảng. Khi dán, họ có thể giải thích ngắn gọn về ý kiến của mình.
   • Sau khi tất cả các ý kiến được dán lên, nhóm sẽ cùng thảo luận về từng cột. Nhóm có thể gộp các ý kiến tương tự nhau lại hoặc làm rõ thêm các ý kiến chưa rõ ràng.
4. Phân tích và lập kế hoạch hành động:
   • Sau khi thảo luận, nhóm sẽ phân tích các ý kiến và xác định những hành động cụ thể cần thực hiện dựa trên các phản hồi đó.
   • Lập danh sách các hành động cần thực hiện để giảm thiểu các yếu tố gây tức giận và buồn bã, đồng thời tăng cường các yếu tố mang lại niềm vui và sự hài lòng cho nhóm.

Lợi ích của phương pháp Mad Sad Glad

• Hiểu rõ cảm xúc của nhóm: Giúp nhóm hiểu rõ hơn về cảm xúc và trải nghiệm của từng thành viên, từ đó có thể cải thiện môi trường làm việc và sự gắn kết trong nhóm.
• Khuyến khích sự tham gia: Tất cả các thành viên đều có cơ hội đóng góp ý kiến và chia sẻ quan điểm của mình.
• Tạo điều kiện cho các cuộc thảo luận mở: Giúp nhóm thảo luận và chia sẻ ý kiến một cách cởi mở và xây dựng.
• Cải thiện hiệu suất: Bằng cách nhận diện và giải quyết các yếu tố tiêu cực, nhóm có thể cải thiện hiệu suất và đạt được kết quả tốt hơn.

Ứng dụng của phương pháp Mad Sad Glad

Phương pháp Mad Sad Glad có thể được sử dụng trong nhiều ngữ cảnh khác nhau, không chỉ trong các buổi retrospective của nhóm Agile mà còn trong các buổi họp kế hoạch, đánh giá dự án, và các hoạt động cải tiến quy trình khác. Nó đặc biệt hữu ích khi nhóm cần thảo luận và phân tích cảm xúc và trải nghiệm của các thành viên trong quá trình làm việc.

5. Phương pháp SMART

Để đặt mục tiêu cho thời gian sau, team có thể sử dụng mô hình SMART (Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt được, Liên quan, Thời gian rõ ràng). Mỗi mục tiêu sẽ được xác định theo các tiêu chí này và thảo luận với cả team.

Phương pháp “SMART” là một công cụ quản lý mục tiêu phổ biến, được sử dụng để thiết lập và đạt được các mục tiêu một cách hiệu quả. SMART là viết tắt của năm tiêu chí cụ thể: Specific (Cụ thể), Measurable (Đo lường được), Achievable (Khả thi), Relevant (Liên quan), và Time-bound (Có thời hạn). Phương pháp này giúp đảm bảo rằng các mục tiêu được đặt ra rõ ràng, dễ đo lường và có khả năng đạt được trong một khoảng thời gian nhất định.

Các thành phần của SMART

1. Specific (Cụ thể):
   • Mục tiêu cần phải rõ ràng và cụ thể để nhóm có thể hiểu chính xác những gì cần đạt được.
   • Câu hỏi: Ai? Cái gì? Ở đâu? Khi nào? Tại sao?
2. Measurable (Đo lường được):
   • Mục tiêu cần có các tiêu chí cụ thể để đo lường tiến độ và thành công.
   • Câu hỏi: Làm sao biết khi nào đạt được mục tiêu? Sử dụng số liệu hoặc chỉ số nào để đo lường?
3. Achievable (Khả thi):
   • Mục tiêu cần phải khả thi và thực tế, dựa trên các nguồn lực và khả năng hiện có.
   • Câu hỏi: Mục tiêu có khả thi không? Có đủ nguồn lực và thời gian để đạt được không?
4. Relevant (Liên quan):
   • Mục tiêu cần phải liên quan và phù hợp với hướng đi và chiến lược tổng thể của nhóm hoặc tổ chức.
   • Câu hỏi: Mục tiêu này có liên quan đến các mục tiêu dài hạn của nhóm hay không?
5. Time-bound (Có thời hạn):
   • Mục tiêu cần có một thời hạn cụ thể để đảm bảo rằng có sự cam kết và tập trung vào việc đạt được mục tiêu.
   • Câu hỏi: Khi nào mục tiêu sẽ được hoàn thành? Thời hạn cụ thể là gì?

Các bước thực hiện phương pháp SMART

1. Xác định mục tiêu:
   • Bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu chính mà nhóm hoặc cá nhân muốn đạt được.
2. Áp dụng tiêu chí SMART:
   • Chia nhỏ mục tiêu thành năm tiêu chí SMART và đảm bảo rằng mục tiêu đáp ứng tất cả các tiêu chí này.
3. Lập kế hoạch hành động:
   • Xác định các bước cụ thể và hành động cần thực hiện để đạt được mục tiêu. Phân chia công việc và xác định nguồn lực cần thiết.
4. Theo dõi tiến độ:
   • Liên tục theo dõi và đo lường tiến độ đạt được mục tiêu. Điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết để đảm bảo rằng mục tiêu được hoàn thành đúng hạn.
5. Đánh giá và điều chỉnh:
   • Sau khi hoàn thành mục tiêu, đánh giá kết quả và quá trình thực hiện. Rút ra bài học và điều chỉnh phương pháp nếu cần thiết cho các mục tiêu tương lai.

Ví dụ về mục tiêu SMART

• Cụ thể: “Tăng doanh số bán hàng của sản phẩm A.”
• Đo lường được: “Tăng doanh số bán hàng của sản phẩm A lên 20%.”
• Khả thi: “Tăng doanh số bán hàng của sản phẩm A lên 20% thông qua các chiến dịch quảng cáo trực tuyến và đào tạo nhân viên bán hàng.”
• Liên quan: “Mục tiêu này phù hợp với chiến lược tăng trưởng doanh thu tổng thể của công ty.”
• Có thời hạn: “Tăng doanh số bán hàng của sản phẩm A lên 20% trong vòng 6 tháng tới.”

Lợi ích của phương pháp SMART

• Rõ ràng và cụ thể: Giúp nhóm hiểu rõ mục tiêu và các bước cần thực hiện để đạt được.
• Đo lường được: Cung cấp các tiêu chí cụ thể để theo dõi và đánh giá tiến độ.
• Khả thi: Đảm bảo rằng mục tiêu thực tế và có thể đạt được với nguồn lực hiện có.
• Liên quan: Đảm bảo rằng mục tiêu phù hợp với chiến lược và hướng đi của tổ chức.
• Có thời hạn: Tạo ra sự cam kết và tập trung vào việc đạt được mục tiêu trong một khung thời gian cụ thể.

6. Phương pháp xương cá – “Fishbone” – Ishikaw

Phương pháp xương cá – “Fishbone” – Ishikawa: Team sẽ vẽ một hình dạng giống như xương cá và gắn các nguyên nhân gốc rễ của vấn đề lên đó. Việc phân tích hình vẽ giúp team tìm ra nguyên nhân thật sự của vấn đề.

Phương pháp xương cá, còn được gọi là biểu đồ Ishikawa hoặc biểu đồ nguyên nhân-kết quả, là một công cụ quản lý chất lượng phổ biến được sử dụng để xác định và phân tích các nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề cụ thể. Phương pháp này được đặt tên theo Kaoru Ishikawa, một nhà quản lý chất lượng người Nhật Bản, người đã phát triển phương pháp này vào những năm 1960.

Cấu trúc của biểu đồ xương cá

Biểu đồ xương cá có hình dạng giống như bộ xương của một con cá, với “đầu” của cá đại diện cho vấn đề cần giải quyết và các “xương” chính và nhánh nhỏ đại diện cho các nguyên nhân chính và phụ dẫn đến vấn đề đó. Biểu đồ thường bao gồm các bước sau:

1. Xác định vấn đề:
   • Viết rõ ràng và cụ thể vấn đề hoặc kết quả không mong muốn ở phía bên phải của biểu đồ, tại “đầu” của con cá.
2. Xác định các nguyên nhân chính:
   • Xác định các danh mục chính mà các nguyên nhân có thể thuộc về. Các nguyên nhân chính thường được chia thành các danh mục như: Con người, Quy trình, Máy móc, Vật liệu, Môi trường, và Phương pháp. Mỗi danh mục chính sẽ là một “xương” lớn của cá.
3. Xác định các nguyên nhân phụ:
   • Dưới mỗi nguyên nhân chính, liệt kê các nguyên nhân phụ hoặc các yếu tố chi tiết hơn có thể góp phần gây ra vấn đề. Các nguyên nhân phụ này sẽ là các nhánh nhỏ hơn của xương chính.

Các bước thực hiện phương pháp xương cá

1. Thành lập nhóm:
   • Tập hợp một nhóm bao gồm các thành viên có kiến thức và kinh nghiệm liên quan đến vấn đề cần giải quyết. Điều này giúp đảm bảo rằng các nguyên nhân được xác định một cách toàn diện và chính xác.
2. Xác định vấn đề:
   • Nhóm thảo luận và đồng thuận về vấn đề chính cần giải quyết. Vấn đề này được viết ở “đầu” của biểu đồ.
3. Liệt kê các nguyên nhân chính:
   • Nhóm thảo luận và xác định các nguyên nhân chính có thể dẫn đến vấn đề. Các nguyên nhân này được viết dưới dạng các “xương” lớn trên biểu đồ.
4. Xác định các nguyên nhân phụ:
   • Dưới mỗi nguyên nhân chính, nhóm tiếp tục thảo luận để xác định các nguyên nhân phụ chi tiết hơn. Các nguyên nhân này được viết dưới dạng các nhánh nhỏ hơn của xương chính.
5. Phân tích và đánh giá:
   • Nhóm phân tích và đánh giá các nguyên nhân đã được liệt kê để xác định những nguyên nhân có khả năng cao nhất dẫn đến vấn đề. Từ đó, nhóm có thể đưa ra các biện pháp khắc phục và cải tiến.

Lợi ích của phương pháp xương cá

• Tập trung vào nguyên nhân gốc rễ: Giúp nhóm xác định và tập trung vào các nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, thay vì chỉ giải quyết các triệu chứng bề mặt.
• Cải thiện sự hiểu biết: Tăng cường sự hiểu biết chung về vấn đề thông qua thảo luận và phân tích nhóm.
• Tạo ra một bức tranh toàn diện: Biểu đồ cung cấp một cái nhìn trực quan và toàn diện về các yếu tố khác nhau có thể ảnh hưởng đến vấn đề.
• Khuyến khích sự tham gia: Phương pháp này khuyến khích sự tham gia và đóng góp ý kiến từ tất cả các thành viên trong nhóm, tạo điều kiện cho việc chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm.

Ứng dụng của phương pháp xương cá

Phương pháp xương cá được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, bao gồm sản xuất, dịch vụ, y tế, giáo dục, và nhiều lĩnh vực khác, để giải quyết các vấn đề chất lượng, cải tiến quy trình, và phân tích các vấn đề phức tạp.

Các công cụ hỗ trợ tổ chức buổi retrospective hiệu quả

Bạn có thể tham khảo một vài trang như dưới đây:

1. Trello: Một công cụ quản lý dự án linh hoạt cho phép bạn tạo và tùy chỉnh các bảng, danh sách và thẻ để phù hợp với quy trình retrospective của bạn.
2. Miro: Một bảng trắng trực tuyến với các tính năng vẽ và ghi chú, rất phù hợp với các phương pháp retrospective trực quan như “Starfish” hoặc “Sailboat”.
3. FunRetro: Một công cụ được thiết kế riêng cho các buổi retrospective, với các mẫu bảng sẵn có cho nhiều phương pháp khác nhau.
4. IdeaBoardz: Một trang web hỗ trợ retrospective online với các mẫu bảng sẵn có và tính năng tương tác giữa các thành viên trong team. AZboard retro cung cấp nhiều mẫu retrospective khác nhau như “Mad Sad Glad”, “Sailboat”, “Starfish”, “4Ls” (Liked, Learned, Lacked, Longed For), và nhiều hơn nữa. Điều này giúp nhóm có thể lựa chọn phương pháp phù hợp nhất với nhu cầu của họ. Ngoài ra, các thành viên có thể đóng góp ý tưởng và phản hồi một cách ẩn danh, tạo môi trường thoải mái và trung thực để chia sẻ ý kiến.

Với các buổi retro mới, bạn có thể tham khảo Ideaboardz để dễ dàng tiếp cận. Giao diện cực kì đơn giản và dễ sử dụng như sau:

Buổi retrospective là một phần không thể thiếu trong quá trình Scrum và có nhiều lý do mà tổ chức buổi này mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho nhóm và dự án. Dưới đây là một số lý do vì sao nên tổ chức buổi retrospective:

1. Học hỏi và phát triển: Buổi retrospective là cơ hội để nhóm học hỏi từ kinh nghiệm của mình. Bằng cách xem xét những điểm mạnh và điểm yếu của Sprint vừa qua, nhóm có thể rút ra những bài học quý báu và phát triển kỹ năng làm việc của mình.
2. Cải thiện liên tục: Qua buổi retrospective, nhóm có thể nhận diện và giải quyết các vấn đề cụ thể trong quy trình làm việc. Bằng cách đề xuất và thực hiện các biện pháp cải tiến, nhóm có thể liên tục cải thiện hiệu suất và chất lượng của công việc.
3. Tăng cường sự gắn kết: Buổi retrospective là cơ hội để các thành viên trong nhóm chia sẻ ý kiến, cảm xúc và phản hồi của mình. Việc tạo ra một không gian an toàn và thoải mái cho mọi người thảo luận và chia sẻ sẽ tăng cường sự gắn kết và lòng trung thành với nhóm.
4. Đồng lòng trong nhóm: Khi mọi người có cơ hội thảo luận và đưa ra ý kiến ​​của mình trong buổi retrospective, họ cảm thấy được lắng nghe và đánh giá cao. Điều này có thể giúp tăng cường lòng tự trọng và lòng tự tin của mỗi thành viên trong nhóm.

Tổ chức buổi retrospective không chỉ giúp cải thiện quy trình làm việc và hiệu suất của nhóm, mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ, từ đó tạo điều kiện cho sự phát triển cá nhân và sự thành công của mỗi thành viên.

Để biết thêm về Retrospective, các sự kiện Scrum hoặc muốn sở hữu các chứng chỉ về Scrum, bạn có thể tham khảo ScrumPass.

ScrumPass là nơi bạn có thể ôn thi các chứng chỉ hiệu quả nhất. ScrumPass Exam Tool là hệ thống luyện thi chứng chỉ quốc tế hàng đầu tại Việt Nam. Nếu quan tâm đến các chứng chỉ quản lý dự án khác như PSM, PMP-ACP bạn có thể tham khảo tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/scrumpassvn
Group cộng đồng học tập: https://www.facebook.com/groups/270691597973187
Trang chủ Scrumpass: https://scrumpass.com/