Dưới đây là một số điểm cần lưu ý về sự thay đổi và dịch chuyển trong tư duy/phương pháp làm việc của quản lý dự án khi chuyển đổi Agile:

1️⃣Dịch chuyển từ mục đích phát triển bàn giao sản phẩm sang phát triển và bàn giao giá trị

👉Agile là một phương pháp làm việc linh hoạt, thích ứng và tập trung vào giá trị cho khách hàng.

✅Agile được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là phát triển phần mềm, để đáp ứng nhu cầu thay đổi nhanh chóng của thị trường và khách hàng.
✅Agile giúp tăng hiệu quả, chất lượng, và sự hài lòng của khách hàng, cũng như giảm thiểu rủi ro, chi phí, và thời gian ra mắt sản phẩm.

1️⃣Để thực hiện chương trình chuyển đổi Agile, không chỉ đội phát triển mà cả quản lý dự án cũng cần phải thay đổi và dịch chuyển tư duy/phương pháp làm việc của mình để phù hợp với môi trường mới.
👉Quản lý dự án là người có vai trò quan trọng trong việc xác định hướng đi, định hình sản phẩm, và quản lý các nguồn lực cho dự án.
👉Quản lý dự án cũng là người giao tiếp và phối hợp với các bên liên quan, như khách hàng, người dùng, đội phát triển, các bộ phận khác trong tổ chức… để đảm bảo rằng sản phẩm được phát triển và khai thác một cách hiệu quả và hiệu năng.

Trong Agile, sản phẩm không chỉ là một tập hợp các tính năng và chức năng, mà là một giải pháp mang lại giá trị cho khách hàng và doanh nghiệp. Do đó, quản lý dự án không chỉ quan tâm đến việc hoàn thành và bàn giao sản phẩm theo kế hoạch, mà còn phải đảm bảo rằng sản phẩm thực sự giải quyết được vấn đề của khách hàng, tạo ra lợi ích kinh tế và xã hội.
✅Để làm được điều này, quản lý dự án cần phải hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của khách hàng, liên tục thu thập và phân tích phản hồi từ khách hàng, và điều chỉnh sản phẩm theo hướng tối ưu hóa giá trị. Quản lý dự án cũng cần phải có một tầm nhìn chiến lược về sản phẩm, từ khi khởi tạo ý tưởng cho đến khi kết thúc sử dụng.

Ví dụ: Một quản lý dự án phát triển một ứng dụng hẹn hò không chỉ quan tâm đến việc bàn giao ứng dụng đúng thời hạn và ngân sách, mà còn quan tâm đến việc ứng dụng có thực sự giúp người dùng tìm được bạn đời phù hợp hay không, có tạo ra sự kết nối và hạnh phúc cho người dùng hay không, có thu hút và giữ chân được người dùng hay không… Quản lý dự án cũng cần phải nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh, xu hướng và thói quen của người dùng, để xác định được những tính năng và giải pháp khác biệt và độc đáo cho ứng dụng của mình.

2️⃣Dịch chuyển từ tiêu chí đánh giá tiến độ từ kế hoạch bàn giao sản phẩm (outputs) sang đánh giá lợi ích/giá trị thu về ở từng giai đoạn (outcomes)

Trong Agile, tiến độ của dự án không được đo lường bằng số lượng tính năng hoặc công việc đã hoàn thành, mà bằng mức độ tạo ra giá trị cho khách hàng và doanh nghiệp. Do đó, quản lý dự án không chỉ theo dõi và kiểm soát các yếu tố như ngân sách, thời gian, chất lượng, phạm vi, rủi ro… mà còn phải xác định và theo dõi các chỉ số hiệu quả (KPIs) liên quan đến giá trị của sản phẩm. Ví dụ như: số lượng người dùng, tỷ lệ chuyển đổi, doanh thu, chi phí khai thác, sự hài lòng của khách hàng… Quản lý dự án cũng cần phải thiết lập các mục tiêu SMART (Specific – Cụ thể, Measurable – Đo lường được, Achievable – Có thể đạt được, Relevant – Liên quan, Time-bound – Có thời hạn) cho từng giai đoạn của dự án, và kiểm tra kết quả thực tế so với kỳ vọng.

Ví dụ: Một quản lý dự án phát triển một trang web bán hàng không chỉ quan tâm đến việc bàn giao trang web theo yêu cầu của khách hàng, mà còn quan tâm đến việc trang web có thực sự thu hút và chuyển đổi được khách hàng tiềm năng hay không, có tăng doanh thu và lợi nhuận cho khách hàng hay không, có giảm chi phí vận hành và bảo trì hay không… Quản lý dự án cũng cần phải xác định các KPIs cho trang web, ví dụ như: số lượt truy cập, tỷ lệ thoát trang, tỷ lệ mua hàng, giá trị đơn hàng trung bình… Quản lý dự án cũng cần phải thiết lập các mục tiêu SMART cho từng giai đoạn của dự án, ví dụ như: trong 3 tháng đầu tiên sau khi bàn giao trang web, mong muốn tăng số lượt truy cập lên 10.000/ngày, tăng tỷ lệ mua hàng lên 5%, tăng doanh thu lên 20%…

3️⃣Dịch chuyển từ Quản lý dự án sang Quản lý sản phẩm

Trong Agile, vai trò của quản lý dự án không chỉ là quản lý quá trình phát triển sản phẩm, mà còn là quản lý vòng đời khai thác sản phẩm. Điều này đòi hỏi quản lý dự án phải có một tầm nhìn chiến lược về sản phẩm, từ khi khởi tạo ý tưởng cho đến khi kết thúc sử dụng. Quản lý dự án cũng phải có khả năng phối hợp và giao tiếp với các bên liên quan, như khách hàng, người dùng, đội phát triển, các bộ phận khác trong tổ chức… để đảm bảo rằng sản phẩm được phát triển và khai thác một cách hiệu quả và hiệu năng. Quản lý dự án cũng phải có kiến thức và kỹ năng về các công cụ và phương pháp Agile, như Scrum, Kanban, Lean, Design Thinking… để có thể áp dụng chúng vào việc quản lý sản phẩm.

Ví dụ: Một quản lý dự án phát triển một ứng dụng giáo dục không chỉ quan tâm đến việc bàn giao ứng dụng cho khách hàng, mà còn quan tâm đến việc ứng dụng có thực sự hỗ trợ được việc học tập của người dùng hay không, có tạo ra sự thay đổi tích cực cho người dùng hay không, có duy trì được sự hứng thú và cam kết của người dùng hay không… Quản lý dự án cũng cần phải nắm bắt được xu hướng và nhu cầu của thị trường giáo dục, để xác định được những tính năng và giải pháp mới cho ứng dụng của mình. Quản lý dự án cũng cần phải sử dụng các công cụ và phương pháp Agile, ví dụ như: Scrum để quản lý các sprint (chu kỳ làm việc) của đội phát triển, Kanban để theo dõi và kiểm soát luồng công việc, Lean để loại bỏ những hoạt động không tạo ra giá trị, Design Thinking để hiểu và giải quyết vấn đề của người dùng…

4️⃣Dịch chuyển tư duy phát triển và cung ứng sản phẩm mình có, mình mạnh sang tư duy phát triển và cung ứng sản phẩm thị trường/khách hàng cần mà mình có khả năng phát triển

Trong Agile, sản phẩm không chỉ được phát triển dựa trên những gì tổ chức có sẵn hoặc mạnh mẽ, mà còn dựa trên những gì thị trường/khách hàng cần và mong muốn. Do đó, quản lý dự án không chỉ dựa vào những kinh nghiệm hoặc giả định của mình, mà cần phải nghiên cứu và thấu hiểu thị trường/khách hàng, để xác định được những giải pháp phù hợp và khác biệt.
✅Quản lý dự án cũng cần phải kiểm tra và thử nghiệm các giả thuyết về sản phẩm bằng cách tạo ra các phiên bản tối thiểu có thể (MVPs) và đưa ra thị trường để thu thập phản hồi.
✅Quản lý dự án cũng cần phải linh hoạt và sẵn sàng thay đổi hoặc loại bỏ những tính năng hoặc sản phẩm không mang lại giá trị cho khách hàng.

Ví dụ: Một quản lý dự án phát triển một ứng dụng du lịch không chỉ dựa vào những gì tổ chức có sẵn, ví dụ như: nguồn dữ liệu, đối tác, kênh phân phối… mà còn phải nghiên cứu và thấu hiểu thị trường/khách hàng, để xác định được những giải pháp du lịch phù hợp với nhu cầu và sở thích của khách hàng. Quản lý dự án cũng cần phải kiểm tra và thử nghiệm các giả thuyết về ứng dụng bằng cách tạo ra các MVPs, ví dụ như: một trang web đơn giản để giới thiệu các gói du lịch, một ứng dụng di động để đặt vé và thanh toán, một chatbot để tư vấn và hỗ trợ khách hàng… Quản lý dự án cũng cần phải linh hoạt và sẵn sàng thay đổi hoặc loại bỏ những tính năng hoặc sản phẩm không thu hút được khách hàng, ví dụ như: một tính năng chia sẻ kinh nghiệm du lịch, một tính năng tìm kiếm khách sạn gần đó…

5️⃣Dịch chuyển tư duy tập trung phát triển để mang lợi ích tuyệt đối về cho tổ chức sang tư duy phát triển sản phẩm mang lại lợi ích/giá trị cho cả khách hàng và tổ chức

Trong Agile, sản phẩm không chỉ là một công cụ để kiếm tiền cho tổ chức, mà là một giải pháp để giúp khách hàng giải quyết vấn đề của họ. Do đó, quản lý dự án không chỉ nhìn vào số liệu kinh doanh hoặc lợi nhuận của sản phẩm, mà còn nhìn vào sự hài lòng và trung thành của khách hàng. Quản lý dự án cũng cần phải tạo ra một sự cân bằng giữa việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng và việc duy trì sự bền vững của tổ chức. Quản lý dự án cũng cần phải xây dựng một văn hóa Agile trong tổ chức, để khuyến khích sự hợp tác, sáng tạo, và liên tục học hỏi của các thành viên.

Ví dụ: Một quản lý dự án phát triển một ứng dụng nghe nhạc không chỉ nhìn vào việc tăng doanh thu từ việc bán vé hoặc quảng cáo, mà còn nhìn vào việc ứng dụng có thực sự mang lại trải nghiệm âm nhạc tốt cho người dùng hay không, có tạo ra sự kết nối và cộng đồng cho người dùng hay không, có tôn trọng và bảo vệ quyền lợi của các nghệ sĩ hay không… Quản lý dự án cũng cần phải tạo ra một sự cân bằng giữa việc đáp ứng nhu cầu của người dùng và việc duy trì sự bền vững của tổ chức, ví dụ như: tìm kiếm các nguồn thu mới, giảm chi phí vận hành, tăng hiệu suất làm việc… Quản lý dự án cũng cần phải xây dựng một văn hóa Agile trong tổ chức, để khuyến khích sự hợp tác, sáng tạo, và liên tục học hỏi của các thành viên, ví dụ như: tổ chức các buổi retrospective (đánh giá lại) để chia sẻ những gì đã làm được và cần cải thiện, tổ chức các buổi demo (trình diễn) để nhận phản hồi từ khách hàng và người dùng, tổ chức các buổi hackathon (sáng tạo) để thử nghiệm những ý tưởng mới…

✅Quản lý dự án là một vai trò quan trọng trong quá trình chuyển đổi Agile. Quản lý dự án cần phải thay đổi và dịch chuyển tư duy/phương pháp làm việc của mình để phù hợp với môi trường mới. Quản lý dự án cần phải tập trung vào việc phát triển và bàn giao giá trị cho khách hàng và doanh nghiệp, đánh giá tiến độ của dự án bằng các chỉ số hiệu quả liên quan đến giá trị của sản phẩm, quản lý vòng đời khai thác sản phẩm từ khi khởi tạo ý tưởng cho đến khi kết thúc sử dụng, phát triển và cung ứng sản phẩm thị trường/khách hàng cần mà mình có khả năng phát triển, và phát triển sản phẩm mang lại lợi ích/giá trị cho cả khách hàng và tổ chức.

Để làm được điều này, quản lý dự án cần phải có một tầm nhìn chiến lược về sản phẩm, có khả năng nghiên cứu và thấu hiểu thị trường/khách hàng, có khả năng phối hợp và giao tiếp với các bên liên quan, có kiến thức và kỹ năng về các công cụ và phương pháp Agile, và có một thái độ linh hoạt, sáng tạo, và liên tục học hỏi. Đây là những yếu tố then chốt để quản lý dự án thành công trong thời kỳ Chuyển đổi Agile. Chúc các bạn quản lý dự án luôn thành công và hạnh phúc!