Log work là thuật ngữ quen thuộc với những ai làm trong ngành công nghệ thông tin, đặc biệt là lập trình viên tại các công ty gia công phần mềm. Ở các công ty gia công đạt chứng chỉ CMMi cao cấp, việc log work thường được quản lý rất chặt chẽ nhằm đảm bảo quy trình và chất lượng dự án. Ngược lại, trong môi trường startup hay các công ty phát triển sản phẩm, việc log work thường ít được chú trọng hơn hoặc có thể thực hiện linh hoạt tùy tình huống.

I. Log work là gì

Trong mô hình phát triển phần mềm Scrum, có một thuật ngữ gọi là Work Log dùng để chỉ khoảng thời gian mà một cá nhân sử dụng để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc công việc cụ thể. Việc log work chính là hành động ghi lại lượng thời gian bạn đã dành để làm việc trên nhiệm vụ đó. Khi công việc chưa hoàn thành, và bạn tiếp tục cần thời gian để thực hiện, bạn sẽ tiếp tục ghi lại thời gian mình đã sử dụng vào log work cho đến khi công việc được hoàn thành hoàn toàn.

Thoạt nhìn, việc này có vẻ đơn giản: bạn làm bao nhiêu thì ghi lại bấy nhiêu. Tuy nhiên, thực tế thì việc log work có thể phức tạp hơn bạn nghĩ. Điều quan trọng là phải ghi chính xác thời gian đã dành cho một công việc để không chỉ quản lý thời gian cá nhân hiệu quả mà còn giúp cả đội ngũ hiểu được tiến độ tổng thể của dự án. Việc log work chính xác và đúng thời điểm giúp nhóm Scrum dễ dàng ước lượng công việc còn lại, phân bổ tài nguyên hợp lý, và đảm bảo tiến độ của dự án theo đúng kế hoạch.

Bên cạnh đó, log work còn giúp cung cấp cái nhìn tổng quan về năng suất và hiệu suất của cá nhân trong bối cảnh làm việc nhóm. Có những trường hợp việc log work gặp khó khăn khi phải đối mặt với những công việc không có sự phân chia rõ ràng, hoặc thời gian thực hiện một nhiệm vụ kéo dài hơn so với dự đoán ban đầu. Ngoài ra, có thể xảy ra sự chênh lệch giữa thời gian thực tế làm việc và thời gian bạn log work do bị ảnh hưởng bởi các yếu tố ngoại vi, chẳng hạn như các cuộc họp bất ngờ, gián đoạn hoặc nhiệm vụ phát sinh đột xuất.

Như vậy, log work không chỉ đơn thuần là việc ghi lại thời gian mà còn là một phần quan trọng trong việc quản lý dự án và tối ưu hóa quá trình làm việc. Việc này đòi hỏi sự chính xác, trung thực và linh hoạt để có thể phản ánh đúng thực tế tiến độ công việc.”

Bạn có thể đọc thêm: https://timingapp.com/blog/log-work-hours/

II. Tại sao bạn cần phải log work chính xác

Trước hết, việc log work chính xác là vô cùng cần thiết để quản lý và điều phối công việc một cách hiệu quả trong nhóm làm việc. Khi mỗi thành viên trong nhóm ghi lại chính xác thời gian đã bỏ ra cho từng nhiệm vụ, điều này tạo ra dữ liệu báo cáo có giá trị, giúp phản ánh chính xác năng suất làm việc của từng cá nhân. Những dữ liệu này không chỉ giúp các thành viên dễ dàng tự đánh giá và cải thiện hiệu quả làm việc của mình mà còn cung cấp cho người quản lý một cái nhìn tổng quan về tiến độ của dự án.

Một trong những lợi ích quan trọng của việc log work chính xác là nó giúp ước lượng (estimate) công việc cho các giai đoạn tiếp theo của dự án. Người quản lý dự án có thể dựa vào những số liệu đã ghi nhận để phân bổ nguồn lực và thời gian hợp lý cho các nhiệm vụ còn lại. Trong trường hợp người quản lý dự án nghỉ việc hoặc có sự thay đổi về nhân sự, người kế nhiệm cũng có thể nhanh chóng nắm bắt tình hình dự án dựa trên các dữ liệu log work có sẵn. Đặc biệt, dữ liệu log work từ giai đoạn đầu của dự án có thể được sử dụng để dự đoán và lập kế hoạch chính xác hơn cho các giai đoạn sau, giúp tối ưu hóa quá trình làm việc và giảm thiểu rủi ro chậm trễ.

Ngoài ra, những dữ liệu log work này không chỉ hữu ích trong dự án hiện tại mà còn có giá trị lâu dài cho các dự án tương lai. Khi đối diện với những dự án tương tự, việc tham khảo lại các số liệu từ các dự án trước đó giúp các thành viên có cơ sở để đưa ra ước tính chính xác hơn, góp phần nâng cao khả năng thành công của dự án. Điều này cũng giúp cải thiện quy trình làm việc, rút ra những bài học kinh nghiệm quý báu, từ đó tối ưu hóa quy trình và tăng hiệu suất làm việc của cả nhóm.

Bên cạnh đó, đội ngũ bán hàng cũng có thể sử dụng dữ liệu log work để xây dựng chiến lược đấu thầu cho các dự án mới. Việc có trong tay những con số chính xác về thời gian và chi phí đã bỏ ra cho các dự án trước đó giúp đội bán hàng ước lượng được chi phí và thời gian thực hiện cho dự án mới. Điều này giúp họ đề xuất một mức giá cạnh tranh mà vẫn đảm bảo chất lượng và tiến độ, tăng khả năng chiến thắng thầu và giữ uy tín với khách hàng.

Tóm lại, việc log work hàng ngày và chính xác của mỗi thành viên trong dự án không chỉ giúp quản lý công việc hiệu quả mà còn là yếu tố quyết định sự thành công của dự án. Nó không chỉ hỗ trợ việc ước lượng và lập kế hoạch cho giai đoạn tiếp theo mà còn cung cấp cơ sở dữ liệu quan trọng cho các dự án tương lai và các chiến lược kinh doanh của tổ chức.

III. Log work chính xác lại không hề dễ

Log work quan trọng như vậy nên việc log work chính xác cũng vô cùng cần thiết, nhưng không phải lúc nào chúng ta cũng làm được. Giả sử bạn bắt đầu một ngày mới với 1 cái task và 2 cái bug. Và bạn sẽ estimate từng việc một như sau task 4 tiếng, bug thứ nhất là 2 tiếng và bug thứ hai là 1 tiếng. Một ngày làm việc của bạn là 8 tiếng và lý tưởng bạn sẽ chỉ estimate cho 7 tiếng làm việc hiệu quả, còn 1 tiếng để trừ hao cho việc đi uống nước, vệ sinh cá nhân, đọc báo, chém gió thư giãn hay ăn uống.

Tuy nhiên thực tế thì sẽ chẳng bao giờ được như vậy cả, bạn sẽ làm một cái task mất 6 tiếng, và 1 cái bug mất 2 tiếng. Bạn sẽ log 6 tiếng vào task và 2 tiếng vào bug, cộng thêm thời gian đi uống nước và vệ sinh thì bạn đã mất hơn 8 tiếng ở công ty. Bạn đã vừa phải ở lại muộn lại còn log quá thời gian estimate ban đầu. Vẫn còn 1 bug bạn chưa hoàn thành, tùy vào mức độ cấp thiết, bạn có thể để ngày mai fix hoặc tiếp tục ngồi lại để fix nhưng chắc chắn bạn đã log quá thời gian estimate ban đầu. Nhiều task bị log quá thời gian như vậy sẽ khiến báo cáo năng suất của bạn thấp và thật khó để đòi quản lý của mình tăng lương vào kỳ đánh giá.

Vậy sao ta không log vào task 4 tiếng, vào bug thứ nhất 1 tiếng như dự định ban đầu, dù đã đến giờ về thì ta cố ngồi lại làm nốt cái bug còn lại, và dù làm mất bao lâu thì cứ log 2 tiếng thôi, vậy là ta đã hoàn thành chỉ tiêu với estimate ban đầu là 7 tiếng một ngày. Xin thưa nếu bạn cứ lặp lại việc này, bạn đang tự hại mình khi quản lý sẽ nhìn vào số liệu và nghĩ rằng năng suất bạn đang rất tốt và cứ giao việc như vậy khiến ngày nào bạn cũng phải ở lại làm muộn thậm chí rất muộn để hoàn thành công việc.

Vậy hãy làm ngược lại, estimate ban đầu rộng rãi ra, cái task đó sẽ làm trong 8 tiếng đi, ta sẽ chỉ mất 6 tiếng để làm và còn dư 2 tiếng ăn chơi nhảy múa. Rất tiếc, bạn mà làm vậy sẽ càng sai lầm hơn, nhất là khi ai trong dự án cũng nghĩ như bạn, khi người quản lý tập hợp báo cáo từ nhiều người sẽ ra năng suất thấp cho cả dự án. Thường các dự án gia công là fixed-price, với chi phí và thời gian đã được xác định từ trước. Nếu thường xuyên estimate quá rộng hoặc thực sự là bạn làm chậm hơn so với estimate thì bạn sẽ bị chậm deadline và OT là điều không thể tránh khỏi.

Bạn có thể nghĩ, sao mấy ông quản lý lúc estimate dư ra cho anh em đỡ vất vả, và còn đề phòng những vấn đề rủi ro không lường trước được nữa. Thật ra lúc estimate, họ cũng luôn có buffer để dự trù những tình huống như này, tuy nhiên trong nhiều trường hợp cũng không thể đánh giá đúng tình hình, và dự án vẫn lụt và anh em phải OT. Cho dù có dữ liệu log work để tham khảo, thì không phải lúc nào cũng có thể lường được những phát sinh ngoài ý muốn, hay mức độ phức tạp của dự án vào thời điểm lên kế hoạch ban đầu. Những vấn đề phát sinh sẽ chỉ được mọi người nhận ra khi bắt tay vào làm dự án một thời gian. Vậy nên mới có những dự án buffer đến 200% mà vẫn cháy.

Một hệ lụy từ việc log work sai theo chiều hướng có lợi cho nhân viên, đó là sẽ hình thành những báo cáo sai về năng suất cho loại hình dự án đó. Năng suất nhân viên trong báo cáo thấp, chi phí nhân công sẽ tăng cao. Khi đó đội bán hàng lại gặp khó khăn trong việc bid dự án. Thị trường outsourcing vốn đang cạnh tranh khốc liệt, rất nhiều công ty dựa vào chi phí nhân công giá rẻ làm lợi thế cạnh tranh, nếu để chi phí giá cao thì khó bid dự án, còn nếu để thấp thì lại sợ làm không kịp tiến độ và không đảm bảo chất lượng. Khi đó chúng ta có thể không có dự án để làm hoặc sẽ nhận phải những dự án khó lường và anh em phải ngày đêm OT để hoàn thành công việc.

Phần lớn các dự án sẽ khiến chúng ta cảm thấy công việc ngập đầu, và để log work đúng với những gì estimate ban đầu là điều không đơn giản. Tuy nhiên, cũng có những lúc dự án lại rất nhàn và bạn không có task để mà log work. Bộ phận làm dự án ODC (offshore delivery center) có lẽ hay gặp điều này hơn khi dự án đã đi vào ổn định và thường mang tính chất maintain hay phát triển chậm mà chắc. Việc không quá nhiều, các đầu việc khi chia ra và phân bổ cho các thành viên cũng không hết được một ngày. Ví dụ như bạn có 1 cái task chỉ 4 tiếng hoàn thành xong, vậy 3 tiếng còn lại bạn log work vào đâu. Nếu để nhân viên không làm gì thì có vẻ phí nguồn nhân lực và báo cáo trống 3 tiếng vậy cũng không hay. Để giải quyết điều này, người quản lý thường tạo một task training một kĩ năng nào đó có thể liên quan đến công việc hiện tại, như vậy sẽ tránh để phí nguồn lực, biết đâu kĩ năng này sẽ có ích vào một lúc nào đó. Dù sao đây vẫn là một cơn đau đầu dễ chịu với người quản lý. Tuy nhiên những dự án thế này không nhiều.

IV. Kết luận

Như vậy, việc log work chính xác không chỉ là một nhiệm vụ cá nhân mà còn ảnh hưởng đến toàn bộ dự án và đội ngũ. Mỗi thành viên cần ý thức được tầm quan trọng của việc ghi lại thời gian làm việc một cách trung thực và chính xác, vì điều này góp phần vào việc tạo ra một bức tranh tổng thể về tiến độ và hiệu suất của cả dự án. Dữ liệu log work không chỉ giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát chất lượng và tiến độ công việc, mà còn là cơ sở quan trọng để dự án vận hành trơn tru, đạt được mục tiêu và tránh các rủi ro về thời gian và chi phí. Trong dài hạn, thói quen log work đúng đắn sẽ mang lại lợi ích không chỉ cho dự án hiện tại mà còn giúp nhóm làm việc hiệu quả hơn trong những dự án tương lai. Nhờ đó, không chỉ giảm bớt áp lực công việc, tránh OT không cần thiết mà còn gia tăng khả năng thành công của dự án.