Để một tổ chức không chỉ tồn tại mà còn phát triển mạnh mẽ trong bối cảnh cạnh tranh và biến động không ngừng của thế giới hiện đại, việc vừa xác định đúng đắn hướng đi chiến lược, vừa đảm bảo bộ máy vận hành hàng ngày diễn ra hiệu quả và tối ưu là yêu cầu sống còn. Hai trụ cột nền tảng, hai chức năng then chốt đảm nhiệm vai trò này chính là năng lực Lãnh đạo (Leadership) và công tác Quản lý (Management). Mặc dù thường được nhắc đến cùng nhau, thậm chí đôi khi bị đánh đồng, Lãnh đạo và Quản lý đại diện cho những hệ thống tư duy, bộ kỹ năng và mục tiêu riêng biệt. Hiểu rõ bản chất, phân biệt rạch ròi sự khác biệt và nhận thức được tầm quan trọng của việc kết hợp hài hòa hai yếu tố này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn là chìa khóa cho sự phát triển bền vững của mọi đội ngũ và toàn bộ tổ chức.

I. Leadership và Management là gì?

• Leadership (Lãnh đạo):
  • Được định nghĩa là quá trình tương tác xã hội phức tạp nhằm khơi dậy và định hướng năng lượng, tiềm năng của con người hướng tới việc nhận thức và theo đuổi một tầm nhìn chung, thường là những mục tiêu mang tính thích ứng, đổi mới hoặc chuyển đổi căn bản. Nó vượt ra ngoài khuôn khổ quyền lực chính thức, dựa trên sự chấp nhận và tin tưởng tự nguyện. Như Dwight D. Eisenhower từng nói: “Leadership is the art of getting someone else to do something you want done because he wants to do it.”
  • Về bản chất, Leadership tập trung vào việc đối phó với sự thay đổi và bất định, kiến tạo tương lai (Từ “không” thành “có”) thông qua việc thiết lập phương hướng và tầm nhìn dài hạn. Nó là nghệ thuật của quan hệ và ảnh hưởng, đòi hỏi trí tuệ cảm xúc cao, khả năng thấu cảm, xây dựng lòng tin và truyền cảm hứng (“motivate” và “inspire”). Đồng thời, Leadership tập trung vào phát triển con người, xem họ là tài sản quý giá nhất. Các lý thuyết về lãnh đạo cũng rất đa dạng, từ tập trung vào phẩm chất, hành vi, tình huống đến các mô hình hiện đại như Lãnh đạo chuyển đổi hay Lãnh đạo phục vụ.
• Management (Quản lý):
  • Được định nghĩa là một tập hợp các chức năng phổ quát (hoạch định – planning, tổ chức – organizing, điều phối – leading/directing, kiểm soát – controlling) được thực hiện một cách có hệ thống và khoa học nhằm phối hợp hiệu quả các nguồn lực đầu vào để đạt được các mục tiêu đầu ra cụ thể của tổ chức với hiệu suất tối ưu. Nó dựa trên quyền hạn chính thức và cấu trúc tổ chức.
  • Về bản chất, Management tập trung vào việc đối phó với sự phức tạp và quy mô, giúp tạo ra cấu trúc, quy trình để duy trì trật tự. Nó hướng tới duy trì hiện tại (Giữ cái “đang có”) bằng cách thực thi kế hoạch và đảm bảo hoạt động hàng ngày diễn ra suôn sẻ. Management được xem là khoa học về tổ chức và tối ưu hóa, dựa nhiều vào các nguyên tắc, công cụ, kỹ thuật đã được kiểm chứng để đảm bảo sự ổn định và hiệu quả.
  II. Áp dụng Leadership và Management như thế nào?
• Leadership được thể hiện thông qua:
  • Thiết lập phương hướng không chỉ là lập kế hoạch, mà đòi hỏi việc quét môi trường (Environmental Scanning), tư duy chiến lược (Strategic Thinking) để kiến tạo tầm nhìn (Vision Crafting) và xây dựng các chiến lược tổng quát, vẽ ra bức tranh tương lai hấp dẫn.
  • Gắn kết con người bằng cách truyền thông đa chiều và nhất quán về tầm nhìn, xử lý phản kháng và xây dựng đồng thuận (Coalition Building), kết nối với giá trị và cảm xúc để xây dựng sự tin cậy và cam kết.
  • Tạo động lực và truyền cảm hứng thông qua việc hiểu và đáp ứng nhu cầu tâm lý (như lý thuyết tự quyết – Self-Determination Theory), tác động vào động lực nội tại, trao quyền thực sự (Empowerment), huấn luyện và phát triển (Coaching & Development), và là hình mẫu (Role Modeling), giúp đội nhóm nâng cao hiệu suất.
  • Thúc đẩy đổi mới và quản lý thay đổi bằng việc khuyến khích thử nghiệm an toàn, chấp nhận thất bại như một phần học hỏi và áp dụng các mô hình thay đổi (ví dụ: 8 bước của Kotter) để dẫn dắt chuyển đổi.
• Ví dụ về leadership qua tình huống:

Ví dụ 1: Trưởng nhóm dự án Marketing

• Tình huống: Nhóm Marketing được giao một chiến dịch lớn với deadline gấp. Có một số thành viên mới chưa quen việc, và khối lượng công việc rất lớn.
• Hành động Leadership của Trưởng nhóm:
  • Tổ chức & Lập kế hoạch: Trưởng nhóm nhanh chóng họp nhóm, chia nhỏ chiến dịch thành các đầu việc cụ thể, xác định rõ người phụ trách và deadline cho từng phần.
  • Ủy quyền & Phát triển: Thay vì tự làm hết những việc khó, trưởng nhóm giao những nhiệm vụ thử thách (nhưng phù hợp) cho các thành viên, kể cả người mới, và dành thời gian hướng dẫn, cung cấp tài liệu cần thiết. Anh/chị ấy nói rõ: “Anh/chị tin em có thể làm tốt phần này, nếu cần gì cứ hỏi anh/chị.”
  • Tạo động lực & Gắn kết: Trong các cuộc họp nhanh hàng ngày, trưởng nhóm luôn bắt đầu bằng việc công nhận những nỗ lực và kết quả nhỏ mà mọi người đạt được ngày hôm trước. Anh/chị ấy cũng chủ động hỏi thăm khi thấy thành viên có vẻ căng thẳng và tìm cách hỗ trợ.
  • Giải quyết vấn đề: Khi có một đầu việc bị chậm tiến độ, trưởng nhóm không đổ lỗi mà cùng ngồi lại với người phụ trách để tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra giải pháp (ví dụ: điều thêm người hỗ trợ, điều chỉnh lại một chút phạm vi công việc).
• Kết quả: Dù áp lực, nhóm làm việc phối hợp nhịp nhàng, các thành viên mới nhanh chóng hòa nhập và học hỏi, chiến dịch được hoàn thành đúng hạn với kết quả tốt.

Ví dụ 2: Một thành viên trong nhóm tình nguyện (Không có chức danh chính thức)

• Tình huống: Một nhóm tình nguyện tổ chức chương trình tặng quà cho trẻ em vùng cao. Mọi người đều nhiệt tình nhưng việc chuẩn bị khá lộn xộn, thiếu kế hoạch cụ thể, không rõ ai làm việc gì.
• Hành động Leadership của một thành viên:
  • Khởi xướng & Đề xuất: Thấy tình hình không ổn, một bạn chủ động đề xuất: “Hay là chúng ta dành 30 phút để lên danh sách các việc cần làm và phân công người phụ trách nhé? Em có thể giúp ghi lại.”
  • Tạo sự rõ ràng: Bạn ấy giúp nhóm liệt kê các công việc (liên hệ địa phương, kêu gọi quyên góp, phân loại quà, chuẩn bị vận chuyển…), gợi ý phân công dựa trên thế mạnh hoặc sự tình nguyện của mỗi người.
  • Kết nối & Điều phối: Trong quá trình chuẩn bị, bạn ấy thường xuyên hỏi thăm tiến độ của các nhóm nhỏ khác, chủ động chia sẻ thông tin để mọi người nắm được tình hình chung, và nhắc nhở nhẹ nhàng về các mốc thời gian quan trọng.
  • Khuyến khích & Ghi nhận: Bạn ấy luôn cảm ơn sự đóng góp của mọi người, dù là việc nhỏ, và động viên khi gặp khó khăn (“Chúng ta cố gắng thêm chút nữa nhé!”).
• Kết quả: Hoạt động chuẩn bị trở nên có tổ chức hơn hẳn, mọi người biết rõ việc mình cần làm, phối hợp hiệu quả hơn và chương trình diễn ra thành công tốt đẹp, tất cả nhờ sự chủ động và khả năng kết nối (ảnh hưởng không chính thức) của bạn tình nguyện viên đó.
• Management được thể hiện bởi:
• Hoạch định và ngân sách bao gồm việc phân tầng kế hoạch (chiến lược, chiến thuật, tác nghiệp), xây dựng mục tiêu SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound), sử dụng công cụ hỗ trợ (Phân tích SWOT, biểu đồ Gantt, PERT…), dự báo và phân bổ nguồn lực hợp lý.
• Tổ chức và biên chế liên quan đến việc thiết kế cấu trúc tổ chức, mô tả công việc, áp dụng nguyên tắc tổ chức (thống nhất mệnh lệnh, tầm hạn quản trị…), thực hiện quản trị nhân sự vận hành (tuyển dụng, đào tạo, đánh giá – performance appraisal…) và ủy quyền (delegation) hiệu quả.
• Kiểm soát và giải quyết vấn đề thông qua việc áp dụng các loại hình kiểm soát (feedforward, concurrent, feedback), xây dựng hệ thống đo lường (Chỉ số hiệu suất chính – KPIs, Mục tiêu và Kết quả then chốt – OKRs), theo dõi, so sánh kết quả, xác định sai lệch, phân tích nguyên nhân và thực hiện hành động khắc phục, đồng thời nhận diện nguy cơ thất bại.
• Duy trì và tối ưu hóa hệ thống bằng cách chuẩn hóa quy trình (Quy trình Hoạt động Chuẩn – SOPs), áp dụng quản lý chất lượng (Quản lý Chất lượng Toàn diện – TQM, Sáu Sigma – Six Sigma, tiêu chuẩn ISO…) và đảm bảo tuân thủ các quy định.

Ví dụ về Management:

Ví dụ 1: Quản lý một siêu thị (Supermarket Manager)

• Tình huống: Điều hành hoạt động hàng ngày của một siêu thị.
• Hành động Management:
  • Lập kế hoạch (Planning): Lập kế hoạch đặt hàng dựa trên dự báo doanh số và mức tồn kho hiện tại để đảm bảo đủ hàng hóa nhưng không thừa quá nhiều. Lên lịch làm việc chi tiết cho nhân viên thu ngân, nhân viên kho, nhân viên trưng bày hàng hóa…
  • Tổ chức (Organizing): Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên trong ca làm việc. Sắp xếp hàng hóa trên kệ theo đúng sơ đồ (planogram), đảm bảo lối đi thông thoáng. Tổ chức khu vực kho bãi gọn gàng, khoa học.
  • Kiểm soát (Controlling): Kiểm tra hạn sử dụng của sản phẩm thường xuyên. Theo dõi camera an ninh để phòng chống mất cắp. Giám sát quy trình thanh toán của thu ngân để đảm bảo tính chính xác. Đối chiếu doanh thu cuối ngày với số liệu bán hàng. Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên dựa trên các tiêu chí cụ thể (doanh số, thái độ…).
  • Điều phối (Coordinating): Đảm bảo sự phối hợp giữa bộ phận kho và bộ phận trưng bày để hàng hóa được lên kệ kịp thời. Làm việc với nhà cung cấp để giải quyết các vấn đề về giao hàng.
• Trọng tâm: Đảm bảo siêu thị vận hành ổn định, hàng hóa đầy đủ và chất lượng, nhân viên làm việc đúng quy trình, thất thoát được kiểm soát, và các mục tiêu về doanh số, lợi nhuận được đáp ứng.

Ví dụ 2: Quản lý dự án phần mềm (Software Project Manager – tập trung vào khía cạnh quản lý)

• Tình huống: Phụ trách một dự án phát triển ứng dụng di động đã được phê duyệt về mặt ý tưởng và mục tiêu.
• Hành động Management:
  • Lập kế hoạch chi tiết (Detailed Planning): Chia dự án thành các giai đoạn (phase) và các gói công việc (work package) nhỏ hơn. Xây dựng timeline chi tiết (bằng biểu đồ Gantt chẳng hạn) với các mốc hoàn thành (milestone) cụ thể. Lập ngân sách chi tiết cho nhân sự, công cụ, thử nghiệm… Xác định các rủi ro và lập kế hoạch ứng phó.
  • Tổ chức nguồn lực (Organizing Resources): Phân công nhiệm vụ (task) cụ thể cho từng lập trình viên, kiểm thử viên trong nhóm dựa trên kế hoạch. Đảm bảo họ có đủ công cụ và thông tin cần thiết.
  • Kiểm soát tiến độ & Chất lượng (Controlling Progress & Quality): Theo dõi tiến độ thực hiện các task so với timeline bằng các công cụ quản lý dự án (như Jira, Trello). Tổ chức các buổi họp review code, kiểm thử định kỳ để đảm bảo chất lượng sản phẩm. Giám sát việc sử dụng ngân sách.
  • Báo cáo & Tài liệu hóa (Reporting & Documentation): Cập nhật báo cáo tiến độ dự án hàng tuần cho các bên liên quan. Lưu trữ tài liệu dự án một cách hệ thống.
• Trọng tâm: Đảm bảo dự án được thực hiện đúng theo kế hoạch về thời gian, ngân sách và phạm vi công việc, đồng thời đạt được các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra.

Đọc thêm: Sự khác nhau giữa Leadership và Management

III. Sự khác biệt giữa Leadership và Management

• Cách tiếp cận vấn đề: người có tư duy Leadership thường nhìn thấy cơ hội trong khó khăn, tiềm năng phát triển và tập trung vào việc khơi dậy hy vọng. Ngược lại, người có tư duy Management thường nhìn thấy rủi ro tiềm ẩn, nguy cơ thất bại và tập trung vào việc phân tích, kiểm soát, phòng ngừa.
  • Ví dụ lời nói khác nhau khi đối mặt với một dự án gặp trở ngại lớn:
    • Người Lãnh đạo có thể nói: “Tôi biết chúng ta đang gặp khó khăn lớn với dự án này, nhưng đây chính là cơ hội để chúng ta chứng tỏ bản lĩnh và sự sáng tạo độc đáo của đội mình. Hãy cùng suy nghĩ xem thử thách này có thể mở ra cánh cửa nào mới, giúp chúng ta học hỏi và mạnh mẽ hơn sau lần này? Tôi hoàn toàn tin tưởng vào khả năng của từng người và cả đội sẽ cùng nhau vượt qua!”
    • Người Quản lý có thể nói:** “Tiến độ dự án đang chậm 2 tuần so với kế hoạch (plan). Chúng ta cần xác định ngay lập tức các điểm tắc nghẽn cụ thể. Bộ phận A báo cáo nguyên nhân chậm trễ, bộ phận B cần làm rõ trách nhiệm. Cần bổ sung nguồn lực (resource) nào không? Yêu cầu tập trung xử lý dứt điểm từng vấn đề theo thứ tự ưu tiên để đảm bảo dự án hoàn thành đúng deadline cam kết.”
  • Ví dụ lời nói khác nhau khi thảo luận về một sáng kiến mới có tính rủi ro:
    • Người Lãnh đạo có thể nói:** “Sáng kiến này có tiềm năng thay đổi hoàn toàn cách chúng ta tiếp cận thị trường! Hãy hình dung những giá trị vượt trội mà nó sẽ mang lại cho khách hàng và vị thế tiên phong của chúng ta. Đúng là có rủi ro (risk), nhưng phần thưởng nếu thành công là vô cùng xứng đáng. Hãy cùng nhau dồn tâm huyết để biến ý tưởng táo bạo này thành hiện thực!”
    • Người Quản lý có thể nói:** “Trước khi quyết định triển khai, chúng ta bắt buộc phải lập một ma trận đánh giá rủi ro chi tiết: rủi ro về công nghệ, thị trường, tài chính, nhân sự. Kế hoạch triển khai từng giai đoạn (phase gate) cần rõ ràng, các chỉ số đo lường thành công (success metrics) là gì? Ngân sách dự phòng (contingency budget) cho trường hợp xấu nhất là bao nhiêu? Cần có kế hoạch B, kế hoạch C.”
• Về trọng tâm thời gian, Leadership tập trung vào tương lai dài hạn, trong khi Management tập trung vào hiện tại và ngắn/trung hạn.
• Về mục tiêu và tầm nhìn, Leadership kiến tạo tầm nhìn (Vision creation), còn Management hướng tới đạt mục tiêu (Goal achievement).
• Về trọng tâm chính, Leadership tập trung vào con người và văn hóa, còn Management tập trung vào hệ thống, quy trình và nhiệm vụ.
• Về nguồn gốc quyền lực, Leadership dựa trên ảnh hưởng cá nhân và uy tín, trong khi Management dựa trên vị trí và quyền hạn chính thức.
• Về cách tiếp cận đổi mới và rủi ro, Leadership thúc đẩy thay đổi và chấp nhận rủi ro có tính toán, còn Management duy trì ổn định và kiểm soát rủi ro.
• Về kết quả kỳ vọng, Leadership tạo ra sự thay đổi, phát triển và cam kết tự nguyện, còn Management tạo ra kết quả dự đoán được, sự tuân thủ và hiệu quả.
• Về bản chất công việc, Leadership là “Làm điều đúng” (Doing the right things), còn Management là “Làm đúng việc” (Doing things right).

Bảng Tóm Tắt So Sánh Leadership và Management:

IV. Nên áp dụng phương pháp nào khi quản lý đội nhóm

Sự tích hợp hiệu quả của cả Leadership và Management là yêu cầu bắt buộc đối với mọi tổ chức muốn thành công bền vững.

• Lý do: Đội nhóm vừa cần bạn động viên, vừa cần bạn chỉ đường, đưa ra quy trình để áp dụng.
• Hậu quả Nghiêm trọng của Mất cân bằng: Thiếu Leadership, đội nhóm sẽ cảm thấy không có động lực, không có sự động viên, một đội nhóm mất động lực sẽ chỉ làm việc giống như cái máy, không nâng cao hiệu suất. Thiếu Management dẫn đến hỗn loạn, làm sai, không có mục tiêu, không có quy trình.
• Thách thức trong Việc Tích hợp: Năng lực cá nhân, cấu trúc và văn hóa tổ chức, ưu tiên mâu thuẫn.

Phát triển khả năng cân bằng giữa Leadership và Management là một hành trình liên tục, đòi hỏi sự chủ động và cam kết. Việc nghiêng hẳn về một phong cách duy nhất đều tiềm ẩn rủi ro: Quá thiên về Management (Over-Management) dẫn đến trì trệ, thiếu sáng tạo, nhân viên thụ động; Quá thiên về Leadership (Under-Management) dẫn đến hỗn loạn, lãng phí, kết quả không ổn định.

• Ưu tiên hàng đầu là tự nhận thức và linh hoạt điều chỉnh: Thường xuyên tự đánh giá phong cách và nhận thức điểm mạnh, yếu. Hiệu quả nằm ở khả năng điều chỉnh linh hoạt cách tiếp cận tùy thuộc vào tình huống, đối tượng, và nhiệm vụ. Hãy tự hỏi: “Lúc này đội ngũ cần sự rõ ràng về quy trình hay cần sự khích lệ về tinh thần hơn?”.
• Không ngừng trau dồi năng lực ở cả hai phía: Chủ động học hỏi liên tục cả kỹ năng quản lý (planning, organizing, controlling) và kỹ năng lãnh đạo (communication, empathy, strategic thinking, influence) qua nhiều hình thức (khóa học, sách, thực tế, mentor…).
• Thực hành “Lãnh đạo/Quản lý Tình huống” (Situational Leadership/Management): Học cách chẩn đoán tình huống (năng lực/cam kết của nhân viên, tính chất công việc…) và lựa chọn phong cách phù hợp (chỉ đạo, huấn luyện, hỗ trợ, ủy quyền).
• Xây dựng và tận dụng sức mạnh bổ trợ trong đội ngũ: Nhận diện và phát huy thế mạnh khác nhau của các thành viên. Tạo môi trường để người mạnh về tầm nhìn phối hợp hiệu quả với người giỏi thực thi chi tiết và ngược lại.
• Chủ động tìm kiếm và lắng nghe phản hồi: Tạo môi trường cởi mở để nhận đóng góp xây dựng từ đội ngũ về phong cách làm việc của bạn.
• Góp phần xây dựng văn hóa tổ chức hỗ trợ sự cân bằng: Vận động thay đổi hệ thống đánh giá (KPIs/OKRs) để ghi nhận cả kết quả (M) và đóng góp về đổi mới, phát triển con người (L); chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm; là hình mẫu về sự cân bằng.

Kết luận

Leadership và Management không phải là hai cực đối lập cần lựa chọn, mà là hai dòng năng lượng cần được hòa quyện và điều tiết một cách tinh tế trong cơ thể tổ chức. Một nhà lãnh đạo/quản lý xuất sắc không phải là người chỉ giỏi một trong hai, mà là người nghệ sĩ có khả năng sử dụng thành thạo cả hai loại “bút vẽ” – cây bút của tầm nhìn, cảm hứng (Leadership) và cây bút của kế hoạch, quy trình (Management) – để tạo nên bức tranh thành công toàn diện và bền vững cho đội ngũ của mình. Hành trình làm chủ nghệ thuật cân bằng này đòi hỏi sự tự nhận thức sâu sắc, học hỏi không ngừng và thực hành kiên trì, nhưng thành quả mà nó mang lại là vô giá đối với sự phát triển của cả cá nhân và tổ chức trong một thế giới luôn vận động.