Bạn đã bao giờ nhìn nhận và giải quyết đúng vấn đề chưa? Bạn có bao giờ nhìn thấy những tình huống này không?

Một em học sinh học giỏi, bỗng nhiên một ngày học kém đi. Cha mẹ đổ lỗi rằng do bạn ấy suốt ngày xem ti vi và ipad. Sau khi cấm xem tivi và ipad, bạn ấy vẫn chẳng học khá hơn. Một chị gái có chồng đi ngoại tình, chị gái liền đổ lỗi cho “tiểu tam” xinh đẹp hơn, trẻ trung hơn nên chồng đi ngoại tình. Chị ấy đi trùng tu nhan sắc để cho mình xinh hơn “tiểu tam”. Kết quả, chồng chị ấy bỏ tiểu tam, đi ngoại tình với tiểu tứ.

Vậy vấn đề ở đây là gì? Có phải chúng ta đã chọn sai vấn đề cần giải quyết không? Chúng ta chỉ nhìn ở bề mặt nổi những thứ chúng tay thấy, mà không suy nghĩ thêm liệu có vấn đề khác hay không.

Tình huống về sử dụng Reframing giải quyết vấn đề

Hãy tưởng tượng bạn sở hữu một tòa nhà văn phòng và nhận được khiếu nại rằng thang máy quá chậm khiến họ phải chờ đợi quá lâu. Phần lớn mọi người sẽ ngay lập tức nghĩ đến những giải pháp đắt đỏ như thay động cơ, lắp thang máy mới, hoặc cập nhật thuật toán vận hành. Thang máy chậm thì làm cho nó nhanh lên – Vấn đề quá rõ ràng và đáp án cũng như vậy – Bạn có đang nghĩ như vậy không? Tuy nhiên, một giải pháp thú vị đến từ một quản lý đã cho thấy rằng đây chưa hẳn là vấn đề cùng giải pháp sáng suốt.

Cải tiến tốc độ thang máy nghe có vẻ đơn giản nhưng thực sự không phải là cách làm tiết kiệm. Vị quản lý tòa nhà sau khi quan sát những người đi thang máy đã nhận ra vấn đề của các khiếu nại: họ ghét cảm giác chờ đợi thang máy, chứ không phải họ chê bai thang máy chậm! Có gì khác nhau không nhỉ? Có đấy, bởi vì nếu là cảm giác chờ đợi thang máy, vị quản lý đã đề xuất lắp một cái gương bên cạnh để họ có thể tranh thủ chỉnh trang y phục, đầu tóc, và ngắm nghía dáng mình trong khi chờ cửa thang máy mở.

Bạn đang nghĩ giải pháp thật buồn cười và “liên quan vãi”, nhưng đúng là sau khi lắp gương, số khiếu nại thang máy chậm đã không còn nữa. Cảm giác chờ đợi nhàm chán đã được xóa bỏ, nhờ một chiếc gương!

Đọc thêm tại: https://hbr.org/2017/01/are-you-solving-the-right-problems

Chọn đúng vấn đề chưa đủ, phải là VẤN ĐỀ TỐT để giải quyết

Vâng, đây chính là vấn đề của hầu hết chúng ta! Ai cũng nghĩ rằng đã tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề rồi thì cứ thế mà giải quyết thôi, tuy nhiên không phải lúc nào chúng ta cũng đủ nguồn lực để xử lý theo hướng đó. Rắc rối nảy sinh khi chúng ta khăng khăng rằng mình hiểu vấn đề là gì rồi thì cứ quyết tâm giải quyết thôi, mà không cân nhắc theo hướng: “Có vấn đề nào mà giải pháp đỡ gian nan nặng nhọc hơn không?” Trong một khảo sát với 106 lãnh đạo cấp cao tại 91 công ty thuộc cả khu vực công và tư ở 17 quốc gia, tác giả nhận thấy rằng có đến 85% đồng ý rằng tổ chức của họ kém trong việc xác định đúng vấn đề, và 87% cho rằng điểm yếu này gây ra những chi phí đáng kể. Chỉ chưa đến 1/10 nói rằng họ không bị ảnh hưởng bởi vấn đề này. Điều họ gặp khó khăn không phải là tìm giải pháp, mà là hiểu được vấn đề thực sự là gì. Và, thật thú vị, những giải pháp sáng tạo gần như luôn bắt nguồn từ việc đưa ra một cách lý giải khác — hay tái định hình — vấn đề của bạn. Nguồn thông tin

Lấy câu chuyện thang máy làm ví dụ, hẳn nhiên quản lý tòa nhà có thể tăng tốc độ thang máy bằng nhiều cách, từ đó cũng đẩy lùi được khiếu nại của khách dùng. Tuy nhiên, giải pháp này khá rườm rà tốn kém và khả năng sẽ bị kéo dài trong nhiều thời gian vì sẽ cần các cuộc họp và chữ ký để giải quyết. Thay vì chỉ tìm cách tăng tốc độ thang máy như nâng cấp động cơ hay thuật toán, giải pháp đặt gương cạnh thang máy đã mang lại hiệu quả đáng kinh ngạc. Bằng cách tập trung vào trải nghiệm của người dùng thay vì chỉ giải quyết tốc độ, các nhà quản lý tòa nhà đã biến một vấn đề kỹ thuật thành một vấn đề trải nghiệm khách hàng — và giải quyết nó một cách sáng tạo và tiết kiệm chi phí.

Sử dụng phương pháp Reframe để thay đổi cách nhìn nhận vấn đề.

Phương pháp Reframing là gì?

Reframing là một kỹ thuật tư duy được sử dụng để thay đổi cách nhìn nhận hoặc tiếp cận một vấn đề bằng cách thay đổi khung hoặc bối cảnh của nó. Mục tiêu của phương pháp này là khám phá các góc nhìn mới, từ đó giúp giải quyết vấn đề một cách sáng tạo và hiệu quả hơn.

Nguyên lý của Reframing

1. Bối cảnh ảnh hưởng đến nhận thức: Một vấn đề thường được nhìn nhận trong một khung cụ thể (frame), và khung này ảnh hưởng đến cách chúng ta hiểu và giải quyết nó. Khi thay đổi khung, cách chúng ta nhìn nhận vấn đề cũng sẽ thay đổi.
2. Không phải mọi vấn đề đều như vẻ bề ngoài: Thay vì tập trung vào giải pháp ngay lập tức, Reframing khuyến khích chúng ta xem xét liệu vấn đề có thể được định nghĩa khác đi, hoặc liệu gốc rễ vấn đề có bị hiểu sai hay không. Phương pháp thực hành Reframing
   1. Đặt câu hỏi: Có thể định nghĩa vấn đề theo cách khác không?
   2. Nhìn từ góc độ người ngoài cuộc.
   3. Xem xét các trường hợp ngoại lệ tích cực (lúc vấn đề không xảy ra).
   4. Phân tích xem điều gì còn thiếu trong cách định nghĩa vấn đề hiện tại.

Tóm tắt quá trình Định hình và Tái định hình vấn đề:

1. Định hình vấn đề (Frame): Xác định rõ vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết. Tránh nhảy ngay vào giải pháp mà không kiểm tra xem vấn đề ban đầu có thực sự cần giải quyết không.
2. Tái định hình vấn đề (Reframe): Xem xét lại vấn đề từ các góc nhìn khác nhau:
   • Nhìn ra ngoài khung hình: Đặt vấn đề trong bối cảnh rộng hơn để phát hiện các yếu tố tiềm ẩn.
   • Suy nghĩ lại về mục tiêu: Xem xét mục tiêu cấp cao hơn để mở rộng không gian giải pháp.
   • Xem xét các điểm sáng: Tìm kiếm các tình huống thành công để học hỏi và áp dụng.
   • Nhìn vào gương: Tự hỏi liệu bạn hoặc tổ chức có phải là nguyên nhân gây ra vấn đề không.
   • Lấy góc nhìn của người khác: Thu thập ý kiến từ các bên liên quan để làm sáng tỏ các khía cạnh chưa được xem xét.
3. Phát triển giải pháp (Move Forward): Dựa trên vấn đề đã được tái định hình, phát triển các giải pháp mới thông qua brainstorming, làm mẫu thử, hoặc thử nghiệm quy mô nhỏ.

Quá trình này giúp tìm ra các giải pháp sáng tạo và hiệu quả hơn bằng cách nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau.

7 cách Thực Hành Reframing Hiệu Quả

1. Xây dựng tính hợp pháp

Reframing sẽ khó thực hiện nếu bạn là người duy nhất trong phòng hiểu phương pháp này. Những người khác, vì muốn tìm giải pháp nhanh chóng, có thể cảm thấy việc bạn cứ khăng khăng thảo luận vấn đề là phản tác dụng. Nếu trong nhóm có sự chênh lệch quyền lực, chẳng hạn khi bạn đối diện với khách hàng hoặc đồng nghiệp cấp cao hơn, họ có thể bác bỏ ý kiến của bạn ngay từ đầu. Ngay cả những lãnh đạo cao cấp cũng có thể gặp khó khăn khi sử dụng phương pháp này, vì họ thường được kỳ vọng mang lại câu trả lời thay vì đặt câu hỏi.

Công việc đầu tiên của bạn là xây dựng tính hợp pháp của phương pháp trong nhóm, tạo không gian thảo luận cần thiết để áp dụng Reframing. Tôi đề xuất hai cách:

• Chia sẻ bài viết này với những người tham gia. Ngay cả khi họ không đọc, chỉ cần thấy nó cũng có thể khiến họ lắng nghe bạn.
• Kể câu chuyện về “vấn đề thang máy chậm” (slow elevator problem), một ví dụ ngắn gọn giúp giải thích cách Reframing khác biệt so với chẩn đoán vấn đề thông thường, đồng thời minh họa tiềm năng mang lại kết quả tốt hơn đáng kể.

2. Mời người ngoài vào cuộc thảo luận

Đây là thực hành hữu ích nhất trong Reframing. Một ví dụ điển hình là khi ban lãnh đạo một công ty châu Âu nhỏ đang vật lộn với việc thiếu đổi mới trong nhân viên. Họ quyết định mời Charlotte, trợ lý cá nhân của tổng giám đốc, tham gia. Charlotte nhận xét rằng mọi khung đổi mới trước đây đều thất bại, khiến nhóm nhận ra rằng vấn đề không nằm ở kỹ năng mà ở động lực của nhân viên. Nhờ Reframing vấn đề, họ chuyển hướng sang cải thiện mức độ gắn kết của nhân viên, mang lại thành công lâu dài.

Để mời người ngoài hiệu quả:

• Tìm người “bắc cầu”: Người hiểu nhưng không hoàn toàn thuộc về thế giới của bạn.
• Chọn người dám nói thẳng: Đảm bảo họ cảm thấy an toàn khi đưa ra ý kiến.
• Mong đợi ý kiến, không phải giải pháp: Vai trò của họ là thúc đẩy tư duy khác biệt, không phải giải quyết vấn đề.

3.Yêu cầu định nghĩa vấn đề bằng văn bản

Mọi người thường nghĩ rằng họ đồng ý về vấn đề sau các mô tả miệng, nhưng thực tế có thể khác. Viết ra định nghĩa sẽ làm rõ sự khác biệt và mở ra khả năng Reframing.

Ví dụ, một nhóm quản lý có thể viết ra những định nghĩa khác nhau như “nhân viên không có động lực” hay “khách hàng không sẵn lòng chi trả cho đổi mới.” Những khác biệt này giúp khám phá góc nhìn mới và cải thiện sự thấu hiểu chung.

4. Hỏi điều gì còn thiếu

Khi mô tả vấn đề, mọi người thường tập trung vào những gì đã được nói và bỏ qua những gì bị thiếu sót. Đặt câu hỏi trực tiếp về điều chưa được nêu ra có thể tạo ra những khám phá bất ngờ.

Ví dụ, một nhóm lãnh đạo tại Brazil tìm cách cải thiện giá cổ phiếu đã nhận ra rằng việc huấn luyện lãnh đạo trẻ trong việc giao tiếp với nhà phân tích tài chính là yếu tố bị bỏ qua nhưng quan trọng.

5. Xem xét nhiều loại vấn đề khác nhau

Yêu cầu mọi người xác định loại vấn đề, như vấn đề động lực, thái độ hay mong đợi, rồi thử gợi ý những loại vấn đề khác.

Ví dụ, tại Nickelodeon, một nhóm phát triển sản phẩm nhận ra rằng trẻ em không kích hoạt ứng dụng không phải do giao diện khó dùng mà vì sợ bị phạt khi hỏi mật khẩu từ bố mẹ. Chuyển từ vấn đề “sử dụng” sang vấn đề “cảm xúc” giúp tăng đáng kể tỷ lệ kích hoạt ứng dụng.

6. Phân tích những trường hợp ngoại lệ tích cực

Tìm kiếm các trường hợp vấn đề không xảy ra và hỏi, “Điều gì đã khác ở tình huống đó?”

Một luật sư phát hiện rằng ý tưởng dài hạn duy nhất được thực hiện là khi cuộc họp có sự tham gia của một nhân viên trẻ triển vọng. Điều này dẫn đến việc mời nhân viên trẻ tham gia nhiều hơn, tăng năng lượng và sáng tạo trong tổ chức.

7. Đặt câu hỏi về mục tiêu

Hãy làm rõ và thách thức các mục tiêu của những bên liên quan. Ví dụ, câu chuyện kinh điển về tranh cãi mở hay đóng cửa sổ đã được giải quyết khi một bên nhận ra mục tiêu là không có gió lùa, còn bên kia muốn không khí trong lành.

Tóm tắt lại

Giải quyết vấn đề không phải lúc nào cũng giống như những cảnh hành động trong phim, nơi bạn chỉ cần lao vào và mọi thứ tự động được giải quyết. Thực tế, có nhiều cách đề giải quyết vấn đề hơn. Bạn có thể thảo mai bằng lời nói, có thể dùng hành động, có thể báo công an, có thể chẳng làm gì cả. Phương pháp reframing là công cụ giúp bạn “nhìn toàn cảnh” và đảm bảo rằng bạn không cố gắng giải quyết nó mà chưa nhìn lại.

Điều quan trọng là đừng quá căng thẳng! Việc reframing vấn đề không phải để tìm ra ai đúng, ai sai mà để xác định cách tốt nhất để tiếp tục. Hãy nhớ rằng, không phải vấn đề nào cũng cần giải pháp phức tạp; đôi khi chỉ cần thay đổi góc nhìn, mọi thứ sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn rất nhiều.