Bối cảnh

Quản lý dự án ngày nay không còn chỉ là việc theo dõi tiến độ trên Excel hay cập nhật tình trạng công việc qua email. Trong các dự án hiện đại, đặc biệt là những dự án phức tạp, việc đo lường hiệu suất dự án bằng các chỉ số cụ thể là điều kiện tiên quyết để kiểm soát được tiến độ, chi phí và chất lượng.

Không đo lường → không biết đang ở đâu → không thể cải thiện → nguy cơ thất bại tăng cao.

Đây là lý do vì sao trong hệ thống PMP (Project Management Professional), các công cụ đo lường được đặt ở vị trí trọng yếu.

PMBOK® Guide – tài liệu chính thức của PMI – xác định rất nhiều chỉ số và công cụ để đo lường và theo dõi hiệu suất dự án. Những công cụ này không chỉ giúp bạn phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn, mà còn hỗ trợ đưa ra quyết định đúng đắn dựa trên dữ liệu thực tế.

Vậy những công cụ đó là gì? Công thức và cách sử dụng ra sao?

Các công cụ để đo các chỉ số dự án

1. PV – Planned Value (Giá trị theo kế hoạch)

Công thức:
PV = BAC × % công việc dự kiến hoàn thành tại thời điểm hiện tại
(BAC = Budget At Completion = Tổng ngân sách dự án)

• PV là giá trị của phần công việc được lên kế hoạch hoàn thành tính đến thời điểm đó.

Ví dụ:

• BAC = 200,000 USD
• Theo kế hoạch, đến tuần 4 cần hoàn thành 40% công việc
  → PV = 200,000 × 40% = 80,000 USD

2. EV – Earned Value (Giá trị thực đạt)

Công thức:
EV = BAC × % công việc thực tế đã hoàn thành

• EV là giá trị tương ứng với phần công việc đã thực sự hoàn thành tại thời điểm đó.

Ví dụ:

• BAC = 200,000 USD
• Đã hoàn thành 35%
  → EV = 200,000 × 35% = 70,000 USD

3. AC – Actual Cost (Chi phí thực tế)

Công thức:
AC = Chi phí đã thực sự chi ra cho phần công việc đã hoàn thành

Ví dụ:
→ AC = 75,000 USD

📊 Các chỉ số hiệu suất và chênh lệch

4.1. SPI – Schedule Performance Index (Chỉ số hiệu suất tiến độ

Công thức:
SPI = EV / PV

Ý nghĩa:

• SPI = 1 → Dự án đúng tiến độ
• SPI > 1 → Dự án đang đi nhanh hơn tiến độ
• SPI < 1 → Dự án bị chậm tiến độ

Ví dụ:

• EV = 70,000
• PV = 80,000
  → SPI = 70,000 / 80,000 = 0.875
  → Dự án đang đạt 87.5% tiến độ theo kế hoạch

4.2. CPI – Cost Performance Index (Chỉ số hiệu suất chi phí)

Công thức:
CPI = EV / AC

Ý nghĩa:

• CPI = 1 → Chi tiêu đúng ngân sách
• CPI > 1 → Chi tiêu hiệu quả hơn, tiết kiệm
• CPI < 1 → Dự án đang vượt ngân sách

Ví dụ:

• EV = 70,000
• AC = 75,000
  → CPI = 70,000 / 75,000 = 0.933
  → Dự án đang vượt chi phí khoảng 6.7%

4.3. SV – Schedule Variance (Sai lệch tiến độ)

Công thức:
SV = EV – PV

Ý nghĩa:

• SV > 0 → Nhanh hơn kế hoạch
• SV = 0 → Đúng kế hoạch
• SV < 0 → Chậm tiến độ

Ví dụ:
SV = 70,000 – 80,000 = –10,000 USD → Dự án bị chậm tiến độ

4.4. CV – Cost Variance (Sai lệch chi phí)

Công thức:
CV = EV – AC

Ý nghĩa:

• CV > 0 → Chi phí thấp hơn dự kiến
• CV = 0 → Chi phí đúng kế hoạch
• CV < 0 → Vượt ngân sách

Ví dụ:
CV = 70,000 – 75,000 = –5,000 USD → Vượt chi phí

4.5. Slippage Rate – Tỷ lệ trượt tiến độ

Công thức:
Slippage Rate = (1 – SPI) × 100%

Ý nghĩa:

• Cho biết mức độ trễ so với kế hoạch ban đầu, tính theo phần trăm

Ví dụ:
SPI = 0.875
→ Slippage Rate = (1 – 0.875) × 100% = 12.5%
→ Dự án đang bị trễ 12.5% tiến độ

5. KPIs – Các chỉ số đo hiệu suất quan trọng

Một số ví dụ KPI phổ biến trong dự án:

• % task hoàn thành
• Tỷ lệ bug trong sản phẩm: (Bug / Total Tasks)
• SLA: % thời gian hệ thống hoạt động
• Độ hài lòng khách hàng: điểm NPS

Ví dụ KPI đơn giản:

• Tổng 100 task, 80 task done → Completion Rate = 80%

6. Burndown Chart – Dành cho Agile

Burndown Chart là biểu đồ thể hiện lượng công việc còn lại theo thời gian, thường dùng trong các dự án Agile để theo dõi tiến độ Sprint. Nếu đường burndown đi xuống đúng theo kế hoạch, tức là team đang hoàn thành công việc đúng tiến độ; nếu đường đi chậm hơn, đó là dấu hiệu cảnh báo cần điều chỉnh.

Ví dụ:

• Sprint 10 ngày, bắt đầu với 50 story points
• Ngày 5: còn 35 story points → Nếu đường thực tế nằm trên đường kế hoạch → đang chậm.

📊 Bảng so sánh công cụ đo hiệu suất dự án PMP

Công cụ	Mục tiêu chính	Phổ biến vì sao?	Áp dụng tốt cho loại dự án	Độ khó & lý do
EVM (Earned Value Management)	Đo tiến độ và chi phí tích hợp	Chuẩn PMI, dữ liệu định lượng rõ ràng	✅ Waterfall: có baseline rõ ràng ⚠️ Agile: có thể dùng nếu lượng hóa EV theo story points ✅ Hybrid: dùng cho phần Predictive	Phải theo dõi PV, EV, AC. Dễ sai nếu không hiểu khái niệm gốc
CPM (Critical Path Method)	Tính thời gian hoàn thành, xác định đường găng	Rõ ràng, xác định task quan trọng	✅ Waterfall ⚠️ Hybrid (cho các task kỹ thuật phụ thuộc nhau)	Cần vẽ sơ đồ mạng (network diagram)
Trend Analysis	Theo dõi xu hướng SPI, CPI theo thời gian	Cảnh báo sớm rủi ro, phân tích dài hạn	✅ Hybrid ✅ Agile (velocity, bug trends)	Cần dữ liệu theo thời gian, phân tích xu hướng
Variance Analysis (CV, SV)	So sánh lệch chi phí và tiến độ	Dễ hiểu, công thức đơn giản	✅ Mọi dự án có baseline (Waterfall, Hybrid)	Dễ áp dụng, phù hợp cho team không chuyên sâu
KPIs (Key Performance Indicators)	Đo hiệu suất tùy biến (bug rate, % done…)	Linh hoạt, dễ kết nối với OKR, dashboard	✅ Agile ✅ Hybrid ⚠️ Waterfall (nếu định nghĩa chỉ số rõ ràng)	Dễ sai nếu chọn sai chỉ số hoặc đo không đúng
Burndown / Burnup Chart	Theo dõi tiến độ công việc theo thời gian	Trực quan, phổ biến trong Scrum	✅ Agile (Scrum, XP) ⚠️ Hybrid (áp dụng cho phần Agile)	Cần backlog rõ ràng và cập nhật hàng ngày

Các lưu ý khi sử dụng

1. Trước khi chọn công cụ, cần biết: “Mình đang quản lý loại dự án nào?”

Một trong những sai lầm phổ biến nhất là áp dụng một công cụ chỉ vì “nghe nói tốt”, “công ty khác dùng”, hoặc “PMP yêu cầu”. Nhưng thực tế, không phải công cụ nào cũng phù hợp với tất cả mọi dự án.

• Nếu dự án của bạn có kế hoạch rõ ràng ngay từ đầu, ngân sách và timeline được cố định (ví dụ: xây dựng, triển khai hệ thống backend…) → hãy nghĩ đến EVM và CPM.
• Nếu bạn đang làm việc trong môi trường Agile, với các vòng lặp ngắn, điều chỉnh linh hoạt, không cần cố định toàn bộ phạm vi ngay từ đầu → hãy bắt đầu với Burndown Chart, Velocity, hoặc KPIs cụ thể.

Cách chọn công cụ nên xuất phát từ bản chất dự án – không phải từ xu hướng hay quy định.

2. Không nên cố sử dụng tất cả các công cụ

Bạn không cần tính SPI, CPI, SV, CV, velocity, burndown, bug rate, lead time… cùng một lúc. Việc đó chỉ làm bạn rối, và team mệt.

Hãy bắt đầu từ những câu hỏi rất thật:

• Mình cần biết dự án đang nhanh hay chậm? → Dùng SPI hoặc Burndown.
• Mình lo vượt ngân sách không? → Dùng CPI hoặc CV.
• Mình muốn biết team có hiệu quả không? → Dùng KPI như velocity, % task done, bug rate.

Chỉ nên đo cái gì thực sự phục vụ ra quyết định. Đo ít nhưng hiểu rõ, còn hơn đo nhiều mà không ai hiểu.

3. Chia sẻ chỉ số với team để hiểu chung on the same page

Một chỉ số chỉ thực sự có giá trị khi team hiểu nó nói gì, và từ đó hành động được điều gì.

Thay vì bạn gửi báo cáo CPI = 0.89 rồi bảo team “chúng ta đang tiêu quá ngân sách”, hãy thử:

“Tuần này chúng ta đã hoàn thành 80% khối lượng công việc, nhưng đã sử dụng 95% ngân sách. Có vẻ một số task tốn nhiều effort hơn dự kiến – mình sẽ cùng mọi người xem lại estimation ở sprint sau nhé?”

Khi team hiểu ý nghĩa chỉ số, họ sẽ chủ động điều chỉnh hành vi. Còn nếu chỉ số là “ngôn ngữ riêng của PM”, nó sẽ mãi chỉ là con số vô cảm trong báo cáo.

4. Tối ưu công cụ theo năng lực team

Bạn có thể rất thích Power BI, Excel chart, Notion dashboard… nhưng nếu team chưa quen hoặc mất thời gian cập nhật, mọi nỗ lực theo dõi chỉ số sẽ trở nên nặng nề và… bị bỏ rơi sau vài tuần.

Hãy bắt đầu bằng bảng Excel đơn giản hoặc bảng trello dán sticky note cập nhật từng ngày. Khi team đã quen, bạn có thể dần dần nâng cấp.

Dự án thành công là nhờ sự nhất quán và hợp tác,không phải nhờ công cụ đẹp.

5. Chấp nhận “không hoàn hảo” và điều chỉnh theo thực tế

Không phải lúc nào bạn cũng có EV/PV/AC đầy đủ, hoặc CPI/SPI chính xác tuyệt đối. Và điều đó không sao cả. Miễn là bạn biết hiện tại mình đang ở đâu và cần điều chỉnh gì.

Có những sprint bạn sẽ thấy bug tăng bất thường, velocity giảm, SPI tụt. Thay vì đổ lỗi hoặc lo lắng vì chỉ số xấu, hãy xem đó như một biển báo giao thông: bạn đang rẽ sai hướng → dừng lại, kiểm tra, điều chỉnh.

Chỉ số không nhằm để trừng phạt mà để giúp bạn lái đúng hướng.