Khi các doanh nghiệp tổ chức lại và thích ứng với những cách thức làm việc mới, đặc biệt là từ xa, các phương pháp thực hành nhanh hiện đang trở nên phù hợp hơn bao giờ hết. Các nguyên tắc Agile về khả năng thích ứng, cộng tác cởi mở, học hỏi liên tục và tự tổ chức có thể giúp các nhóm phân tán làm việc cùng nhau hiệu quả hơn. Đặc biệt, tập hợp các nghi thức và vai trò được xác định của Scrum có thể giúp đóng vai trò như một khuôn khổ để cấu trúc và quản lý các nhóm từ xa, nhưng đặc biệt là các nhóm phần mềm.

Nhóm scrum phân tán là gì?
Nhóm scrum phân tán chỉ là một nhóm scrum hoàn toàn hoặc từ xa một phần. Để một nhóm scrum phân tán thành công, cần phải thực hiện các cách tiếp cận mới để áp dụng scrum. Do những ràng buộc về cộng tác đặc biệt và giao tiếp không chính thức, các nhóm làm việc từ xa cần phải kỷ luật hơn về các nghi thức phân tán của họ và tạo ra các cơ hội mới để liên kết và cộng tác.

Chúng tôi khuyến nghị rằng một đội nhanh nhẹn tiêu chuẩn tuân theo quy tắc “hai chiếc bánh pizza”: các đội phải có thể được cho ăn bởi hai chiếc bánh pizza, nghĩa là các đội phải có khoảng bảy đến 10 người. Tuy nhiên, khi làm việc từ xa, tốt nhất bạn nên có các nhóm nhỏ hơn, đặc biệt là vì có 5 – 6 người sẽ dễ quản lý hơn nhiều so với 10. Các vai trò scrum truyền thống cũng quan trọng với một nhóm phân tán nhưng cần phải điều chỉnh cho những thách thức cụ thể của công việc từ xa.

Lợi ích
Nguồn tài năng sẵn có rộng hơn có thể tăng bộ kỹ năng của các nhóm
Các nhóm trên các khu vực địa lý cho phép ngày làm việc 24 giờ
Ngày nay, một số nhóm tốt nhất là các nhóm linh hoạt đa chức năng tự tổ chức, đến từ nhiều thành viên trong nhóm toàn cầu. Các công ty cho phép nhân viên từ xa có thể tiếp cận nguồn nhân tài rộng lớn hơn.

Khi nhiều công ty có nhóm với ít nhất một số nhân viên từ xa, scrum cung cấp một framework để cộng tác với nhau một cách hiệu quả. Thêm vào đó, khả năng thích ứng được tích hợp trong scrum giúp các nhóm điều chỉnh theo các điều kiện thay đổi và yêu cầu của người dùng, giúp các nhóm làm việc từ xa nhanh nhẹn và không ngừng học hỏi và cải tiến.

Những thách thức
Phát triển Agile ban đầu được dự định dành cho các nhóm thực tế nằm trong cùng một văn phòng. Tuyên ngôn Agile, được viết vào năm 2001, tuyên bố rằng “phương pháp hiệu quả và hiệu quả nhất để truyền tải thông tin đến và trong nhóm phát triển là trò chuyện trực tiếp”. Nhưng nhiều điều đã thay đổi kể từ năm 2001. Các phần mềm như Zoom, Slack, Jira, Confluence và Trello đã cải thiện cách thức cộng tác của các nhóm từ xa. Zoom đã làm rất tốt trong việc thúc đẩy hơn nữa tính năng hội nghị từ xa cho các cá nhân và nhóm và giúp mở rộng nhanh chóng cho những người làm việc từ xa.

Thế giới bây giờ cũng có những nhu cầu khác nhau. Với việc tài năng được phân tán khắp nơi trên thế giới, thật gần như là một điều viển vông khi tin rằng tất cả mọi người đều có thể ở cùng một vị trí mọi lúc. Ngoài ra, thường có một nhận thức sai lầm rằng các nhóm làm việc từ xa không hoạt động hiệu quả. Tuy nhiên, nhiều nghiên cứu đã phát hiện ra rằng các nhóm làm việc từ xa thường làm việc hiệu quả hơn, ít bị phân tâm hơn ở nơi làm việc thực tế.

Một trong những thách thức lớn nhất đối với các nhóm scrum phân tán là giao tiếp. Không có các cuộc trò chuyện không chính thức ở hành lang và các cuộc họp trực tiếp ngẫu hứng, các nhóm từ xa cần phải giao tiếp nhiều hơn và đôi khi, giao tiếp quá mức. Các cuộc gọi hội nghị truyền hình cần được điều chỉnh theo múi giờ cụ thể.

Những người làm việc ở xa có thể có cảm giác bị cô lập, kém đoàn kết trong nhóm và bỏ lỡ giao tiếp xã hội với đồng nghiệp tại nơi làm việc. Nó cũng có thể khó khăn hơn để phát triển tình bạn thân thiết giữa các đội làm việc tại nhà.

Cuối cùng, kiến ​​thức về dự án có thể bị phân tán vì việc chia sẻ thông tin của các nhóm từ xa trở nên khó khăn hơn, đặc biệt là khi các thành viên trong nhóm ở các múi giờ khác nhau. Nếu một sản phẩm tồn đọng thay đổi thường xuyên hoặc không được xác định rõ ràng, việc điều phối một dự án có thể khó khăn hoặc tốn thời gian.