Trong quản lý dự án, việc ước lượng thời gian, chi phí và nguồn lực (Estimate) là một trong những bước quan trọng nhất. Một estimate sai có thể dẫn đến trễ tiến độ, vượt ngân sách hoặc thiếu nguồn lực, khiến toàn bộ dự án đi lệch hướng. Vì vậy, PMP nhấn mạnh rằng estimate cần dựa trên phương pháp khoa học, dữ liệu thực tế và kinh nghiệm, không chỉ dựa vào cảm giác hay đoán mò.

PMBOK Guide liệt kê bốn kỹ thuật estimate cơ bản, mỗi kỹ thuật có nguyên lý, cách áp dụng, ưu/nhược điểm và tình huống phù hợp riêng:

1. Analogous Estimating – Ước lượng dựa trên dự án tương tự
2. Parametric Estimating – Ước lượng dựa trên quan hệ tham số
3. Three‑Point Estimating – Ước lượng dựa trên ba kịch bản: Optimistic, Most Likely, Pessimistic
4. Bottom‑Up Estimating – Ước lượng từ dưới lên, dựa trên WBS chi tiết

Đọc thêm tại:https://www.dummies.com/article/academics-the-arts/study-skills-test-prep/pmp-certification/pmp-certification-4-estimating-techniques-for-project-managers-163066/

1. Analogous Estimating – Ước Lượng Dựa Trên Dự Án Tương Tự

Analogous Estimating, còn gọi là Top-Down Estimating, là kỹ thuật dựa vào dữ liệu của dự án tương tự trong quá khứ để dự đoán chi phí, thời gian hay nguồn lực cho dự án hiện tại. Thay vì phân tích chi tiết từng work package, phương pháp này so sánh các yếu tố tương đồng như scope, complexity, resource và thời gian.

Kỹ thuật này dựa vào historical data và expert judgment, dùng kinh nghiệm của PM hoặc team để đưa ra estimate ở cấp cao, đặc biệt hữu ích trong giai đoạn Initiating hoặc Concept, khi thông tin dự án còn hạn chế.

Ưu điểm:

• Nhanh chóng, tiết kiệm effort.
• Thích hợp cho giai đoạn đầu dự án khi chưa có WBS chi tiết.
• Chi phí estimate thấp, không cần thu thập dữ liệu phức tạp.

Nhược điểm:

• Độ chính xác thấp, vì dự án hiếm khi giống hệt nhau.
• Phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm chuyên gia.
• Không bám sát WBS, khó dùng để lập schedule hoặc cost baseline.

Analogous Estimating phù hợp khi cần ước lượng sơ bộ, đưa ra con số tham khảo cho Business Case hoặc Project Charter.

2. Parametric Estimating – Ước Lượng Dựa Trên Tham Số

Parametric Estimating dựa trên mối quan hệ toán học giữa các tham số (parameters) và chi phí/thời gian/effort. Estimate được tính bằng công thức:

Estimate = Unit × Quantity

Kỹ thuật này sử dụng dữ liệu đo lường được, cho phép PM tính toán một cách khoa học và minh bạch, giảm thiểu sự phụ thuộc vào cảm tính. Nó đặc biệt phù hợp với các công việc lặp lại, đo lường được, ví dụ: xây dựng m², phát triển module phần mềm, số lượng test case.

Ưu điểm:

• Độ chính xác cao hơn Analogous nếu dữ liệu chuẩn.
• Giảm bias vì dựa trên số liệu thực tế.
• Có thể mở rộng cho dự án lớn nếu parameters vẫn tương đồng.

Nhược điểm:

• Cần dữ liệu chuẩn, nếu dữ liệu sai sẽ dẫn đến estimate lệch.
• Không phù hợp với dự án phức tạp hoặc nghiên cứu R&D.
• Phải xác định rõ units/parameters, nếu không tương thích sẽ gây sai số.

Parametric Estimating thích hợp khi có dữ liệu đo lường được, công việc lặp lại và muốn có estimate chuẩn xác, minh bạch.

3. Three‑Point Estimating

Three‑Point Estimating không chỉ lấy một giá trị estimate duy nhất mà tính toán dựa trên ba kịch bản:

1. Optimistic (O): Kịch bản tốt nhất, ít rủi ro nhất
2. Most Likely (M): Kịch bản khả năng xảy ra cao nhất
3. Pessimistic (P): Kịch bản xấu nhất, nhiều rủi ro nhất

Công thức tổng hợp ba giá trị này có thể là:

• Triangular: (O + M + P)/3
• PERT (Beta): (O + 4×M + P)/6

Kỹ thuật này tính đến rủi ro và biến động, giúp PM đưa ra estimate với range thay vì một giá trị cố định, từ đó hỗ trợ lập contingency plan và risk response.

Ưu điểm:

• Xem xét rủi ro và biến động, không chỉ dựa vào estimate đơn điểm.
• Cung cấp range estimate rõ ràng.
• Thích hợp cho dự án mới, chưa rõ scope, hoặc nhiều uncertainty.

Nhược điểm:

• Cần expert judgment để xác định O, M, P.
• Tốn thời gian hơn estimate đơn điểm.
• Quá phức tạp với dự án nhỏ.

Three‑Point Estimating phù hợp khi dự án có rủi ro cao, cần tính contingency hoặc buffer, và muốn có range estimate đáng tin cậy.

4. Bottom‑Up Estimating

Bottom‑Up Estimating là kỹ thuật chi tiết nhất, dựa trên Work Breakdown Structure (WBS). Mỗi work package được estimate riêng, sau đó cộng lại để tạo estimate tổng thể cho toàn dự án. Đây là kỹ thuật chính xác nhất và thường dùng để lập Project Management Plan, schedule và cost baseline.

• Độ chính xác cao nhất, estimate từng phần nhỏ, bám sát thực tế.
• Minh bạch và dễ kiểm tra, audit từng work package.
• Phù hợp lập baseline và budget chi tiết.

Nhược điểm:

• Tốn nhiều thời gian và công sức.
• Không phù hợp khi scope chưa rõ hoặc phải điều chỉnh nhiều lần.
• Có thể quá tải cho dự án nhỏ.

Bottom-Up Estimating được sử dụng khi scope rõ ràng, cần estimate chi tiết, lập baseline và budget chính xác.

5. So sánh các kỹ thuật Estimate

Lưu ý

Không có kỹ thuật estimate nào tối ưu cho tất cả các dự án. PM cần lưu ý các kỹ thuật estimate để áp dụng cho chính xác. Có thể sử dụng 1 hoặc nhiều kỹ thuật giúp estimate có độ đúng cao hơn.

• Dùng Analogous để estimate sơ bộ, nhanh, khi chưa có nhiều thông tin.
• Dùng Parametric khi có dữ liệu đo lường, công việc lặp lại và muốn estimate chính xác.
• Dùng Three-Point để tính đến rủi ro, cung cấp range estimate.
• Dùng Bottom-Up khi cần estimate chi tiết, lập baseline, budget và schedule chính xác.

Ví dụ trong đề thi PMP.

Giả sử bạn chọn hợp đồng FFP (Firm Fixed Price) thì nên chọn kỹ thuật estimate nào trong 4 loại trên?

Trả lời:

“Firm fixed price” (FFP) là một loại hợp đồng với giá cố định, không thay đổi trong suốt thời gian thực hiện, bất kể chi phí thực tế phát sinh là bao nhiêu. Điều này có nghĩa là nhà cung cấp chịu mọi rủi ro về chi phí, trong khi khách hàng trả một mức giá đã thỏa thuận từ trước và có thể dự đoán được ngân sách.

Đặc điểm:

• Giá cố định: Giá được ấn định và không thay đổi, trừ khi có các trường hợp đặc biệt được ghi rõ trong hợp đồng (ví dụ: yêu cầu thay đổi phạm vi công việc).
• Rủi ro cho nhà cung cấp: Nếu chi phí thực tế vượt quá dự toán, nhà cung cấp phải chịu phần lỗ vì không được điều chỉnh giá.
• Ưu điểm cho khách hàng: Khách hàng có thể dự đoán chính xác tổng chi phí và ngân sách, đồng thời giảm thiểu công việc quản lý dự án.
• Phạm vi rõ ràng: Mô hình này phù hợp nhất với các dự án mà phạm vi công việc, yêu cầu và kết quả đầu ra đã được xác định rõ ràng ngay từ đầu

Với hợp đồng này khi mà price, scope và timeline khá là rõ ràng thì thường sẽ là loại dự án waterfall.

Với các thông tin này, bạn nên chọn Bottom-up estimate:

• FFP yêu cầu bạn cam kết một giá cố định, không được vượt budget.
• Bạn cần biết rõ từng task tốn bao nhiêu giờ, resource nào làm, chi phí bao nhiêu. Ưu điểm: độ chính xác cao nhất, estimate từng work package, dễ kiểm tra và lập baseline.
• Bottom-up cho phép bạn:
  • Phân rã WBS → Work Package → Activity
  • Estimate từng hoạt động
  • Cộng lại để ra tổng chi phí chính xác nhất
• Giảm rủi ro “underestimate”