5S là một phương pháp quản lý chất lượng được phát triển bởi Toyota ở Nhật Bản, bao gồm 5 nguyên tắc: 

1️⃣Seiri (tách biệt)
2️⃣Seiton (sắp xếp)
3️⃣Seiso (sạch sẽ)
4️⃣Seiketsu (tiêu chuẩn hoá)
5️⃣Shitsuke (tự giác)

Với đại bộ phận các bạn đang làm nhân viên Văn phòng thì 5S lại rất quen thuộc trong việc tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, an toàn và thoải mái. Ví dụ:
• Seiri: Bạn loại bỏ những đồ dùng không cần thiết hoặc ít sử dụng trên bàn làm việc, như giấy tờ lỗi thời, bút cũ, đồ trang trí… Bạn có thể bỏ đi, lưu trữ hoặc chuyển giao những đồ dùng này để giải phóng không gian và tránh nhầm lẫn.
• Seiton: Bạn sắp xếp những đồ dùng cần thiết theo một thứ tự logic, dễ tìm kiếm và sử dụng. Ví dụ: Bạn có thể phân loại giấy tờ theo chủ đề, ngày tháng hoặc độ ưu tiên; bạn có thể xếp bút, kéo, băng dính vào hộp hoặc ngăn kéo; bạn có thể đặt máy tính, điện thoại, máy in ở vị trí thuận tiện và dễ kết nối…
• Seiso: Bạn duy trì việc lau chùi, quét dọn và vệ sinh bàn làm việc thường xuyên để không gian luôn sạch sẽ và khô ráo. Bạn có thể lập một lịch làm việc hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng để phân bổ thời gian và công việc cho mỗi cá nhân hoặc nhóm.
• Seiketsu: Bạn thiết lập những tiêu chuẩn hoá cho việc sắp xếp và vệ sinh bàn làm việc, ví dụ: bạn có thể đánh dấu những nơi cần để những đồ dùng cố định, bạn có thể tạo ra những biểu tượng hoặc nhãn hiệu để chỉ dẫn những vị trí cần chú ý, bạn có thể sử dụng những hộp, túi hoặc kệ để phân loại và lưu trữ những đồ dùng…
• Shitsuke: Bạn rèn luyện cho bản thân và các đồng nghiệp những thói quen tốt để duy trì 5S trong sắp xếp chỗ làm việc. Ví dụ: Bạn có thể tạo ra những khen thưởng hoặc trừng phạt cho việc tuân thủ hoặc vi phạm 5S; bạn có thể tổ chức những cuộc kiểm tra hoặc đánh giá định kỳ để nâng cao ý thức và trách nhiệm; bạn có thể chia sẻ kinh nghiệm và học hỏi từ những người khác để cải tiến 5S…

Tuy nhiên, nếu các bạn dành thêm chút thời gian cho 5S thì các bạn sẽ nhận thấy các giá trị không ngờ khi áp dụng 5S trong cuộc sống hàng ngày hay trong sắp xếp, quản lý công việc/dự án. Cụ thể như sau:
👉5S trong cuộc sống: Bạn có thể áp dụng 5S để tạo ra một không gian sống gọn gàng, sạch sẽ và thoải mái. Ví dụ:
✅Seiri: Bạn loại bỏ những vật dụng không cần thiết hoặc ít sử dụng, như quần áo cũ, sách báo đã đọc, đồ chơi trẻ em… Bạn có thể bán, tặng hoặc cho đi những vật dụng này để giải phóng không gian và tránh lãng phí.
✅Seiton: Bạn sắp xếp những vật dụng cần thiết theo một thứ tự logic, dễ tìm kiếm và sử dụng. Ví dụ: Bạn có thể phân loại quần áo theo màu sắc, loại vải hoặc mùa; bạn có thể xếp sách theo thể loại, tác giả hoặc kích thước; bạn có thể đặt đồ dùng nhà bếp theo tần suất sử dụng hoặc chức năng…
✅Seiso: Bạn duy trì việc lau chùi, quét dọn và vệ sinh nhà cửa thường xuyên để không gian luôn sạch sẽ và khô ráo. Bạn có thể lập một lịch làm việc hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng để phân bổ thời gian và công việc cho mỗi thành viên trong gia đình.
✅Seiketsu: Bạn thiết lập những tiêu chuẩn hoá cho việc sắp xếp và vệ sinh nhà cửa, ví dụ: bạn có thể đánh dấu những nơi cần để những vật dụng cố định, bạn có thể tạo ra những biểu tượng hoặc nhãn hiệu để chỉ dẫn những vị trí cần chú ý, bạn có thể sử dụng những hộp, túi hoặc kệ để phân loại và lưu trữ những vật dụng…
✅Shitsuke: Bạn rèn luyện cho bản thân và các thành viên trong gia đình những thói quen tốt để duy trì 5S trong cuộc sống. Ví dụ: Bạn có thể tạo ra những khen thưởng hoặc trừng phạt cho việc tuân thủ hoặc vi phạm 5S; bạn có thể tổ chức những cuộc kiểm tra hoặc đánh giá định kỳ để nâng cao ý thức và trách nhiệm; bạn có thể chia sẻ kinh nghiệm và học hỏi từ những người khác để cải tiến 5S…

5S trong quản lý công việc, dự án: Bạn có thể áp dụng 5S để tạo ra một quy trình làm việc hiệu quả, minh bạch và chất lượng. Ví dụ:
👉Seiri (backlog refinement): Bạn loại bỏ những công việc không cần thiết hoặc ít giá trị, như những công việc lặp lại, không liên quan, không mang lại kết quả… Bạn có thể hủy bỏ, giao phó hoặc thu gọn những công việc này để giải phóng tài nguyên và tránh lãng phí.
👉Seiton (priority): Bạn sắp xếp những công việc cần thiết theo một thứ tự logic, dễ theo dõi và thực hiện. Ví dụ: Bạn có thể phân loại công việc theo mục tiêu, giai đoạn hoặc ưu tiên; bạn có thể xếp công việc vào lịch, bảng hoặc biểu đồ; bạn có thể đặt công việc ở vị trí dễ nhìn và truy cập…
👉Seiso (tracking and monitoring mechanisms): Bạn duy trì việc kiểm tra, đánh giá và cập nhật những công việc thường xuyên để không gian làm việc luôn sạch sẽ và rõ ràng. Bạn có thể lập một lịch làm việc hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng để phân bổ thời gian và công việc cho mỗi cá nhân hoặc nhóm.
👉Seiketsu (Definition of Done, Acceptance criterias..): Bạn thiết lập những tiêu chuẩn hoá cho việc sắp xếp và kiểm tra công việc, ví dụ: bạn có thể đánh dấu những công việc đã hoàn thành, đang tiến hành hoặc chưa bắt đầu; bạn có thể tạo ra những biểu tượng hoặc nhãn hiệu để chỉ dẫn những công việc cần chú ý, bạn có thể sử dụng những phần mềm, ứng dụng hoặc công cụ để phân loại và lưu trữ những công việc…
👉

Shitsuke (Team Agreements, compliance, frequently internal audit …)
Bạn rèn luyện cho bản thân và các đồng nghiệp những thói quen tốt để duy trì 5S trong quản lý công việc, dự án. Ví dụ: Bạn có thể tạo ra những khen thưởng hoặc trừng phạt cho việc tuân thủ hoặc vi phạm 5S; bạn có thể tổ chức những cuộc kiểm tra hoặc đánh giá định kỳ để nâng cao ý thức và trách nhiệm; bạn có thể chia sẻ kinh nghiệm và học hỏi từ những người khác để cải tiến 5S…

Trên đây là 1 số chia sẻ về cách áp dụng 5S trong cuộc sống, trong sắp xếp chỗ làm việc, và đặc biệt trong quản lý công việc, dự án … Tôi hy vọng bạn sẽ tìm được bài viết này hữu ích.