Biểu đồ xương cá (Fishbone Diagram) là gì?

Biểu đồ xương cá, hay còn gọi là biểu đồ Ishikawa hoặc biểu đồ thể hiện nguyên nhân – kết quả, là một công cụ phân tích giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề. Nó có hình dạng giống như bộ xương cá, với “đầu cá” thể hiện vấn đề cần giải quyết và các “xương” đại diện cho các nguyên nhân tiềm ẩn. Đây là phương pháp nằm trong 7 QC Tools– bộ công cụ dùng để quản lý và kiểm định chất lượng.

Đọc thêm: https://en.wikipedia.org/wiki/Ishikawa_diagram

https://www.coursera.org/articles/what-is-fishbone-diagram

Biểu đồ này cũng như 7 QC Tools được phát triển bởi Kaoru Ishikawa vào những năm 1960, một nhà khoa học quản lý người Nhật Bản. Ông đã giới thiệu phương pháp này trong quá trình kiểm soát chất lượng để giúp doanh nghiệp Nhật Bản cải thiện sản xuất. Ngày nay, nó được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, từ sản xuất, kinh doanh đến quản lý dự án để phân tích dữ liệu, đưa ra các quyết định dựa trên nguyên nhân gốc rễ vấn đề.

Ví dụ về biểu đồ xương cá

Biểu đồ xương cá có ý nghĩa gì?

• Giúp nhìn nhận tổng thể về nguyên nhân của một vấn đề.
• Hỗ trợ phân tích nguyên nhân gốc rễ thay vì chỉ giải quyết triệu chứng.
• Tạo điều kiện cho thảo luận nhóm và phát triển ý tưởng cải tiến.
• Giúp ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính.
• Xác định nguyên nhân của một vấn đề trong sản xuất, kinh doanh.
• Phân tích lỗi trong quy trình quản lý dự án.
• Cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
• Giúp nhóm làm việc brainstorm và tìm giải pháp hiệu quả.

Phân tích nguyên nhân: biểu đồ xương cá giúp phân tích và xác định các nguyên nhân gây ra vấn đề. Bằng cách xác định các nguyên nhân chính và nguyên nhân phụ, biểu đồ giúp tìm ra mối quan hệ giữa chúng và tìm ra nguyên nhân chủ đạo.

Tổ chức thông tin: biểu đồ xương cá giúp tổ chức thông tin một cách rõ ràng và hệ thống. Nó cho phép sắp xếp các yếu tố ảnh hưởng vào các nhóm cụ thể, giúp người dùng dễ dàng nhìn thấy các mối liên kết và tương quan giữa các yếu tố.

Tìm ra giải pháp: biểu đồ xương cá cung cấp một cách tiếp cận hệ thống để tìm ra giải pháp cho vấn đề. Bằng cách xác định nguyên nhân chủ đạo và nguyên nhân phụ, người dùng có thể đề xuất các biện pháp giải quyết cụ thể để loại bỏ hoặc giảm thiểu các nguyên nhân gây ra vấn đề.

Định hướng tư duy và hợp tác: biểu đồ xương cá khuyến khích tư duy phản biện và hợp tác trong việc giải quyết vấn đề. Bằng cách thúc đẩy sự thảo luận và đóng góp ý kiến từ các thành viên trong nhóm, nó giúp tạo ra sự tương tác và khám phá các giải pháp mới.

Áp dụng đa ngành: biểu đồ xương cá có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực và ngành nghề, từ quản lý chất lượng, quản lý dự án, nghiên cứu và phát triển, cho đến y tế, giáo dục, sản xuất và dịch vụ.

Ví dụ: Trong lĩnh vực sản xuất và quản lý chất lượng, biểu đồ xương cá được sử dụng để phân tích nguyên nhân gây ra lỗi sản phẩm hoặc giảm hiệu suất sản xuất. Ví dụ, nếu một công ty gặp vấn đề về tỷ lệ sản phẩm lỗi cao, họ có thể sử dụng biểu đồ để phân tích các nguyên nhân như nhân viên chưa được đào tạo bài bản (Man), máy móc không được bảo trì đúng cách (Machine), nguyên vật liệu đầu vào không đạt tiêu chuẩn (Material), hoặc quy trình sản xuất chưa tối ưu (Method). Việc xác định chính xác nguyên nhân giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình, nâng cao chất lượng sản phẩm và giảm chi phí sửa lỗi.

Trong quản lý dự án, biểu đồ xương cá giúp tìm ra nguyên nhân gây trì hoãn tiến độ, vượt ngân sách hoặc hiệu suất kém. Chẳng hạn, một dự án công nghệ thông tin bị chậm tiến độ có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân như nhân sự thiếu kinh nghiệm hoặc liên tục thay đổi (People), kế hoạch dự án không rõ ràng hoặc thiếu quản lý rủi ro (Process), công nghệ sử dụng không phù hợp (Technology), nhà cung cấp chậm trễ trong việc bàn giao phần cứng hoặc dịch vụ (Suppliers), hoặc yêu cầu từ khách hàng thay đổi liên tục (Client). Việc sử dụng biểu đồ xương cá giúp nhóm dự án nhanh chóng xác định nguyên nhân trọng yếu và đưa ra phương án khắc phục phù hợp.

Ngoài ra, biểu đồ xương cá còn được áp dụng rộng rãi trong dịch vụ khách hàng, quản lý nhân sự, phân tích tài chính, và nhiều lĩnh vực khác. Trong dịch vụ khách hàng, nó giúp phân tích lý do khiến khách hàng không hài lòng, từ đó cải thiện quy trình chăm sóc khách hàng. Trong nhân sự, biểu đồ có thể được dùng để xác định nguyên nhân dẫn đến tỷ lệ nghỉ việc cao, ví dụ như chế độ đãi ngộ chưa hấp dẫn, môi trường làm việc căng thẳng, hay thiếu cơ hội thăng tiến. Trong phân tích tài chính, nó giúp tìm ra nguyên nhân gây thâm hụt ngân sách hoặc lợi nhuận sụt giảm, chẳng hạn như chi phí vận hành tăng cao, doanh thu giảm do thị trường biến động, hoặc chiến lược giá chưa phù hợp.

Các thành phần cấu thành biểu đồ xương cá (Fishbone Diagram)

Biểu đồ xương cá có cấu trúc giống như một bộ xương cá với các thành phần chính sau:

1. Đầu cá (Vấn đề chính – Effect)

Vị trí: Nằm ở phía bên phải của biểu đồ.

Chức năng: Đại diện cho vấn đề hoặc kết quả không mong muốn mà tổ chức đang gặp phải và cần phân tích nguyên nhân.

Cách thể hiện:

• Viết ngắn gọn, rõ ràng về vấn đề chính.
• Dùng một khung chữ nhật để bao quanh và một đường thẳng kéo dài về phía trái để kết nối với “xương sống”.

Ví dụ: Nếu một công ty đang gặp vấn đề về “Tỷ lệ sản phẩm lỗi cao”, thì nội dung trong đầu cá sẽ là “Sản phẩm lỗi”.

2. Xương sống (Trục chính – Spine)

Vị trí: Là đường thẳng kéo dài từ đầu cá về bên trái.

Chức năng: Làm trục chính để gắn các nhánh nguyên nhân vào.

Cách thể hiện:

• Là một đường ngang dài, xuất phát từ đầu cá và kéo về phía trái của biểu đồ.
• Trên trục chính, các xương lớn (nhánh nguyên nhân chính) sẽ tỏa ra theo góc chéo.

3. Xương lớn (Nhóm nguyên nhân chính – Major Causes Categories)

Vị trí: Là các nhánh lớn tỏa ra từ xương sống.

Chức năng: Đại diện cho các nhóm nguyên nhân lớn có thể gây ra vấn đề.

Cách thể hiện:

• Mỗi nhóm nguyên nhân lớn là một đường chéo nối vào xương sống.
• Trong sản xuất và quản lý chất lượng, người ta thường sử dụng mô hình 6M để phân loại các nguyên nhân lớn:

Mô hình 6M thường dùng trong sản xuất và doanh nghiệp

Lưu ý: Trong các lĩnh vực khác như dịch vụ hoặc công nghệ thông tin, các nhóm nguyên nhân có thể thay đổi, ví dụ:

• 4S (System – Hệ thống, Surroundings – Môi trường, Skills – Kỹ năng, Suppliers – Nhà cung cấp).
• 5P (People – Con người, Policies – Chính sách, Procedures – Quy trình, Plant – Cơ sở hạ tầng, Product – Sản phẩm).

4. Xương nhỏ (Nguyên nhân cụ thể – Sub Causes)

Vị trí: Các nhánh nhỏ tỏa ra từ xương lớn.

Chức năng: Liệt kê các nguyên nhân chi tiết hơn, giúp phân tích sâu hơn vấn đề.

Cách thể hiện:

• Các nhánh nhỏ được vẽ từ xương lớn, hướng về bên trái.
• Dùng phương pháp 5 Why (5 lần hỏi Tại sao?) để tìm nguyên nhân gốc rễ.

Ví dụ minh họa:

Vấn đề: Sản phẩm lỗi → Nguyên nhân chính: Máy móc lỗi

• Tại sao máy móc lỗi? → Vì không được bảo trì đúng lịch.
• Tại sao không bảo trì đúng lịch? → Vì không có kế hoạch bảo trì rõ ràng.
• Tại sao không có kế hoạch bảo trì? → Vì nhân sự chưa được phân công trách nhiệm.
• Tại sao nhân sự chưa được phân công? → Vì công ty chưa có chính sách bảo trì định kỳ.

Kết quả: Nguyên nhân gốc rễ là thiếu chính sách bảo trì định kỳ.

5. Mũi tên chỉ hướng (Hướng tác động của nguyên nhân – Cause Direction Arrows)

Vị trí: Các mũi tên trên biểu đồ.

Chức năng: Chỉ ra mối quan hệ nhân – quả giữa nguyên nhân và vấn đề.

Cách thể hiện:

• Mỗi nguyên nhân sẽ có một mũi tên hướng về vấn đề chính.
• Các nguyên nhân cấp dưới cũng sẽ có mũi tên chỉ về nguyên nhân cấp trên của nó.

Tóm tắt cấu trúc biểu đồ xương cá

1. Đầu cá (Kết quả/vấn đề chính).
2. Xương sống (Trục chính của biểu đồ).
3. Xương lớn (Nhóm nguyên nhân chính – 6M hoặc các nhóm tương ứng).
4. Xương nhỏ (Nguyên nhân cụ thể, được chi tiết hóa từ nhóm nguyên nhân chính).
5. Mũi tên chỉ hướng (Thể hiện quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả).

Biểu đồ xương cá giúp tổ chức nhìn rõ các nguyên nhân cốt lõi của một vấn đề, từ đó đưa ra giải pháp hiệu quả.

Cách áp dụng biểu đồ xương cá

1. Xác định vấn đề: Viết rõ ràng vấn đề cần giải quyết ở “đầu cá”.
2. Xác định các nhóm nguyên nhân chính: Thông thường gồm 6M (Man – Con người, Machine – Máy móc, Method – Phương pháp, Material – Nguyên vật liệu, Measurement – Đo lường, Environment – Môi trường).
3. Liệt kê nguyên nhân cụ thể trong từng nhóm.
4. Phân tích nguyên nhân gốc rễ bằng cách hỏi “Tại sao?” nhiều lần (phương pháp 5 Whys).
5. Đề xuất giải pháp và triển khai hành động để giải quyết vấn đề.

Hướng dẫn về cách vẽ biểu đồ xương cá từng bước

Để vẽ một biểu đồ xương cá, bạn có thể tuân theo các bước sau:

• Xác định vấn đề cần giải quyết: Đặt vấn đề cụ thể và rõ ràng mà bạn muốn phân tích và giải quyết bằng biểu đồ xương cá.
• Vẽ dây xương: Bắt đầu bằng việc vẽ một đường thẳng ngang hoặc dọc làm dây xương chính. Đặt nguyên nhân chính ở phía bên phải của dây xương.
• Vẽ nhánh và hạt xương: Vẽ các nhánh phụ từ dây xương và kết nối chúng với nguyên nhân chính. Trên mỗi nhánh, vẽ các hạt xương đại diện cho các yếu tố ảnh hưởng cụ thể.
• Gán tên và mô tả: Gán tên cho mỗi nhánh và hạt xương để đại diện cho nguyên nhân và yếu tố ảnh hưởng tương ứng. Thêm mô tả ngắn gọn hoặc các chú thích nếu cần thiết để làm rõ ý nghĩa của từng thành phần.
• Kiểm tra và hoàn thiện: Kiểm tra lại biểu đồ xương cá đã vẽ để đảm bảo tính logic và sự kết nối giữa các thành phần. Hoàn thiện và chỉnh sửa biểu đồ xương cá nếu cần thiết để tạo ra một biểu đồ rõ ràng và dễ hiểu.

Với các bước trên, bạn có thể vẽ một biểu đồ xương cá hoàn chỉnh và sử dụng nó để phân tích và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.

Ưu và nhược điểm của biểu đồ xương cá (Fishbone Diagram)

1. Ưu điểm

Giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề

• Biểu đồ xương cá giúp tổ chức xác định nguyên nhân thực sự gây ra vấn đề thay vì chỉ tập trung vào triệu chứng.
• Hỗ trợ phương pháp 5 Why (5 lần hỏi “Tại sao?”) để đào sâu nguyên nhân cốt lõi.

Cấu trúc trực quan, dễ hiểu

• Các nguyên nhân được phân loại theo nhóm, giúp mọi người dễ dàng hình dung vấn đề và cách tiếp cận giải quyết.
• Hữu ích trong các buổi họp thảo luận nhóm và brainstorming.

Hỗ trợ làm việc nhóm và tư duy hệ thống

• Thúc đẩy sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm khi cùng nhau phân tích nguyên nhân.
• Khuyến khích mọi người đóng góp ý tưởng từ nhiều góc độ khác nhau.

Có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau

• Quản lý chất lượng, sản xuất, dịch vụ khách hàng, quản lý dự án, nhân sự, tài chính, giáo dục, y tế…

Kết hợp dễ dàng với các công cụ khác

• Có thể kết hợp với Pareto Chart để xác định nguyên nhân quan trọng nhất.
• Dùng chung với phương pháp Six Sigma, Kaizen để cải tiến chất lượng.

2. Nhược điểm

❌ Không giúp đánh giá mức độ tác động của từng nguyên nhân

• Biểu đồ chỉ liệt kê các nguyên nhân có thể có mà không cho biết nguyên nhân nào quan trọng nhất.
• Cần kết hợp với các công cụ phân tích dữ liệu khác như biểu đồ Pareto hoặc phân tích thống kê.

❌ Dễ bị ảnh hưởng bởi ý kiến chủ quan

• Nếu không có đủ dữ liệu thực tế, các nguyên nhân đưa ra có thể mang tính suy đoán, thiếu căn cứ.
• Cần xác minh lại các nguyên nhân bằng số liệu và thực tế.

❌ Không phù hợp với các vấn đề phức tạp có nhiều yếu tố liên quan chặt chẽ

• Nếu các yếu tố có sự tương tác phức tạp, biểu đồ xương cá có thể không thể hiện đầy đủ mối quan hệ giữa chúng.
• Trong trường hợp này, có thể cần dùng sơ đồ tư duy hoặc mô hình hệ thống.

❌ Không thể đưa ra quyết định nếu có quá nhiều nguyên nhân

• Nếu vấn đề có quá nhiều nguyên nhân, biểu đồ có thể trở nên khó đọc và khó phân tích.
• Cần ưu tiên các nguyên nhân chính để tránh làm biểu đồ quá phức tạp.

Kết luận

Biểu đồ xương cá là một công cụ mạnh mẽ giúp phân tích nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề một cách có hệ thống và trực quan. Nó đặc biệt hữu ích trong các lĩnh vực như quản lý chất lượng, sản xuất, quản lý dự án và dịch vụ khách hàng, giúp tổ chức xác định và giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả. Tuy nhiên, biểu đồ này có nhược điểm là không đo lường được mức độ tác động của từng nguyên nhân và có thể trở nên phức tạp nếu có quá nhiều yếu tố liên quan. Vì vậy, để đạt hiệu quả cao nhất, cần sử dụng biểu đồ xương cá kết hợp với các phương pháp phân tích dữ liệu khác như biểu đồ Pareto hoặc phân tích thống kê. Khi được áp dụng đúng cách, biểu đồ xương cá sẽ là một công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc cải tiến quy trình và nâng cao chất lượng công việc.