Weather Report là một kỹ thuật thực hành được sử dụng trong các buổi Retrospective của Agile để giúp nhóm xác định trạng thái của dự án hoặc cuộc họp và quyết định các hành động cần thiết để cải thiện. Trong kỹ thuật này, nhóm sẽ tập trung vào một số yếu tố nhất định để xác định “thời tiết” của dự án hoặc cuộc họp, dựa trên đó nhóm sẽ đưa ra các hành động cần thiết để cải thiện.

Sau đây là bài viết hướng dẫn chi tiết cho thực hành Weather Report trong buổi Retrospective.

Bước 1: Chuẩn bị cho buổi Retrospective
Trước khi bắt đầu thực hành Weather Report, bạn cần chuẩn bị cho buổi Retrospective. Hãy đảm bảo rằng tất cả các thành viên của nhóm có mặt và đủ thời gian để tham gia buổi Retrospective. Đảm bảo rằng mọi người đã sẵn sàng để chia sẻ ý kiến ​​và thảo luận về cách cải thiện.

Bước 2: Xác định các yếu tố quan trọng cần đánh giá
Hãy tập trung vào các yếu tố quan trọng nhất đối với dự án hoặc cuộc họp. Các yếu tố này có thể bao gồm mức độ hoàn thành của tác vụ, chất lượng sản phẩm, hiệu suất của nhóm, thời gian phản hồi của khách hàng, cấu trúc của buổi họp và các yếu tố khác mà bạn cho là quan trọng.

Bước 3: Phân loại các yếu tố thành các danh mục Sau khi xác định các yếu tố quan trọng, bạn nên phân loại chúng thành các danh mục để dễ dàng quản lý. Ví dụ, nếu nhóm của bạn đang làm việc trên một dự án phần mềm, các danh mục có thể bao gồm:

• Chất lượng sản phẩm: Sản phẩm có đáp ứng được yêu cầu không? Nó có đáp ứng được nhu cầu của người dùng không?
• Hiệu suất của nhóm: Nhóm làm việc hiệu quả? Có nhiều lỗi hay không?
• Giao tiếp: Liên lạc giữa các thành viên nhóm và khách hàng có tốt không?
• Các rủi ro: Các rủi ro được đánh giá và giảm thiểu như thế nào?

Bước 4: Đánh giá mức độ của từng yếu tố Sử dụng hình ảnh “thời tiết” để đại diện cho mức độ của từng yếu tố. Ví dụ: “Nắng”, “Mây”, “Mưa”, “Bão”. Hãy yêu cầu mỗi thành viên trong nhóm lựa chọn một “thời tiết” để đại diện cho mức độ của từng yếu tố.

Hãy đảm bảo rằng mọi người hiểu rõ ý nghĩa của mỗi hình ảnh. Ví dụ, “Nắng” có thể tượng trưng cho một yếu tố tốt và được quản lý tốt, trong khi “Bão” có thể tượng trưng cho một yếu tố xấu và đòi hỏi sự quản lý nghiêm túc.

Sau khi mỗi người trong nhóm đã lựa chọn hình ảnh thích hợp cho mỗi yếu tố, hãy yêu cầu họ giải thích tại sao họ đã chọn hình ảnh đó. Điều này sẽ giúp các thành viên khác hiểu rõ hơn về quan điểm của những người khác trong nhóm và tạo điều kiện cho sự thảo luận và cải thiện.

Bước 5: Phân tích và đưa ra các hành động cải thiện Sau khi đã xác định mức độ của các yếu tố quan trọng và hiểu rõ những ý kiến ​​của những người khác trong nhóm, hãy bắt đầu phân tích kết quả để đưa ra các hành động cải thiện. Bạn có thể bắt đầu bằng cách hỏi những câu hỏi như:

• Tại sao yếu tố này lại có “thời tiết” như vậy? Có phải vì sự thiếu hiểu biết, thiếu kinh nghiệm hay không có sự hỗ trợ đúng đắn?
• Yếu tố này ảnh hưởng đến công việc của nhóm như thế nào? Nó gây ra ảnh hưởng tích cực hay tiêu cực?
• Chúng ta có thể làm gì để cải thiện tình hình?

Sau khi đã phân tích các yếu tố, hãy đưa ra các hành động cải thiện cụ thể để giải quyết các vấn đề đã xác định. Hãy đảm bảo rằng các hành động này được phát biểu rõ ràng và cụ thể để nhóm có thể hiểu rõ và thực hiện.