Từ bài viết 12 nguyên tắc quản lý dự án là gì, chúng tôi bổ sung thêm góc nhìn từ chuyên gia để bạn hiểu hơn về 12 nguyên tắc này.
Bài viết này được tham khảo từ: 12 nguyên tắc quản lý dự án theo góc nhìn từ chuyên gia

Xem lại bài viết 12 nguyên tắc quản lý dự án là gì?

Một sự thay đổi lớn đang diễn ra trong thế giới quản lý dự án: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition đang chuyển từ hướng tiếp cận dựa trên quy trình sang hướng tiếp cận dựa trên nguyên tắc.

Quản lý Dự án Dựa trên Nguyên tắc là gì?

Quản lý dự án dựa trên nguyên tắc là cách làm việc tuân theo các quy tắc hoặc hướng dẫn cơ bản để dẫn dắt một dự án. Khác với quản lý dự án dựa trên quy trình, nó nhấn mạnh việc đưa ra lựa chọn phù hợp và linh hoạt hơn.

Lý do cho Sự Thay đổi:

Các quy trình cứng nhắc không còn phù hợp với mọi dự án. Các phương pháp agile, hybrid và predictive cần được kết hợp linh hoạt, và các nhà quản lý dự án cần tự do lựa chọn quy trình phù hợp nhất.

12 Nguyên tắc Quản lý Dự án:

1. Sự quản lý (Stewardship): Đảm bảo dự án được quản lý một cách có trách nhiệm.
2. Nhóm (Team): Xây dựng văn hóa trách nhiệm và tôn trọng trong nhóm.
3. Các bên liên quan (Stakeholders): Hiểu và thu hút các bên liên quan.
4. Giá trị (Value): Tập trung vào giá trị mà dự án mang lại.
5. Tư duy toàn diện (Holistic thinking): Nhìn nhận dự án một cách tổng thể.
6. Lãnh đạo (Leadership): Động viên, ảnh hưởng và huấn luyện nhóm.
7. Điều chỉnh (Tailoring): Tùy chỉnh cách tiếp cận dựa trên bối cảnh.
8. Chất lượng (Quality): Đảm bảo chất lượng trong quy trình và kết quả.
9. Sự phức tạp (Complexity): Giải quyết sự phức tạp bằng kiến thức và kinh nghiệm.
10. Rủi ro (Risk): Tối ưu hóa các phản ứng rủi ro.
11. Khả năng thích ứng và kiên cường (Adaptability and resilience): Linh hoạt và phục hồi sau thách thức.
12. Quản lý thay đổi (Change management): Kích hoạt thay đổi để đạt được mục tiêu.

Những nguyên tắc này cung cấp khung làm việc linh hoạt, phù hợp với mọi phương pháp tiếp cận (predictive, iterative, agile). Dù bạn là người mới hay có kinh nghiệm, việc hiểu và áp dụng các nguyên tắc này sẽ giúp bạn quản lý dự án hiệu quả hơn.

Nguyên tắc I. Stewardship (Sự quản lý)

Sự quản lý (Stewardship): Hãy là một người quản lý chu đáo, tôn trọng và quan tâm

“Là một người quản lý có nghĩa là chăm sóc một điều gì đó,” Cornelius Fichtner, PMP, CSM và Người sáng lập The Project Management Podcast chia sẻ. “Trong môi trường dự án, điều đó có nghĩa là quan tâm đến dự án của bạn và luôn hành động với ý định tốt nhất dành cho nó.”

Sự quản lý nên là một phần trong thực hành quản lý dự án của bạn. “Nó quan trọng vì người quản lý dự án là người hiểu rõ dự án hơn bất kỳ ai khác,” Cornelius nói. “Bạn có thể dẫn dắt dự án đi đúng hướng và đảm bảo rằng các quyết định được đưa ra đều có lợi cho tổ chức. Đó là cách để đảm bảo rằng các vấn đề chính trị cá nhân không can thiệp vào những gì là đúng đắn cần làm.”

Một người quản lý hiệu quả nên thể hiện các giá trị sau:

• Chính trực
• Trung thực
• Công bằng
• Trách nhiệm

“Trong vai trò quản lý, các nhà quản lý dự án cần hành động một cách chính trực để các quyết định của họ không thể bị chỉ trích,” Cornelius nói. “Sự trung thực là điều hiển nhiên. Điều quan trọng là các bên liên quan có thể tin tưởng vào những gì bạn làm và họ có niềm tin rằng họ đang nghe sự thật từ bạn.”

Cornelius cũng tin rằng sự công bằng và trách nhiệm là những giá trị cần thiết cho một nhà quản lý dự án đảm nhận vai trò quản lý dự án của mình. “Là một nhà lãnh đạo, bạn cần tiến lên và đảm bảo rằng các thực hành đạo đức là chuẩn mực cho nhóm, dù điều đó đôi khi có thể khó khăn,” ông nói thêm.

Trong thực tế, sự quản lý thể hiện qua việc suy nghĩ cẩn thận, đàm phán các yêu cầu mâu thuẫn và xem xét đạo đức trong các giao dịch của bạn.

• Đứng lên vì điều đúng đắn, ngay cả khi đó là con đường khó khăn hơn;
• Tuân theo Quy tắc Đạo đức của PMI;
• Chú ý đến các chi tiết nhỏ và thực hiện các yêu cầu một cách chu đáo để đảm bảo kết quả chất lượng.

Sử dụng nguyên tắc này để hướng dẫn các hoạt động của bạn trong suốt quá trình làm việc. Không quan trọng bạn đang theo phương pháp nào, quy trình bạn sử dụng là gì, hay dự án lớn đến đâu, việc trở thành một người quản lý tốt sẽ giúp tổ chức của bạn đạt được kết quả xứng đáng.

Nguyên tắc II. Team (Xây dựng văn hóa trách nhiệm và tôn trọng)

Các dự án được thực hiện thông qua nhóm. Vì vậy, với tư cách là nhà lãnh đạo, điều quan trọng là phải hiểu cách làm cho nhóm hoạt động hiệu quả nhất có thể. Điều đó bắt đầu với một văn hóa trách nhiệm và tôn trọng.

Michael Tanner, người sáng lập Credible Leadership Group và tác giả của The Leadership Calculator, định nghĩa trách nhiệm nhóm như sau:

“Trách nhiệm nhóm không phải là về một người duy nhất, nhà lãnh đạo, quản lý dự án, hoặc bất kỳ ai khác, chịu trách nhiệm với mọi thành viên khác trong nhóm. Trách nhiệm nhóm là về việc mỗi thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm với mọi thành viên khác. Đó là một văn hóa trách nhiệm.”

Các nhóm tuyệt vời có một văn hóa làm việc tích cực, và điều đó giúp dự án tiến triển với ít gián đoạn hơn. “Thiếu trách nhiệm nhóm dẫn đến sự sai lệch,” Michael nói. “Một nhóm sai lệch cuối cùng có thể đạt được mục tiêu của họ, nhưng không bao giờ hiệu quả và hiệu suất bằng một nhóm được liên kết tốt và có trách nhiệm.”

Michael có một số mẹo để chia sẻ mà bạn có thể dễ dàng áp dụng để thực hiện nguyên tắc quản lý dự án này. “Hãy tự chịu trách nhiệm với tư cách là nhà lãnh đạo,” ông nói. “Nhóm của bạn phải thấy bạn làm những gì bạn nói bạn sẽ làm. Hãy sẵn sàng đưa ra và nhận những lời phê bình mang tính xây dựng để giữ các thành viên trong nhóm ở một tiêu chuẩn cao hơn.”

Mẹo:

Vì nhiều câu hỏi trong bài kiểm tra của bạn sẽ dựa trên tình huống, hãy chuẩn bị cho nhiều câu hỏi liên quan đến nhóm. Thực hành với một trình mô phỏng thi sẽ giúp bạn làm quen với phong cách câu hỏi đó và cách trả lời tốt nhất.

Ông cũng đề xuất cuốn sách The Four Disciplines of Execution (Chesney & Covey) vì nó định nghĩa một số ý tưởng hữu ích cho các nhà lãnh đạo nhóm, bao gồm việc sử dụng một bảng điểm hấp dẫn để chỉ ra liệu nhóm đang thắng hay thua và tổ chức các cuộc họp cam kết thường xuyên, nơi mỗi thành viên báo cáo về các cam kết trước đó và đưa ra các cam kết mới để đạt được mục tiêu nhóm.

Ngoài ra, trách nhiệm cũng thúc đẩy một văn hóa tin tưởng và hiệu quả. Khi bạn yêu cầu tất cả các thành viên chịu trách nhiệm, các thành viên trong nhóm tin tưởng lẫn nhau, vì họ chia sẻ sự hiểu biết rằng mỗi người đang hoàn thành vai trò được giao.

Bên cạnh đó, với tư cách là một nhà quản lý dự án, bạn có thể đảm bảo rằng không có năng lượng hoặc thời gian nào bị lãng phí vào các hoạt động không mang lại lợi ích cho dự án. Là một nhóm, bạn đạt được các kết quả một cách hiệu quả hơn. Bạn có lẽ đã làm việc trong một nhóm, vì vậy bạn có thể tưởng tượng một văn hóa trách nhiệm và tôn trọng trông như thế nào. Dưới đây là một số ví dụ:

• Đảm bảo tất cả các tiếng nói được lắng nghe và tất cả các ý kiến được xem xét.
• Chấp nhận xung đột như một lực lượng tích cực giúp bạn đạt được kết quả tốt hơn.
• Tôn trọng người khác và chỉ ra những khoảnh khắc mà sự tôn trọng đó không được đưa ra để đảm bảo trải nghiệm của mọi người tại nơi làm việc là tích cực.
• Tạo thói quen thường xuyên cung cấp phản hồi mang tính xây dựng về điểm mạnh, điểm yếu và cơ hội cải thiện của các thành viên trong nhóm.

Không ngạc nhiên, đây là một nguyên tắc bạn nên tuân thủ trong suốt vòng đời dự án. Đó là điều bạn áp dụng từ thời điểm bạn được giao nhiệm vụ lãnh đạo công việc cho đến khi bạn bàn giao kết quả cho khách hàng.

Nguyên tắc III. Stakeholder (Các bên liên quan)

Các bên liên quan: Thu hút các bên liên quan để hiểu lợi ích và nhu cầu của họ

Một bên liên quan là người quan tâm hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án. Mỗi bên liên quan đều mong đợi điều gì đó từ dự án, và điều quan trọng là phải hiểu rõ nhu cầu của họ để bạn có thể điều chỉnh sự tham gia một cách hiệu quả nhất.

Các bên liên quan của bạn sẽ có một phần tích cực trong công việc, và bạn có lẽ muốn họ thực hiện một số hành động. Đó là lý do tại sao sự tham gia là quan trọng: nếu bạn hiểu động cơ của họ, việc thực hiện thành công sẽ dễ dàng hơn.

Elizabeth Harrin, tác giả của Engaging Stakeholders on Projects: How to Harness People Power, cho biết có nhiều cách để bạn thu hút các bên liên quan. “Từ các bản tin đơn giản đến trò chơi hóa, có nhiều công cụ bạn có thể sử dụng để tạo sự tham gia với dự án,” cô nói. “Đầu tiên, bạn muốn hiểu rõ sự tham gia của các bên liên quan và tại sao dự án lại quan trọng với họ. Sau đó, bạn có thể hiểu rõ hơn quan điểm của họ và xây dựng một mối quan hệ tin cậy.”

Elizabeth có một số mẹo để chia sẻ. “Hãy đảm bảo rằng bạn biết bạn đang thu hút họ vào điều gì,” cô nói. “Đó là quy trình quản lý dự án hay các kết quả, hay cả hai? Một khi bạn biết điều đó, bạn có thể đảm bảo rằng giao tiếp và tương tác của bạn truyền tải thông điệp một cách phù hợp nhất.”

Trong thực tế, việc thu hút các bên liên quan trông giống như nói chuyện và giao tiếp, nhưng với các mục tiêu cụ thể nhằm đưa dự án tiến gần hơn đến kết quả thành công.

Ví dụ, sự tham gia của các bên liên quan trong một tình huống thực tế có thể là:

• Bắt đầu đối thoại sớm trong quá trình lập kế hoạch dự án để tránh những sai sót có thể làm cạn kiệt nguồn lực của bạn.
• Tổ chức một hội thảo và đảm bảo tất cả các tiếng nói được lắng nghe.
• Giải quyết xung đột giữa các bên liên quan không có cùng quan điểm về những gì nên nằm trong phạm vi.
• Làm việc với một nhóm để giảm bớt sự kháng cự thay đổi.

Nguyên tắc này áp dụng trong suốt quá trình dự án, từ ý tưởng ban đầu cho đến khi kết thúc dự án. “Cộng đồng các bên liên quan của bạn có thể thay đổi khi bạn thực hiện dự án,” Elizabeth nói, “vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn liên tục xem xét kế hoạch của mình và thu hút đúng người.”

Nguyên tắc IV. Value (Giá trị)

Giá trị, trong quản lý dự án, là sự cân bằng giữa lợi ích thu được và nguồn lực bỏ ra.

Nhận thức về “giá trị” khác nhau giữa các bên liên quan, vì vậy điều quan trọng là phải hiểu giá trị đối với cộng đồng của bạn có nghĩa là gì. Ví dụ, nếu bạn đang tạo một kế hoạch học tập PMP, bạn sẽ đưa vào đó các chủ đề có giá trị nhất đối với việc học của mình.

Giả sử tôi cũng đang tạo một kế hoạch học tập: những gì tôi đưa vào sẽ khác với bạn. Tôi sẽ nhận được giá trị từ các chủ đề khác nhau vì kinh nghiệm trước đây của tôi khác với bạn. Cả hai chúng ta đều có quan điểm khác nhau về những gì có giá trị nhất để học nhằm vượt qua kỳ thi.

“Từ góc nhìn Agile, một trong những cách tốt nhất để tập trung vào giá trị là lợi ích,” Jennie Fowler, MPM, CSM, CSPO chia sẻ. “Đừng suy nghĩ quá nhiều về điều này! Tôi không nói về một loạt các phép tính toán,” cô nói thêm. “Nó thực sự đơn giản. Đối với lộ trình chương trình hoặc sản phẩm mà bạn đang thực hiện, mục tiêu nên được tóm gọn trong một câu.”

Jennie gợi ý viết một câu theo định dạng sau:

“Chúng tôi đang chuyển từ X sang Y trước [ngày] với lợi ích dự kiến là [giá trị tài chính/lợi ích khác].”

“Hãy chọn các hạng mục từ danh sách tồn đọng của bạn giúp bạn tiến gần hơn đến lợi ích đó – mục tiêu – với tư duy con đường ngắn nhất,” Jennie giải thích. “Tất cả các hạng mục tồn đọng đều có thể được gán một lợi ích tài chính đơn giản.”

Khi bạn làm việc trong dự án, tập trung vào giá trị có nghĩa là đảm bảo rằng bạn tính đến những gì quan trọng đối với khách hàng tại bất kỳ thời điểm nào.

Ví dụ, việc hướng đến giá trị có thể bao gồm:

• Tổ chức các cuộc họp thường xuyên với các bên liên quan để đảm bảo dự án tiếp tục đáp ứng nhu cầu của họ.
• Sắp xếp danh sách tồn đọng để ưu tiên các hạng mục có giá trị cao nhất cho các lần lặp đầu tiên.
• Thường xuyên xem xét trường hợp kinh doanh để đảm bảo các lợi ích sẽ được cung cấp.
• Hợp tác với các thành viên trong nhóm để giúp xác định tình trạng của dự án, đưa ra các ước tính chính xác và truyền đạt cho họ giá trị của việc xem xét các chỉ số này khi đạt được các cột mốc dự án.

Nguyên tắc này áp dụng nhiều hơn trong các giai đoạn lập kế hoạch và thực hiện so với các giai đoạn khác vì đó là lúc bạn sẽ điều chỉnh những gì bạn cung cấp cho mục tiêu của khách hàng. Tuy nhiên, các nguyên tắc Agile khuyến khích bạn luôn hướng đến giá trị, vì vậy đây chắc chắn là một nguyên tắc cần ghi nhớ trong suốt dự án.

Nguyên tắc V. Holistic/System thinking (Tư duy toàn diện)

Tư duy toàn diện: Nhận biết và phản hồi các tương tác của hệ thống

Tư duy hệ thống là khả năng nghĩ về toàn bộ hệ thống, các phần riêng lẻ, hành vi của hệ thống và các mối quan hệ theo thời gian, theo Shane Drumm, PMP, PMI-ACP, CSM, CSPO.

“Lợi ích của việc sử dụng tư duy hệ thống là nó cung cấp cái nhìn toàn diện về hệ thống, giúp hiểu được các động lực bên trong hệ thống,” Shane nói. “Đối lập với tư duy hệ thống là tiếp cận vấn đề từ một góc nhìn duy nhất, bằng cách nhìn vào từng phần riêng lẻ thay vì toàn bộ.”

Vì bạn đang nhìn từ góc độ tổng thể, bạn sẽ có thể đặt câu hỏi và nhìn thấy các cơ hội mà thường không được nhận ra khi các yếu tố của dự án được xem xét riêng lẻ. Góc nhìn mới này cuối cùng dẫn đến các sản phẩm, dịch vụ và chính sách được thiết kế tốt hơn.

Bạn có thể hiểu tại sao điều này có thể gây ra vấn đề trong các dự án: nhóm có thể bỏ lỡ các điểm tích hợp quan trọng và luồng dữ liệu.

“Tư duy hệ thống sẽ giúp các nhà quản lý dự án giảm lãng phí và tiết kiệm chi phí bằng cách dự đoán tác động của các quyết định lên toàn bộ hệ thống,” Shane giải thích. “Họ có thể sử dụng các kỹ thuật tư duy hệ thống khác nhau tùy thuộc vào vấn đề hiện tại.”

Dưới đây là một số kỹ thuật giúp giải quyết các vấn đề phức tạp trong giai đoạn thiết kế, theo Shane:

• Hình ảnh phong phú (Rich Pictures)
• Biểu đồ vòng lặp nhân quả (Causal Loop Diagrams)
• Hệ thống hiển thị (Visible Systems)
• CATWOE (viết tắt của Customers, Actors, Transformation, World view, Owner, và Environment – một kỹ thuật phân tích các bên liên quan).

“Các phương pháp như Lập bản đồ hệ thống, Học tập hành động và Động lực hệ thống giúp dự đoán và xác định rủi ro đối với kế hoạch trong quá trình thực hiện,” Shane nói thêm.

“Lần tới khi nhóm bị mắc kẹt với một vấn đề phức tạp, hãy cố gắng giúp họ nhìn nhận nó từ góc độ toàn diện. Bắt đầu bằng cách đặt mình vào vị trí của các bên liên quan riêng lẻ để giúp nhóm hiểu bối cảnh của vấn đề họ đang cố gắng giải quyết. Sau đó, khuyến khích họ sáng tạo bằng cách tạo ra một bức tranh phong phú về vấn đề, để họ có thể hình dung các phần riêng lẻ và cách chúng hoạt động cùng nhau như một tổng thể. [Phương pháp này] sẽ giúp khơi dậy sự sáng tạo và giúp nhóm đưa ra giải pháp đã tính đến toàn bộ hệ thống.”

Dưới đây là một số ví dụ tình huống về tư duy hệ thống toàn diện trong thực tế:

• Sử dụng kỹ năng phân tích để lập bản đồ chính xác các quy trình kinh doanh.
• Dựa vào chuyên môn kỹ thuật để hiểu các tương tác hệ thống CNTT. Lập bản đồ luồng dữ liệu để mọi người hiểu rõ cách thông tin di chuyển qua toàn bộ hệ thống.
• Lắng nghe nhóm của bạn và tính đến các quan điểm về cách mỗi công việc được hoàn thành hoặc mỗi mối quan ngại được đưa ra về toàn bộ quá trình thực hiện dự án.

Nguyên tắc này thực sự quan trọng trong giai đoạn thiết kế giải pháp vì trừ khi bạn hiểu cách các hệ thống kinh doanh liên kết với nhau, bạn có thể bỏ lỡ điều gì đó có thể làm cho giải pháp tốt hơn.

Nguyên tắc VI. Leadership (Lãnh đạo)

Lãnh đạo: Động viên, ảnh hưởng, huấn luyện và học hỏi

“Lãnh đạo là yếu tố tuyệt đối quan trọng đối với các nhà quản lý dự án,” Tiến sĩ Penny Pullan, tác giả của cuốn sách ‘Making Workshops Work: Creative collaboration for our time’ và cuốn sách bán chạy ‘Virtual Leadership’ chia sẻ.

“Vì các nhà quản lý dự án thường không có quyền quản lý trực tiếp đối với những người trong nhóm của họ, nên lãnh đạo ở đây khác biệt. Chúng ta cần hoàn thành công việc mà không có quyền lực trực tiếp, và điều đó có nghĩa là mọi người sẽ tự nguyện đi theo sự dẫn dắt của chúng ta.”

Lãnh đạo trong bối cảnh quản lý dự án khác với lãnh đạo trong các lĩnh vực khác vì mối quan hệ giữa người quản lý và nhóm.

“Các nhà lãnh đạo hiệu quả trong lĩnh vực này thường mang tính hỗ trợ nhiều hơn, sử dụng phong cách lãnh đạo phục vụ hơn là phong cách ‘lãnh đạo đứng trên bục’ truyền thống,” Penny nói. “Nó thiên về việc ảnh hưởng và truyền cảm hứng cho mọi người. Cá nhân tôi nghĩ rằng phong cách lãnh đạo hỗ trợ hoạt động rất tốt, đặc biệt là trong bối cảnh kết hợp giữa ảo, kết hợp và trực tiếp như hiện nay.”

Lãnh đạo trong quản lý dự án là điều bạn làm cũng như điều bạn trải nghiệm.

Dưới đây là một số ví dụ về lãnh đạo trong bối cảnh dự án:

• Giúp các thành viên trong nhóm hiểu tầm nhìn, mục tiêu và vai trò của họ trong việc thực hiện.
• Lãnh đạo bằng ví dụ: trở thành văn hóa tổ chức mà bạn muốn thấy.
• Cố vấn cho đồng nghiệp.

Là một nhà lãnh đạo dự án, bạn sẽ ‘thực hiện lãnh đạo’ hầu hết thời gian khi làm việc trong dự án. Từ khi bắt đầu dự án đến khi đảm bảo khách hàng nhận được những gì họ cần khi kết thúc, lãnh đạo là một nguyên tắc cần áp dụng ở mọi bước.

Lãnh đạo hỗ trợ là một phong cách bạn có thể học và cải thiện thông qua thực hành và đào tạo lãnh đạo quản lý dự án. “Một điều tốt về các phong cách lãnh đạo hỗ trợ trong quản lý dự án là người quản lý dự án làm gương để các thành viên khác trong nhóm có thể tiến lên,” Penny nói thêm. “Với mỗi thành viên trong nhóm hỗ trợ lẫn nhau, thành công sẽ có nhiều khả năng hơn và hành trình dự án trở nên thú vị hơn, cùng với việc học hỏi trên đường đi.”

Nguyên tắc VII. Tailor (Điều chỉnh)

1. Điều chỉnh: Điều chỉnh cách tiếp cận thực hiện dựa trên bối cảnh Điều chỉnh có nghĩa là chọn cách tiếp cận thực hiện phù hợp dựa trên bối cảnh tổ chức, văn hóa nhóm, mức độ trưởng thành và những gì bạn đang thực hiện.

“Khi chúng ta xem xét một tổ chức và phương pháp quản lý dự án của họ, chúng ta thường thấy sự tiến hóa hoặc thích ứng nội bộ của một phương pháp được biết đến rộng rãi,” Bruno Morgante, Trưởng phòng Hiệu suất Dự án Chuyển đổi Số tại ALSTOM chia sẻ. “Sự thích ứng này của một hệ thống ‘có sẵn’ các thực hành, kỹ thuật, quy trình và quy tắc để sử dụng bởi những người làm việc trong dự án, đã là bước đầu tiên và là bước quan trọng của việc điều chỉnh.”

Tuy nhiên, Bruno tin rằng thường có nhiều điều mà một tổ chức có thể và nên làm để tạo ra một giải pháp được điều chỉnh cho việc thực hiện dự án.

“Ngay cả khi một phương pháp được điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu, đặc điểm, văn hóa và mức độ trưởng thành của tổ chức, điều quan trọng là phải tiến thêm một bước và điều chỉnh các cách tiếp cận quản lý dự án cho từng dự án,” ông nói. “Mỗi dự án là duy nhất, và không phải tất cả các dự án đều yêu cầu mọi quy trình, sản phẩm và quản trị.”

Bruno tin rằng các nhóm trong các tổ chức ngăn cản việc điều chỉnh sẽ vẫn điều chỉnh các dự án của họ, nhưng không có bất kỳ sự kiểm soát nào. “Điều hiệu quả với chúng tôi tại BOMBARDIER là tạo ra một cách tiếp cận nhanh với quản trị đơn giản cho các loại dự án có độ phức tạp thấp và ngân sách thấp,” ông nói. Nhóm đã xác định một bộ sản phẩm thích ứng chỉ áp dụng cho các dự án cụ thể. “Điều này giảm bớt gánh nặng cho các nhà quản lý dự án và nhóm, cho phép họ tập trung vào việc thực hiện thay vì tạo ra giấy tờ,” ông giải thích.

Điều chỉnh là điều bạn làm một cách tự nhiên khi bạn có thêm kinh nghiệm vì việc đưa ra các quyết định đó dễ dàng hơn, đặc biệt nếu có một khuôn khổ công ty cung cấp hướng dẫn cho bạn.

Nếu bạn mới bắt đầu hoặc chưa có cơ hội điều chỉnh quy trình của mình, dưới đây là một số cách bạn có thể làm điều đó:

• Xem xét quy trình quản lý thay đổi để đảm bảo nó phù hợp với mục đích của dự án và điều chỉnh cách tiếp cận khi cần thiết.
• Đảm bảo mọi người hiểu cách tiếp cận, quy trình và phương pháp đang được sử dụng.
• Đảm bảo có các cuộc thảo luận thường xuyên về tiến độ công việc và lắng nghe các cải tiến để cải thiện quy trình.
• Ghi chú lại các bài học kinh nghiệm để tham khảo cho các nhà quản lý dự án trong tương lai có thể xem lại mẫu của bạn.

Nguyên tắc VIII. Quality (Chất lượng)

Chất lượng: Xây dựng chất lượng vào quy trình và kết quả

Chất lượng nên được tích hợp vào quy trình và kết quả vì các bên liên quan mong đợi nhận được kết quả cuối cùng phù hợp với mục đích và đáp ứng nhu cầu của họ.

“Quản lý dự án là về việc tạo ra giá trị, và nếu không có chất lượng, nỗ lực của nhóm dự án sẽ bị lãng phí, và không có giá trị nào được tạo ra,” Gabriele Maussner-Schouten, PMP, MBA, BCAP chia sẻ. “Theo nghĩa cơ bản nhất, chất lượng có nghĩa là sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng đáp ứng nhu cầu của khách hàng: không hơn và không kém.”

Gabriele cho biết, thông thường, các tiêu chuẩn chất lượng được xác định trong giai đoạn Khởi động hoặc muộn nhất là trong giai đoạn Lập kế hoạch. “Cùng với khách hàng, nhóm dự án thỏa thuận các tiêu chuẩn chất lượng và thảo luận cách đo lường chất lượng trong suốt quá trình quản lý dự án,” cô nói. “Tôi thích biến cuộc thảo luận về chất lượng thành một phần trong các cuộc họp nhóm thường xuyên của mình và sử dụng các buổi hồi tưởng để đi sâu hơn nếu có thách thức về chất lượng.”

Gabriele khuyến nghị đo lường chất lượng trong quá trình. “Điều này rất quan trọng,” cô nói, “vì nó cho phép nhóm dự án điều chỉnh hướng đi sớm và tránh một sản phẩm hoặc dịch vụ hoàn thiện không đáp ứng kỳ vọng chất lượng của khách hàng.”

Cô đã chứng kiến tận mắt cách tập trung vào nguyên tắc chất lượng tạo ra sự khác biệt đối với thành công của dự án. “Trong thế giới phát triển nhanh chóng của chúng ta, tôi cũng đã chứng kiến rằng các tiêu chuẩn chất lượng phát triển trong suốt vòng đời dự án,” cô nói. “Điều này có thể là một phần của việc tinh chỉnh phạm vi dự án bởi khách hàng, các bên liên quan chính và nhóm dự án.”

Một cân nhắc khác về chất lượng là việc hiểu cách chất lượng được định nghĩa. “Khái niệm chất lượng ngày càng trở nên đa chiều và thường xuyên bao gồm cả CÁCH chúng ta đạt được kết quả dự án,” Gabriele giải thích. “Có nhiều sự nhấn mạnh hơn vào hiệu quả nhóm và một nhóm bao trùm, cũng như chú ý đến dấu chân môi trường của chúng ta.”

Nhưng việc hành động theo nguyên tắc chất lượng trông như thế nào?

Dưới đây là một số điều bạn có thể tìm hiểu hoặc áp dụng trong môi trường của mình:

• Các cách tiếp cận mạnh mẽ về cách quản lý chất lượng sẽ được thực hiện và theo dõi xuyên suốt.
• Trao đổi với các bên liên quan và nhóm về chất lượng công việc là gì và cách đo lường nó.
• Đảm bảo các thành viên trong nhóm có đủ công cụ và nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc tốt và tránh cắt giảm chất lượng.

Chất lượng nên được “nướng chín” vào dự án ngay từ đầu bằng cách đảm bảo các cách làm việc khuyến khích kết quả chất lượng. Tuy nhiên, thường có nhiều sự nhấn mạnh vào chất lượng ngay khi bạn bắt đầu tạo ra các kết quả, vì thường đối với các bên liên quan, ‘chất lượng’ đồng nghĩa với việc họ hài lòng với những gì bạn đang làm cho họ. Hãy đảm bảo rằng bạn lên kế hoạch thời gian để thực hiện các hoạt động chất lượng và không cố gắng giao hàng sớm hơn bằng cách cắt giảm chất lượng.

Nguyên tắc IX.Complexity (Sự phức tạp)

Sự phức tạp: Giải quyết sự phức tạp bằng kiến thức, kinh nghiệm và học hỏi

“Sự phức tạp là trạng thái hoặc chất lượng của việc phức tạp hoặc rắc rối,” Mohit Jain, PgMP, PMP, CSM chia sẻ. “Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến sự phức tạp của dự án.”

Mohit cho biết các yếu tố sau đây ảnh hưởng đến sự phức tạp, vì vậy đây là những lĩnh vực quan trọng cần hiểu cho dự án của bạn:

• Sự không chắc chắn về phạm vi dự án
• Công nghệ mới
• Sự tham gia của nhiều bên liên quan
• Sự tham gia của nhiều đối tác
• Sự phụ thuộc lẫn nhau giữa nhiều hệ thống
• Lãnh thổ hoặc thị trường mới

“Hiểu được sự phức tạp giúp tạo ra một đề xuất hoặc hợp đồng toàn diện với sự cân nhắc đầy đủ về các rủi ro có thể xảy ra và cách giảm thiểu chúng, cũng như quyết định về loại hợp đồng,” Mohit, một tình nguyện viên của PMI, nói. “Khi bạn giải quyết sự phức tạp, bạn có thể quyết định phương pháp quản lý dự án phù hợp và đưa ra quyết định chọn waterfall, agile hoặc hybrid.”

Kết hợp kiến thức về dự án, kinh nghiệm của nhóm và bất kỳ học hỏi nào khác sẽ giúp bạn giảm thiểu tác động của các vấn đề phức tạp. “Nó giúp quyết định khung quản trị phù hợp,” Mohit nói, “và xác định các nhà cung cấp dịch vụ phù hợp.”

Dưới đây là một số ví dụ tình huống về nguyên tắc phức tạp trong quản lý dự án trong thực tế:

• Đảm bảo những người có chuyên môn tốt được mời tham gia.
• Tạo ra một văn hóa học hỏi liên tục.
• Tìm kiếm và mong đợi sự phức tạp, sau đó lập kế hoạch để giải quyết nó một cách trực tiếp khi bạn gặp một vấn đề phức tạp.
• Chia nhỏ một dự án lớn cảm thấy quá tải thành các dự án nhỏ hơn có thể quản lý được.
• Ưu tiên các cuộc họp nhóm thường xuyên và sử dụng phần mềm cộng tác để đảm bảo giao tiếp trơn tru.

Không phải tất cả các dự án đều phức tạp, nhưng hầu hết các tổ chức đều phức tạp, vì vậy rất có thể bạn sẽ làm việc trong một môi trường phức tạp tại một số thời điểm trong sự nghiệp của mình. Hiểu nguyên tắc phức tạp sẽ giúp bạn áp dụng nó trong thực tế. Hãy lùi lại một bước và xem xét tình huống tổng thể, tìm kiếm những điều có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về dự án.

Nguyên tắc X. Risk (Rủi ro)

Rủi ro: Tối ưu hóa các phản ứng rủi ro

Mẹo:

Các câu hỏi liên quan đến rủi ro thường xuất hiện trong các bài kiểm tra, vì vậy hãy đảm bảo sự chuẩn bị của bạn bao gồm đầy đủ chủ đề này.

Theo Tiến sĩ David Hillson, rủi ro là ‘sự không chắc chắn có ý nghĩa.’ Thường có rất nhiều sự không chắc chắn trong một dự án, vì vậy điều quan trọng đối với các nhà quản lý dự án là nhận thức và quản lý chủ động rủi ro dự án để mang lại một chút chắc chắn hơn cho công việc.

“Các nhà quản lý dự án thường quản lý nhiều dự án với nhiều bên liên quan đa dạng,” Harry Hall, người sáng lập ProjectRiskCoach.com, nói. Quản lý rủi ro dự án giúp các nhà quản lý và nhóm của họ đối phó với các yêu cầu cạnh tranh và tập trung vào những điều quan trọng nhất.

Tối ưu hóa các phản ứng rủi ro cũng có thể chuẩn bị cho bạn trước kịch bản tồi tệ nhất. Khi bạn nhận thức rõ về các rủi ro phía trước, bạn có thể thực hiện các bước ngay bây giờ để giảm khả năng gặp phải các mối đe dọa trong tương lai. Phân tích rủi ro về cơ bản giúp ích trong giai đoạn lập kế hoạch.

Bạn bắt đầu từ đâu với việc tối ưu hóa các phản ứng rủi ro? Harry có gợi ý sau:

“Một phương pháp thiết lập ưu tiên mạnh mẽ cho phân tích rủi ro là Đánh giá Xác suất/Tác động,” ông nói.

Dưới đây là cách sử dụng nó:

1. Đánh giá xác suất của các rủi ro đã xác định bằng cách sử dụng thang điểm từ 1 đến 5, 5 là cao nhất.
2. Đánh giá tác động của các rủi ro đã xác định bằng cách sử dụng cùng thang điểm.
3. Tính điểm rủi ro bằng cách nhân xác suất với tác động (ví dụ: 4 x 3 = 12).
4. Sắp xếp các rủi ro theo thứ tự giảm dần bằng cách sử dụng điểm rủi ro làm tiêu chí chính.
5. Sử dụng ngưỡng rủi ro của bạn để xác định rủi ro nào cần phản ứng. Ví dụ, tất cả các rủi ro có điểm rủi ro từ 20 trở lên là các rủi ro khẩn cấp cần có chủ sở hữu rủi ro và kế hoạch phản ứng.

“Khi phát triển thói quen tập trung vào các rủi ro quan trọng nhất, bạn sẽ bắt đầu hoàn thành nhiều việc hơn bất kỳ hai hoặc ba nhà quản lý dự án xung quanh bạn,” Harry nói thêm.

Bạn có thể cảm thấy thoải mái với nguyên tắc rủi ro vì đó là một chủ đề phổ biến trong quản lý dự án trong nhiều năm. Đây là cách nó trông trong thực tế:

• Thực hiện phân tích rủi ro bằng cách sử dụng quy trình của Harry ở trên và đưa ra quyết định dựa trên hồ sơ rủi ro tổng thể của dự án.
• Giúp nhóm và ban lãnh đạo hiểu rủi ro là gì và những tình huống rủi ro nào có thể xảy ra trong dự án cụ thể này.
• Đưa ra các lựa chọn thông minh về phản ứng rủi ro để đạt được kết quả tốt nhất cho cả rủi ro tích cực và tiêu cực.

Tối ưu hóa các phản ứng rủi ro là cốt lõi của nguyên tắc này. Hãy đảm bảo rằng bạn hiểu các tùy chọn phản ứng rủi ro có sẵn và có quy trình để chọn cách tốt nhất để tiến lên.

Nguyên tắc XI: Adaptability and resilience (Linh hoạt và phục hồi sau thách thức)

1. Khả năng thích ứng và kiên cường: Hãy linh hoạt và kiên cường Các sự kiện đại dịch năm 2020 đã khiến nhiều tổ chức đặt khả năng thích ứng và kiên cường lên hàng đầu. Đối với các nhóm dự án, khả năng chuyển hướng, giao hàng nhanh hơn và phục hồi sau thất bại là rất quan trọng để đảm bảo các dự án được hoàn thành theo sự hài lòng của khách hàng.

“Thực hành Quản lý Dự án và Chương trình (PPM) đang không ngừng phát triển,” Emma-Ruth Arnaz-Pemberton, tình nguyện viên PMI và chuyên gia PMO tại Vương quốc Anh, chia sẻ. “Cho dù bạn đang ở trong chức năng giao hàng hay hỗ trợ, bạn nên sẵn sàng thay đổi cùng với tổ chức để tiếp tục tạo ra giá trị và thực hiện sự thay đổi có lợi thành công.”

Một phần lớn của việc thích ứng với mọi hoàn cảnh đến từ sự kiên cường: kiên cường của cá nhân, nhóm và tổ chức.

Nếu bạn nghĩ rằng bạn cần cải thiện khả năng phản ứng với thay đổi của nhóm, bạn nên bắt đầu từ đâu? Emma-Ruth có một số gợi ý. “Phát triển và nuôi dưỡng sự kiên cường và tư duy thích ứng cần sự đóng góp từ mọi người trong nhóm,” cô nói. “Các giá trị và văn hóa được phát triển trong sự cô lập sẽ không bền vững, vì vậy hãy đảm bảo rằng loại công việc này được thực hiện nghiêm túc, phát triển trong một môi trường an toàn và theo cách cộng tác. Một khi nó được phát triển, hãy nuôi dưỡng văn hóa đổi mới thông qua các sự kiện nơi các thành viên trong cộng đồng có thể tham gia và chia sẻ, cũng như cam kết với kế hoạch!”

Nguyên tắc này là về khả năng linh hoạt với tình huống và phục hồi khi mọi thứ trở nên khó khăn. Đây là những kỹ năng tuyệt vời để có, nhưng chúng thực sự trông như thế nào?

Dưới đây là một số ví dụ về cách bạn có thể sử dụng các kỹ năng này trong thực tế:

• Tạo một kế hoạch học tập cho nhóm để họ có các kỹ năng kỹ thuật cần thiết để thực hiện dự án này và dự án tiếp theo.
• Lắng nghe các bên liên quan và sẵn sàng thay đổi cách tiếp cận hoặc kết quả nếu đó là giải pháp tốt nhất cho khách hàng hoặc tổ chức.
• Lãnh đạo bằng ví dụ và thể hiện các hành vi kiên cường như nghỉ trưa và kết thúc công việc đúng giờ.
• Nhắc lại giá trị của dự án để luôn nhắc nhở nhóm về giá trị bạn đang cố gắng xây dựng.

Xây dựng sự kiên cường là một điều khá cá nhân, vì vậy lời khuyên tốt nhất là hãy xem xét mức độ kiên cường cá nhân của bạn hiện tại và sau đó động não một số bước thực hiện để giúp bạn củng cố sự kiên cường của mình.

Khả năng thích ứng cũng tương tự: cách dễ nhất để áp dụng điều này trong thực tế là cởi mở với sự thay đổi. Mặc dù thay đổi là khó khăn, nhưng nó thường mang lại lợi ích tốt nhất cho dự án. Nếu bạn có thể thích ứng với các nhu cầu kinh doanh thay đổi, bạn có thể cải thiện cơ hội thành công.

“Sự kiên cường có thể được dạy và nên được coi là một kỹ năng quan trọng cho thực hành PPM trong tương lai,” Emma-Ruth nói.

Nguyên tắc XII: Change management (Quản lý thay đổi)

Quản lý thay đổi: Kích hoạt thay đổi để đạt được trạng thái tương lai mong muốn

“Quản lý thay đổi là về việc thiết lập cho mọi người thành công,” Bushra Nur, CAPM, chia sẻ, “đặc biệt là những người sẽ bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi.”

Bushra cho biết quản lý dự án là về việc thực hiện thay đổi, cho dù đó là thay đổi dịch vụ, sản phẩm, công nghệ hay quy trình. Con người là trung tâm của những điều này, và đó là lý do tại sao nguyên tắc này quan trọng đối với thực hành quản lý dự án.

“Để đảm bảo rằng sự thay đổi có thể được hấp thụ và gắn kết lâu dài sau khi dự án hoàn thành giao hàng, quản lý thay đổi nên được tích hợp ngay từ đầu dự án,” Bushra nói. “Một mẹo để tích hợp quản lý thay đổi vào các hoạt động lập kế hoạch dự án của bạn là có các phản hồi được xác định rõ ràng cho các câu hỏi phổ biến ngay từ đầu dự án.”

Bushra khuyến nghị trả lời các câu hỏi sau ở giai đoạn trước khi lập kế hoạch kinh doanh và sau đó tích hợp chúng vào kế hoạch kinh doanh:

• Sự thay đổi là gì?
• Tại sao sự thay đổi là cần thiết?
• Nó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến những người bị ảnh hưởng?
• Hậu quả sẽ là gì nếu sự thay đổi không diễn ra?

Cũng quan trọng là xem xét cách mọi người sẽ được hỗ trợ trong và sau quá trình thay đổi. Bushra khuyến nghị các phương pháp như giao tiếp, đào tạo, hướng dẫn người dùng và các đại sứ thay đổi để đảm bảo rằng các thay đổi của bạn “bám rễ”.

Hãy xem xét một số ví dụ tình huống nơi quản lý thay đổi là một nguyên tắc quan trọng cần sử dụng trong dự án của bạn. Ví dụ:

• Trong thời gian thay đổi hoặc chuyển đổi tổ chức, bao gồm sáp nhập và mua lại hoặc đóng cửa văn phòng.
• Giúp các nhóm hiểu các quy trình và phần mềm mới để cải thiện việc áp dụng và sử dụng các cách làm việc mới.
• Khi tổ chức của bạn thay đổi điều gì đó ảnh hưởng đến bên ngoài, chẳng hạn như các dự án xây dựng gần khu dân cư.
• Giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng bày tỏ lo ngại về sự thay đổi để đảm bảo rằng bạn luôn đồng hành và ủng hộ họ trong quá trình chuyển đổi.

Nguyên tắc quản lý thay đổi là điều bạn sẽ thấy hữu ích nhiều lần. Vì các dự án thực hiện thay đổi, bạn có lẽ đang thay đổi điều gì đó – dù nhỏ – trong các dự án của mình. Hãy ghi nhớ nguyên tắc cơ bản này của quản lý dự án, và bạn sẽ thấy dễ dàng hơn trong việc khuyến khích người khác sử dụng bất cứ điều gì nhóm của bạn đã thực hiện.