fbpx

5 cách để thu thập phản hồi của stakeholders trong môi trường làm việc trực tuyến

5 cách để thu thập phản hồi của stakeholders trong môi trường làm việc trực tuyến
30 Tháng Sáu, 2022 Blog Kiến thức Agile

Làm việc từ xa là một trong những xu hướng làm việc trong những năm gần đây. Tuy nhiên, việc tương tác mọi người có thể là một thách thức lớn. Nếu bạn đang sử dụng Scrum từ xa và cần phản hồi của các bên liên quan để đặt vào Product Backlog, thì đây là một vài ý tưởng về cách thu thập nó:

  1. Trò chơi giá trị kinh doanh
  2. Mua một tính năng
  3. Tầm nhìn 20/20
  4. Ba phiếu bầu
  5. Tình cảm

    1. Trò chơi giá trị kinh doanh

Trong hoạt động này, nhóm thống nhất một hệ thống xếp hạng để sử dụng khi chơi trò chơi. Tùy chọn dễ nhất là sử dụng thang đo trên các số từ 1 đến 5. Tiếp theo, thảo luận về một tính năng và thống nhất về giá trị của tính năng đó bằng cách sử dụng thang đo mà nhóm đã chọn. Ví dụ: nếu nhóm sử dụng thang điểm 1-5, mỗi tính năng cụ thể sẽ được ước tính với một giá tri tương ứng.  

Khi bạn đã thiết lập được quy mô tương đối, hãy xem qua danh sách các tính năng / hạng mục công việc có sẵn và yêu cầu người tham gia ước tính giá trị của từng tính năng / hạng mục đó bằng cách sử dụng hệ thống xếp hạng. Để việc xếp hạng bị ảnh hưởng bởi những người xung quanh, hãy yêu cầu những người tham gia đồng thời giơ “phiếu bầu” của họ cùng lúc trong cuộc gọi điện video hoặc thông qua tính năng trò chuyện được chia sẻ của nền tảng.

Cách thực hiện

Có một số tùy chọn để tiến hành hoạt động này trong một thiết lập từ xa. Cách dễ nhất là yêu cầu người tham gia cung cấp phản hồi của họ thông qua công cụ trò chuyện (chat). Ngoài ra, bạn có thể tạo bảng trắng được chia sẻ trong Zoom, Webex hoặc Microsoft Teams, yêu cầu người tham gia đặt phiếu bầu của họ bằng cách vẽ biểu tượng phiếu bầu bên cạnh mỗi tính năng/đặc điểm của sản phẩm.  

  1. Mua một tính năng

Đối với hoạt động này, Product Owner chuẩn bị sẵn danh sách các tính năng để người tham gia lựa chọn phản hồi. Danh sách này có thể bao gồm các tính năng tiềm năng, nâng cấp, nợ kỹ thuật hoặc các loại công việc khác có thể đóng góp vào sản phẩm. Tiếp theo, họ gán giá trị tiền tệ cho từng mặt hàng dựa trên ước tính chi phí mà người tham gia phải bỏ ra để có được (nhưng không nhất thiết chính xác). Ngoài ra, Product Owner có thể quyết định làm cho tất cả các chi phí đó bằng nhau. Hãy nhớ rằng, mục tiêu của trò chơi là lấy thông tin về việc đặt hàng trong Backlog chứ không phải tranh cãi về giá của mỗi tính năng.    

Tiếp theo, mỗi người tham gia sẽ nhận được một số tiền nhất định để “mua” các tính năng đó. Và những người tham gia nên được cấp đủ tiền để mua một nửa đến 2/3 trong số các tính năng này vì điều này khiến họ phải suy nghĩ kĩ về việc mua hàng. Những người tham gia tiến hành “mua” các tính năng mà họ quan tâm nhất. 

Cách thực hiện

Như với hoạt động trước, có một số tùy chọn để tiến hành hoạt động này trong một cài đặt từ xa. Cách dễ nhất là yêu cầu người tham gia cung cấp phản hồi của họ thông qua công cụ trò chuyện. Ngoài ra, bạn có thể tạo bảng trắng dùng chung trong Zoom, Webex hoặc Microsoft Teams, yêu cầu người tham gia đặt số tiền mua của họ bên cạnh mỗi tính năng của sản phẩm. Một tùy chọn khác sẽ là tạo một bảng tính được chia sẻ liệt kê các tính năng trên các hàng và tạo một cột để mỗi người tham gia phân bổ ngân sách của họ cho các tính năng có sẵn. 

  1. Tầm nhìn 20/20

Trò chơi Tầm nhìn 20/20 tốn nhiều thời gian hơn những trò chơi ở trên, nhưng nó lại cung cấp phản hồi chi tiết nhất.

Bắt đầu bằng cách viết mỗi tính năng trên những tấm thẻ lớn. Tiếp theo, xáo trộn đống và đặt chúng úp xuống. Lấy cái đầu tiên từ trên xuống và đặt nó lên tường. Sau đó, lấy lá bài tiếp theo từ bộ bài và hỏi người tham gia xem lá bài tiếp theo quan trọng hơn hay ít hơn lá bài trên tường. Nếu nó quan trọng hơn, hãy đặt thẻ phía trên thẻ trước. Nếu nó ít quan trọng hơn, hãy đặt nó thấp hơn. Lặp lại quy trình này với tất cả các thẻ tính năng và bạn sẽ đạt được tầm nhìn 20/20 cho những gì các bên liên quan của bạn thực sự muốn!

Cách thực hiện

Bạn có thể thực hiện hoạt động này bằng cách sử dụng một công cụ bảng trắng được chia sẻ như Mural, cho phép dễ dàng tạo các ghi chú dính mà bạn có thể di chuyển lên xuống dựa trên phản hồi của các bên liên quan. Các tùy chọn khác bao gồm sử dụng tính năng bảng trắng được chia sẻ trong Zoom, WebEx hoặc Microsoft Teams.  

  1. Ba phiếu bầu

Mỗi người tham gia nhận được ba phiếu bầu trong hoạt động này và phân bổ chúng trong danh sách các tính năng hoặc hạng mục công việc tiềm năng. Người tham gia có thể sử dụng cả ba phiếu cho một hạng mục công việc hoặc rải ra giữa nhiều hạng mục công việc. Tiếp theo, sắp xếp các mục theo tổng số phiếu bầu.  

Cách thực hiện

Bạn có thể thực hiện hoạt động này bằng cách sử dụng tính năng bảng trắng có sẵn được chia trong các nền tảng hội nghị như Mural, Zoom, Webex hoặc Microsoft Teams. Mural cung cấp một công cụ biểu quyết được nhúng mà điều hành viên có thể sử dụng để kêu gọi biểu quyết. Ngoài ra, người dùng có thể chỉ ra sở thích của họ bằng cách kẻ một dòng kẻ bên cạnh mục đã chọn để đại diện cho mỗi phiếu bầu.

  1. Tình cảm

Hoạt động này yêu cầu người tham gia chọn một icon có khuôn mặt vui, buồn hoặc trung tính mô tả giá trị mà họ tin rằng mỗi tính năng hoặc hạng mục công việc được đề xuất sẽ có giá trị như thế nào đối với tổ chức.  

Cách thực hiện

Bạn có thể sử dụng bảng trắng được chia sẻ, chẳng hạn như bảng có sẵn trong các công cụ của bên thứ ba như Mural hoặc nền tảng hội nghị như Zoom, Webex hoặc Microsoft Teams. 

Kết luận

Việc thu thập ý kiến ​​đóng góp từ các bên liên quan khi làm việc trực tuyến có thể là một thách thức, nhưng tầm quan trọng của việc này khiến nó đáng được thực hiện. Mặc dù Product Owner vẫn chịu trách nhiệm về việc đặt Product Backlog, nhưng khi nhận được phản hồi từ các bên liên quan có thể cung cấp thông tin đầy đủ nhất về các tính năng mà khách hàng của chúng ta đánh giá cao.

Link bài gốc: https://www.scrum.org/resources/blog/5-ways-gather-stakeholder-feedback-remote-environment